N°1 du 19 mars 2008 relative aux convocations des assemblées générales

La Commission,

Vu la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis modifiée;

Vu le décret no 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi no 65-557 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis modifié notamment par le décret du 1er mars 2007;

1 - Sur l'auteur de la convocation

Vu l'article 7 alinéa 2 du décret précité qui dispose notamment que l'assemblée générale est convoquée par le syndic;

Vu l'article 8 du décret précité disposant:

«La convocation de l'assemblée est de droit lorsqu'elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, s'il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoit un nombre inférieur de voix. La demande, qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l'inscription à l'ordre du jour est demandée.

Dans les cas prévus au précédent alinéa, l'assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure du syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.

Dans les mêmes cas, s'il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée, tout copropriétaire peut alors provoquer ladite convocation dans les conditions prévues à l'article 50 du présent décret.

Lorsque l'assemblée est convoquée en application du présent article, la convocation est notifiée au syndic».

Vu l'article 47 du décret précité qui prévoit la désignation d'un administrateur provisoire de la copropriété lorsque le syndical est dépourvu de syndic, chargé notamment de convoquer l'assemblée générale en vue de la désignation d'un syndic lorsque le syndical est dépourvu de syndic et que l'assemblée générale n'a pas préalablement délibérée sur sa désignation;

Vu l'article 50 du décret précité qui prévoit, dans l'hypothèse prévue à l'article 8 alinéa 3 la possibilité pour le président du tribunal de grande instance, à la requête d'un copropriétaire d'habiliter un copropriétaire ou un mandataire de justice à l'effet de convoquer l'assemblée générale;

Constate

-  que certaines assemblées générales sont convoquées aussi bien par des syndics dont le mandat est expiré, que par des présidents de conseils syndicaux en dehors des cas autorisés alors que la fonction de syndic est vacante, ou encore par des copropriétaires;

Rappelle

-  que les fonctions de syndic cessant de plein droit à l'expiration de la durée de son mandat, il n'a plus alors le pouvoir de convoquer l'assemblée générale.

-  que l'assemblée générale encourt l'annulation, lorsqu'elle est convoquée, par un syndic dont le mandat est expiré, par un syndic démissionnaire ou révoqué ou simplement pressenti ou encore lorsque l'assemblée générale s'est réunie spontanément;

Recommande

•  au syndic, de façon pressante de convoquer l'assemblée générale de telle manière que la nouvelle désignation intervienne en temps utile et de veiller à ce que son mandat soit encore valide au moment où il convoque l'assemblée générale.

•  aux conseils syndicaux et à leur président, ainsi qu'aux copropriétaires, de s'abstenir de convoquer l'assemblée générale lorsque le syndicat est dépourvu de syndic, quelle qu'en soit la raison comme l'expiration du mandat, la démission ou la révocation sans désignation d'un nouveau syndic, et de s'adresser au président du tribunal de grande instance aux fins de désignation d'un administrateur provisoire.

•  aux copropriétaires de désigner en assemblée générale compétente un représentant de chaque personne morale (syndicat principal, syndical secondaire);

2 - Sur les personnes à convoquer

Considérant que l'article 23 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 précitée dispose qu'en cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, les intéressés doivent, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, être représentés par un mandataire commun qui sera, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic;

Considérant le dernier alinéa de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 précise que lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément d'équipement commun, il peut être prévu par ce règlement que ces copropriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent ces dépenses. Chacun d'eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa participation auxdites dépenses;

Que l'article 12 du décret du 17 mars 1967 précité précise notamment que pour l'application de l'article 23 de la loi du 10 juillet 1965, chacun des associés d'une société d'attribution reçoit notification des convocations ainsi que des documents visés à l'article 11 du décret précité et qu'il participe aux assemblées générales du syndicat dans les mêmes conditions que les propriétaires;

Que l'article 6 du décret du 17 mars 1967 précise en outre les obligations du notaire ou des parties lors des mutations de lots;

Que l'article 65 du décret du 17 mars 1967 prévoit l'obligation pour chaque copropriétaire ou titulaire d'un droit d'usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot de notifier au syndic son domicile réel ou élu ainsi que, s'il le souhaite, son numéro de télécopie;

Constate des difficultés dans la détermination des personnes à convoquer notamment lorsque:

•  un ou plusieurs lots appartiennent à des copropriétaires indivis ou sont l'objet d'un démembrement du droit de propriété notamment entre un usufruitier et un nu-propriétaire;

•  des mutations de lots sont en cours de réalisation;

•  Les questions portées à l'ordre du jour n'intéressent que certains copropriétaires.

