L'essentiel à retenir

  • La régularisation des charges est obligatoire lorsque le locataire paie des provisions sur charges. Elle doit, en principe, être effectuée chaque année.
  • Le bailleur ne peut réclamer que les charges récupérables, définies par la réglementation. Les gros travaux, les honoraires du syndic ou l'assurance du propriétaire restent à sa charge.
  • Vous avez le droit de consulter les justificatifs (factures, contrats, relevés…) pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte.
  • Le bailleur peut réclamer des charges impayées pendant 3 ans, même si vous avez quitté le logement.
  • En cas de doute, demandez les justificatifs et vérifiez le détail des dépenses avant de payer un rappel de charges.
  • En cas de désaccord, privilégiez d'abord un échange avec le bailleur, puis, si nécessaire, saisissez la commission départementale de conciliation ou le tribunal.

Comment sont déterminées les charges locatives ?

Dans la majorité des baux d’habitation, le loyer comprend une part de « loyer nu » et une part de « provision pour charges ». « Le loyer avec charges comprises est interdit. Si une petite annonce doit mentionner obligatoirement le montant du loyer charges comprises, elle doit également préciser le montant des charges mensuelles. Celles-ci sont estimées à l’avance selon l’exercice comptable voté en assemblée générale des copropriétaires ou d’après les comptes de l’année précédente », explique David Rodrigues, du service juridique à la CLCV.

Une régularisation de charges une fois par an

Une fois par an, le bailleur fait le point sur les dépenses réelles et compare ce total avec les provisions déjà versées par le locataire.

Les charges réelles peuvent être supérieures ou inférieures à cette estimation.

  • Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le propriétaire réclame un complément, le rappel de charges.

  • Si elles sont supérieures, le locataire a le droit à un remboursement ou une imputation sur les loyers à venir. L’obligation de remboursement est dans les deux sens.

Si le bail prévoit plutôt un forfait de charges (un montant fixe payé chaque mois en complément du loyer et qui n’est possible que pour un meublé ou une colocation), il n’y a ni remboursement, ni régularisation. Le forfait peut uniquement être révisé chaque année selon les mêmes modalités que le loyer, en fonction de la variation de l’indice de référence des loyers (IRL).

A lire : Articulation entre les charges locatives et les charges de copropriété 

Une différence entre les charges récupérables et non récupérables

La loi encadre précisément ce que le propriétaire peut réclamer.

Il existe deux formes de charges :

  • les charges récupérables* que le bailleur peut refacturer au locataire. C’est le cas des charges pour l’entretien courant de l’ascenseur, de la consommation d’eau froide/d’eau chaude, de l’entretien courant de la chaudière collective et du chauffage collectif, du nettoyage et de la petite maintenance des parties communes, de l’entretien des espaces extérieurs, de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères…

  • les charges non récupérables qui restent à la charge du propriétaire, sans possibilité de remboursement. Dans cette catégorie, on trouve les charges liées aux gros travaux comme le remplacement de la cabine d’ascenseur, le ravalement de façade, la réfection de la toiture… ainsi que les honoraires du syndic et de gestion et l’assurance du propriétaire.

Pour vous aider, vous pouvez consulter : Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables)

L’encadrement de la régularisation de charges

« Le bailleur doit fournir, chaque année, un mois avant la régularisation des charges, un relevé détaillé indiquant la nature et le montant des dépenses engagées. Si le locataire en exprime le besoin, celui-ci a également la possibilité de consulter les pièces justificatives (facture, relevés, contrats…) pendant 6 mois après la réception du décompte. La régularisation est annuelle, mais la prescription est triennale. Si certains propriétaires ne pratiquent la régularisation des charges que tous les 2 ou 3 ans, ils ne peuvent en revanche réclamer des arriérés que dans la limite de 3 ans après la date où les sommes sont dues. Au-delà, le locataire n’est plus tenu de les payer », indique David Rodrigues.

Méfiez-vous : votre propriétaire peut vous réclamer les charges pendant 3 ans même si vous avez quitté le logement.

Des charges locatives abusives ou injustifiées

Il arrive que des bailleurs « abusent » sur les charges. En tant que locataire, certains signaux d’alerte doivent être pris en compte :

  • un rappel de charges hors norme avec une hausse inhabituelle sans justification (crise énergétique, par exemple) alors que les années précédentes étaient stables.

  • une hausse brutale d’un poste comme l’eau ou le chauffage sans explication détaillée.

  • les lignes « floues » sur le décompte sans aucun détail : divers, frais de gestion… Certains bailleurs tentent de facturer les frais de gestion locative qui incombent au propriétaire. Idem quand certains d’entre eux facturent à tort des travaux de rénovation (réfection de façade, remplacement de chaudière collective…). Des dépenses qui ne font pas partie des charges récupérables.

  • une facturation de prestations non réalisées comme le jardinage, le nettoyage des parties communes non réalisé, ou un gardiennage inexistant...

  • une absence de décompte détaillé ou un refus de fournir les justificatifs.

Comment contester ?

Le premier réflexe pour contester : demander les justificatifs.

La loi ne prévoit qu’un droit de communication. Le bailleur peut donc vous imposer de venir consulter les factures sur place. Après avoir pris connaissance des documents, il est nécessaire de classer les dépenses en charges récupérables/non récupérables, puis de vérifier la clé de répartition (tantièmes, surface, consommations relevées…), et d’isoler ce qui peut sembler litigieux.

Suite à cette analyse, vous aurez à envoyer un courrier ou un e-mail en listant les postes contestés tout en proposant une correction chiffrée (montant estimé).

Sans accord entre le locataire et le bailleur, il est possible de saisir la commission départementale de conciliation compétente pour le logement ou, si nécessaire, d’engager une procédure judiciaire.

À quoi faut-il faire attention au moment de la signature du bail ?

Il est essentiel de demander au bailleur le détail précis et exhaustif des charges incluses afin de savoir exactement ce qu’elles couvrent.

« En effet, certains propriétaires affichent un loyer hors charges relativement élevé tout en sous-évaluant le montant des charges afin de rendre leur annonce plus attractive. Une fois le bail signé, ils procèdent à d’importantes régularisations de charges, qui viennent alourdir le coût réel de la location », indique David Rodrigues.

Faites donc preuve de vigilance. Des charges peu élevées peuvent être tout à fait justifiées lorsque l’immeuble ne dispose pas d’ascenseur ou lorsque l’eau et le chauffage ne sont pas compris. En revanche, si elles incluent de nombreux services et équipements, un montant anormalement faible doit vous inciter à réclamer des explications et à vérifier les justificatifs correspondants.

Crédit photo : © Olivier Le Moal - stock.adobe.com