Rappelle

•  qu'un mandataire commun doit être désigné lorsque le lot de copropriété fait l'objet d'une propriété indivise ou d'un démembrement.

•  que la mutation d'un lot n'est opposable au syndical qu'à partir du jour où le syndic a reçu du notaire ou des parties la notification du transfert de propriété.

•  que tous les copropriétaires et associés des sociétés d'attribution et locataires accédants doivent être convoqués aux assemblées générales même si une clause expresse du règlement de copropriété prévoit que ne prennent part au vote que ceux concernés par la décision.

•  qu'il appartient à ces personnes de faire en sorte que le syndic ait connaissance de l'adresse où elles doivent être convoquées, et, si elles le souhaitent, leur numéro de télécopie.

Recommande

•  Au syndic

-  d'inviter les copropriétaires concernés à la désignation d'un mandataire commun en cas d'indivision ou de démembrement du droit de propriété.

-  à défaut de saisir par requête le président du tribunal de grande instance aux fins de désignation d'un mandataire commun qui est alors le destinataire unique de la convocation.

-  d'adresser la convocation à l'un et/où l'autre des époux si le lot est un bien commun et uniquement au conjoint propriétaire s'il s'agit d'un bien propre.

-  d'adresser la convocation au vendeur tant qu'il n'a pas reçu du notaire ou des parties la notification du transfert de propriété.

-  de convoquer tous les membres de l'assemblée, y compris ceux qui ne participent pas au vote en vertu des clauses du règlement de copropriété.

•  Au notaire d'appeler l'attention des intéressés:

-  sur l'obligation qu'ils ont de désigner le mandataire commun prévu par loi dès lors que les actes qu'il reçoit sont constitutifs d'une indivision, ou d'un démembrement du droit de propriété;

-  sur la nécessité e déclarer au syndic leur domicile réel ou élu dans la mesure où il diffère de celui mentionné dans l'acte.

3 - Sur les modalités des convocations

Considérant que l'article 64 dispose notamment que toutes les notifications et mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965 et par le décret du 17 mars 1967, à l'exception de la mise en demeure visée à l'article 19 de ladite loi, sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par télécopie avec récépissé.

Que toutefois, la notification des convocations prévues au présent décret ainsi que celle de l'avis mentionné à l'article 59 ci-dessus peuvent valablement résulter d'une remise contre récépissé ou émargement;

Constate

-  que les convocations sont fréquemment remises contre récépissé ou émargement, ce qui peut entraîner des contestations sur la date de la remise et sur la qualité du signataire.

Rappelle

-  que les convocations peuvent être adressées soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit remises contre récépissé ou émargement, soit adressées, par télécopie aux copropriétaires en ayant manifesté le souhait, au dernier numéro notifié au syndic, mais dans tous les cas, en respectant le délai d'au moins 21 jours, sauf cas d'urgence prévu à l'article 37;

Recommande

•  Au syndic

-  de veiller, en cas d'utilisation de convocations contre remise ou émargement à ce que les signatures soient recueillies dans les délais réglementaires et, le cas échéant, de prévoir, pour pallier toutes difficultés, un délai suffisant pour permettre une convocation par lettre recommandée avec accusé de réception des convocations qui n'ont pu être remises contre émargement.

4 - Sur le lieu de convocation de l'assemblée générale

Considérant que l'article 9 du décret du 17 mars 1967 dispose notamment:

«La convocation contient l'indication des lieu, date et heure de la réunion, (...). A défaut de stipulation du règlement de copropriété ou de décision de l'assemblée générale, la personne qui convoque l'assemblée fixe le lieu et l'heure de la réunion. (...)

Sauf urgence, cette convocation est notifiée au moins 21 jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de copropriété n'ait prévu un délai plus long.

Sous réserve des dispositions du règlement de copropriété, l'assemblée générale est réunie dans la commune de situation de l'immeuble.»

Constate

-  que des assemblées sont parfois convoquées dans un lieu où réside la majorité des copropriétaires et non dans celui de la situation de l'immeuble (résidences de vacances), ou dans une commune limitrophe de celle de la situation de l'immeuble ou encore dans les locaux du syndic situé sur une autre commune que celle du lieu de la situation de l'immeuble.

Rappelle

-  que cette façon de procéder n'est légale que dans la mesure où elle est prévue par le règlement de copropriété;

-  qu'en cas de changement dans les lieux, date et heure de la réunion, une nouvelle convocation doit être adressée dans les formes et délais prescrits;

Recommande

•  Au syndic

-  de ne convoquer l'assemblée générale dans une commune autre que celle du lieu de situation de l'immeuble que si le règlement de copropriété le prévoit formellement.

5 - Sur le périodicité des assemblées générales

Considérant que l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose:

«En cas d'empêchement du syndic pour quelque cause que ce soi ou en cas de carence de sa part à exercer les droits et actions du syndicat et à défaut de stipulation du règlement de copropriété, un administrateur provisoire peut être désigné par décision de justice.»

Considérant que l'article 7 du décret du 17 mars 1967 dispose en son premier alinéa que, dans tout syndicat, il est tenu au moins chaque année une assemblée générale des copropriétaires.

Considérant en outre, que l'article 66 du décret du 20 juillet 1972 susvisé prévoit que le titulaire de la carte professionnelle portant la mention «Gestion immobilière» doit rendre compte de sa gestion au moins tous les ans.

Constate que l'obligation prévue à l'article précité n'est pas toujours respectée.

Rappelle qu'il doit être tenu au moins une fois chaque année une assemblée générale des copropriétaires.

Recommande au syndic de veiller au respect de cette disposition, la sanction pouvant être la nomination d'un administrateur provisoire à la requête de tout intéressé pour exercer les droits du syndicat.

La présente recommandation annule et remplace la précédente recommandation no 1 en date du 7 mars 2006.

N°2 du 7 mars 2006 relative à l'établissement et à la rédaction de l'ordre du jour de l'assemblée générale

I - ETABLISSEMENT DE L'ORDRE DU JOUR

Vu les articles 18 et 18-1 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis et les articles 9 et 10 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de ladite loi;

La Commission,

- Sur le contenu

Constate que parfois l'ordre du jour des assemblées générales n'est pas établi en concertation avec le conseil syndical;

Rappelle que, sous réserve, des articles 8, 47 et 50 du décret du 17 mars 1967 précité, le syndic établit la convocation de l'assemblée générale qui contient l'ordre du jour;

Que la possibilité donnée à tout copropriétaire ou au conseil syndical de demander l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour dans les six jours de la réception de la convocation tel que le prévoyait l'ancien article 10 est supprimé;

Que les copropriétaires peuvent désormais, dans les conditions de l'article 10 du décret du 17 mars 1967 dans sa nouvelle rédaction, demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour de l'assemblée générale;

Qu'il est obligatoire de porter à l'ordre du jour, d'une part, toutes les questions nécessitant une décision ou une autorisation de l'assemblée générale, telles que celles mentionnées au paragraphe I de l'article 11 du décret et, d'autre part, celles qui sont à l'initiative du syndic, à celle du conseil syndical ou de tout copropriétaire en ayant notifié la demande.

Que l'absence d'une autorisation de l'assemblée générale donnée au syndic pour accomplir certains actes ou procédures, au nom du syndicat, est de nature à en entraîner la nullité.

Que l'article 9, alinéa 1er du décret du 17 mars 1967, exige impérativement la mention des modalités de consultation des pièces justificatives des charges, ainsi qu'il est prévu à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Recommande au syndic, ainsi qu'il est dit dans la recommandation no 13, pour un bon fonctionnement du syndicat:

-  d'associer le conseil syndical à l'établissement de l'ordre du jour de l'assemblée générale et de veiller à ce que les questions notifiées dans les conditions de l'article 10 soient prises en compte.

-  Que les questions soumises au vote de l'assemblée générale soient classées par ordre d'importance décroissante.

II - QUESTIONS A L'INITIATIVE DES COPROPRIETAIRES

La Commission,

Constate:

-  qu'il est quelquefois proposé à l'assemblée générale des copropriétaires de fixer une date avant laquelle doivent être notifiées au syndic toutes les questions dont il est demandé qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale et ce, parfois plusieurs mois avant la tenue de cette assemblée.

Rappelle:

-  que l'article 10 susvisé précise que la demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour peut intervenir à tout moment au cours de l'année;

-  que ce texte n'impose aux copropriétaires aucune période ou aucune date limite pour notifier par lettre recommandée avec d'avis de réception au syndic, une demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour;

-  que néanmoins, la notification de la question à inscrire à l'ordre du jour doit intervenir suffisamment tôt pour que le syndic puisse l'inscrire;

-  que le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription;

Recommande au Syndic:

-  de ne pas proposer au vote une date limite d'envoi des questions à inscrire à l'ordre du jour;

-  de retenir toutes les questions ayant été notifiées depuis la dernière assemblée générale pour les inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée;

-  d'appeler l'attention du demandeur lorsque la question ne peut prospérer pour quelques motifs que ce soit;

-  de différer l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée suivante seulement à partir du moment où la demande lui parvient alors que les convocations ont été établies et sont prêtes à être envoyées.

III - LIBELLE DES QUESTIONS

La Commission,

Vu les articles 9, 10, 11, 13, 17 alinéa 2 et 21 du décret du 17 mars 1967;

Constate:

-  que les convocations ne contiennent pas toujours ni toutes les questions ayant un caractère obligatoire, ni tous les documents et projets de résolution devant être annexés,

-  que la distinction entre l'intitulé de la question et le projet de résolution, s'il est obligatoire, n'est pas toujours perçue,

-  que la formulation imprécise de l'intitulé de la question et de la question elle-même laisse planer un doute sur leur finalité, simple information des copropriétaires ou projet de résolution pour décision de l'assemblée générale,

-  que la rubrique «questions diverses» est utilisée abusivement;

Rappelle au Syndic:

-  qu'une décision doit comprendre deux éléments une résolution relative à une question inscrite à l'ordre du jour et un vote sur cette question;

-  qu'il convient, en conséquence, d'être particulièrement attentif à l'intitulé des questions et à celle des projets de résolution;

-  que les projets de résolution, même lorsqu'ils ne sont pas obligatoires, sont néanmoins utiles à la clarté des débats et à la rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale;

Recommande aux rédacteurs des convocations:

-  de respecter la distinction à opérer entre l'intitulé de la question portée à l'ordre du jour et les projets de résolution obligatoires ou utiles;

-  de libeller les questions de manière aussi précise que possible en évitant les formules vagues ou équivoques telles «problèmes des parties communes», «sécurité de l'immeuble», «travaux de couverture» ou «autorisation d'engager une procédure», qui constituent l'intitulé d'une question et non le projet de résolution;

-  de ne porter à l'ordre du jour que les questions nécessitant un vote de l'assemblée générale devant constituer une décision;

-  de prévoir, pour toutes les questions nécessitant un vote de l'assemblée générale, un projet de résolution, même s'il n'est pas imposé par l'article 11, afin de circonscrire et de clarifier la discussion et faciliter la rédaction du procès-verbal;

-  d'éviter, autant que faire se peut, de rédiger les projets de résolution sous la forme négative, de façon à faciliter une décision dénuée de toute ambiguïté;

-  d'annexer les différents documents imposés par le décret de 1967, en distinguant, d'une part, ceux nécessaires à la validité de la décision, et, d'autre part, ceux donnés à titre d'information;

-  de séparer les questions soumises à la délibération de l'assemblée générale de manière à assurer la clarté des votes;

-  de ne pas porter à l'ordre du jour des «questions diverses» qui ne peuvent donner lieu à une décision de l'assemblée générale; que toutefois rien ne s'oppose à ce que des «questions» non inscrites à l'ordre du jour fassent l'objet d'échanges de vues, notamment dans la perspective de leur inscription à l'ordre du jour d'une prochaine assemblée générale ou pour obtenir un avis sur les questions relevant des seuls pouvoirs du syndic.

-  de rappeler que les «questions diverses» qui seraient abordées lors de l'assemblée générale ne peuvent constituer que des informations ou des demandes de devis en vue d'être soumis à une prochaine assemblée, ou des études d'une question particulière mais ne peuvent en aucun cas donner lieu à un vote décisoire.

-  Que, toutefois, si cette étude nécessitait d'engager des dépenses, celle-ci doit être inscrite à l'ordre du jour avec fixation d'une somme maximale;

-  Que lorsqu'il est envisagé une délégation de pouvoir pour prendre une décision visée à l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, il y a lieu qu'elle soit portée à l'ordre du jour avec un projet de résolution, le vote de cette délégation se faisant à la majorité de l'article 25 et la cas échéant de l'article 25-1;

La présente recommandation annule et remplace la précédente recommandation no 2.

 N°3 du 7 mars 2006 relative à l'identification et à l'information des copropriétaires

Vu les articles 6, 32 et 65 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis;

Considérant que, dans la pratique, ne sont pas toujours donnés au syndic les moyens de tenir à jour la liste prévue à l'article 32 susvisé dans des conditions d'exactitude satisfaisante;

Qu'en effet, l'actualisation d'une telle liste n'intervient normalement que dans les cas de mutation ou de création d'un droit réel puisque, dans de telles hypothèses, les parties, le notaire, l'avoué ou l'avocat sont tenus d'en aviser le syndic par l'application de l'article 6 du décret susvisé;

Que ces prescriptions ne sont pas toujours respectées, aucune obligation d'information ne pesant sur quiconque en cas notamment de changement de domicile, de décès ou d'incapacité du copropriétaire ou d'élection de domicile;

Que ces lacunes pourraient être comblées si chacune des personnes concernées avait conscience que le respect d'un minimum de formalités est susceptible d'améliorer la gestion de la copropriété et d'éviter des procédures inutiles ou vouées à l'irrecevabilité.

En conséquence,

La Commission recommande:

1  - Aux syndics de s'efforcer de tenir à jour la liste des copropriétaires et des titulaires de droits sur les lots, conformément à l'article 32 du décret du 17 mars 1967, étant précisé que les copropriétaires peuvent prendre connaissance de cette liste dans le bureau du syndic;

2  - Aux notaires, avocats ou avoués, selon le cas, de faire remplir par les intéressés une fiche de renseignements précisant le nouveau domicile à l'occasion de chaque mutation ou de chaque constitution de droits sur un lot et de la transmettre au syndic;

3  - Aux notaires, avocats ou avoués, selon le cas, d'inviter les propriétaires indivis à désigner un mandataire commun;

4  - Aux notaires chargés d'une succession ou à l'administration des domaines en cas de succession vacante d'aviser dès que possible le syndic en lui fournissant les précisions nécessaires relatives à la date et au lieu du décès, et à l'identité des ayants droit;

5  - Aux notaires et aux avocats de notifier au syndic toute mutation résultant d'une vente publique dès la publication de l'adjudication;

6  - Aux tuteurs ou aux curateurs d'un majeur protégé, à l'administrateur légal ou au tuteur d'un mineur de notifier au syndic la décision les désignant et les décisions ultérieures modifiant la situation de l'intéressé.

7  - Aux copropriétaires de répondre aux demandes de renseignements émanant du syndic de leur immeuble pour l'établissement ou la mise à jour de la liste des copropriétaires et, en cas de mutation d'un lot, de transmettre à l'acquéreur les informations relatives à l'organisation de la copropriété de l'immeuble, notamment le règlement de copropriété et les convocations aux assemblées qu'il aurait pu recevoir avant la mutation, pour une date qui lui serait postérieure.

8  - Aux syndics, de rappeler aux copropriétaires, en cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, la nécessité d'être représentés pur un mandataire commun qui sera, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic.

9  - Aux notaires et aux parties, que tant que la notification prévue à l'article 6 n'a pas été faite, le transfert de propriété du lot est inopposable au syndicat.

10  - Aux copropriétaires qu'ils doivent notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, leur domicile réel ou élu soit en France métropolitaine, si l'immeuble y est situé, soit dans le département d'outre-mer ou le territoire d'outre-mer de la situation de l'immeuble.

La présente recommandation annule et remplace la précédente recommandation no 3.

 

N°4 du 27 juin 2006relative à la tenue des assemblées générales

Vu l'article 17, alinéa 1er, de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis;

Vu l'article 7 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi du 10 juillet 1965 précitée;

4.1 - Recommandations relatives à la tenue de la feuille de présence.

Vu les articles 22 alinéa 2 et 3 et 23 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée;

Vu les articles 14 et 15 du décret du 17 mars 1967 modifié,

La commission

Rappelle

-  que la feuille de présence est établie par l'auteur de la convocation.

-  qu'elle doit contenir les noms et domicile de chaque copropriétaire, associés de sociétés d'attribution et des accédants à la propriété de la loi du 12 juillet 1989 et, le cas échéant, de leur mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s'il y a lieu, des dispositions de l'article 22 alinéa 2 et 3 et de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

-  que la feuille de présence constituant une annexe au procès-verbal sa copie doit être délivrée sur demande du copropriétaire,

-  que la procuration de vote ne peut être transmise par télécopie.

Recommande, en conséquence, au syndic en sa qualité de secrétaire provisoire de la séance de l'assemblée, de détenteur des archives et de la liste des copropriétaires et de celles des associés qui lui a été communiquée par le représentant de la société de vérifier:

-  que la feuille de présence satisfait aux prescriptions légales et réglementaires;

-  que les délégations de vote dont sont porteurs les mandataires, qu'ils soient copropriétaires ou non, sont correctement établies et répondent aux règles légales sur le cumul des mandats;

-  que les pouvoirs en blanc, ont été remis à un copropriétaire ou à l'un des mandataires présents sans que le syndic les attribue personnellement.

-  que la feuille de présence a été émargée.

Recommande aux copropriétaires, compte tenu de l'absence du règles régissant la distribution des pouvoirs en blanc en début d'assemblée, de désigner expressément, leur mandataire, le cas échéant, avec une faculté de subdélégation.

4.2 - Recommandations relatives a la mise en Place de l'assemblée

La Commission

Rappelle

-  que la désignation du président de séance est obligatoire et, sous réserve des clauses du règlement, la désignation, s'il y a lieu, d'un ou plusieurs scrutateurs,

-  que la désignation du président de séance est une condition substantielle de la validité de l'assemblée et, ainsi que celle, si le règlement le prévoit, du ou des scrutateurs.

-  que la désignation du président de séance et, s'il y a lieu, celle du ou des scrutateurs a lieu à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965,

-  que ces désignations doivent être mentionnées au procès-verbal qui doit comporter le résultat du vote pour chacune des nominations u peine de nullité de l'assemblée.

-  que le secrétariat de la séance est assumé par le syndic sauf décision contraire de l'assemblée générale, prise à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

-  que tout mandataire peut déléguer son mandat, sauf clause du mandat lui interdisant cette faculté, notamment pour assurer le respect des dispositions de l'article 22.

Recommande:

Au président:

-  de veiller à ce que le mandataire de plusieurs copropriétaires soit considéré comme représentant autant de propriétaires que de mandants pour le calcul de la majorité de l'article 26 concernant les membres du syndicat, rappel étant fait que, si un propriétaire possède plusieurs lots, il est compté pour une seule tête.

-  de certifier exacte la feuille de présence.

-  de veiller, en cas d'indivision, quelle que soit son origine, que seul celui qui représente l'indivision participe ù l'assemblée et intervienne au vote.

Au copropriétaire contraint d'arriver ou de quitter l'assemblée générale en cours de séance:

-  de faire mentionner son arrivée sans omettre de signer la feuillet de présence.

-  de faire noter son départ anticipé sur la feuille de présence.

-  de donner, le cas échéant, un pouvoir à un mandataire, qui doit émarger la feuille de présence, et de faire mentionner celte délégation au procès-verbal, étant précisé qu'en l'absence de ces diligences, il est réputé présent et avoir voté favorablement.

4.3 - Recommandations relatives aux décisions

La commission,

Vu les articles 24, 25, 25-1 et 26 dernier alinéa de la loi du 10 juillet 1965 susvisée,

Vu les articles 13 et 19 du décret du 17 mars 1967 modifié,

Rappelle

-  que, si l'assemblée peut débattre et émettre un avis sur des questions ne figurant pas à l'ordre du jour, elle ne peut en aucun cas prendre une décision valide sur ces questions.

-  que la majorité de l'article 24 se calcule désormais en fonction des seules voix des copropriétaires présents ou représentés qui se sont exprimés, c'est à dire qui ont voté pour ou contre le projet de résolution, abstraction faite des copropriétaires absents ou abstentionnistes.

-  qu'en application de l'article 24 alinéa 4, lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément d'équipement, il peut être prévu par ledit règlement que ces copropriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent ces dépenses. Chacun d'eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa participation aux dites dépenses. 

-  que tous les copropriétaires participent au vote sauf si le règlement de copropriété prévoit des parties communes spéciales ou s'il existe une disposition particulière du règlement prévoyant une spécialisation de la dépense et dont le vote relève de l'article 24.

-  que la majorité de l'article 25 est calculée sur la totalité des voix des copropriétaires composant le syndicat, peu importe que les copropriétaires soient ou non présents ou représentés ou qu'ils soient ou non intéressés par la décision à prendre.

-  qu'en cas de parties communes spéciales, la majorité est calculée sur la totalité des voix des ces parties communes spéciales telles que mentionnées sur la feuille de présence.

-  qu'à défaut de décision prise à la majorité absolue des voix du syndicat et conformément à l'article 25-1, si le projet de décision relevant de l'article 25 a recueilli au moins le tiers dos voix de tous les copropriétaires, l'assemblée peut immédiatement, c'est il dire au cours de lu môme réunion, procéder à un second vote à la majorité de l'article 24.

-  qu'à défaut de recueillir au moins le tiers des voix, une nouvelle assemblée générale, si elle est convoquée dans le délai maximal de trois mois, peut statuer à la majorité de l'article 24 conformément à l'article 25-1.

-  que, sous réserve des dispositions du dernier alinéa de l'article 26 concernant les travaux d'amélioration prévu par le c) de l'article 26, la majorité de l'article 26 alinéa 1er est une majorité en nombre des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix du syndicat et que la majorité en nombre se décompte par rapport à l'ensemble des membres composant le syndicat; peu importe qu'un ou plusieurs d'entre eux possèdent plusieurs lots, ils sont comptés pour une seule tête. De même, les époux communs en biens, les indivisaires, les acquéreurs et les vendeurs en location-accession sont aussi comptés pour une seule personne.

qu'à défaut

-  qu'une décision comporte un élément substantiel, une disposition adoptée par l'assemblée revêtant une efficacité juridique, et un élément formel, qui se caractérise par un vote recueilli en assemblée générale.

-  qu'il ne peut y avoir de vote à bulletin secret.

Recommande au président de séance:

-  de veiller à ce que l'assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour et uniquement sur celles-ci.

-  de vérifier à la fois le nom des votants et leur nombre de voix.

-  de faire voter les copropriétaires soit à main levée, soit par bulletin nominatif afin d'identifier avec précision les opposants et les abstentionnistes, ce qui exclut les votes à bulletin secret.

-  de proclamer le résultat des votes au plus tard avant la levée de la séance.

-  d'indiquer si la résolution est adoptée ou non et a quelle majorité.

4.4 - Recommandations relatives à l'établissement du procès-verbal

Vu l'article 17 du décret du 17 mars 1967 modifié;

La Commission,

Rappelle

Que le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le texte de la décision et le résultat du vote;

Que pour l'application de l'article 24, il doit préciser les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus ou opposés et le nombre de leurs voix et, le cas échéant, lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément d'équipement, le nombre de voix «contre» et celles des abstentions pour les copropriétaires concernés par la décision.

Qu'il doit mentionner les réserves éventuellement formulées sur la régularité de la décision par les copropriétaires ou les associés opposants.

Que les procès-verbaux des séances sont inscrits, a la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet;

Que les procès-verbaux et le registre peuvent être tenus sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du Code civil sous la réserve qu'ils soient établis et conservés dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité; Qu'en effet, la signature nécessaire à la perfection de l'acte juridique suppose l'identification de celui qui l'appose et la certification de sa signature.

Que toutefois, en raison de difficultés techniques, il est, en l'état, très difficile de mettre en place un procédé fiable d'identification pour recueillir la signature du syndic, du président et des scrutateurs;

Que ces dispositions, par leur généralité, s'appliquent à la feuille de présence, au procès-verbal des assemblées ainsi qu'aux registres des procès-verbaux;

Qu'il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée signé à la fin de chaque séance, par le président, par le secrétaire et par les scrutateurs;

Que la séance ne peut être levée qu'après la signature du procès verbal par le président, le secrétaire et par le ou les scrutateurs s'il en existe;

La Commission

Recommande

-  que le texte du procès-verbal mentionne le nom des présents et celui des absents ainsi que le nombre de leurs voix;

-  que le procès-verbal ne constitue pas un compte rendu analytique des débats.

-  que le secrétaire de séance prenne toutes les dispositions nécessaires pour que le procès verbal soit établi conformément à la loi avant la fin de la séance;

-  que le texte de chaque décision soit rédigé dans la forme la plus simple, la plus concise, la plus claire et la plus précise possible afin d'éviter toute erreur d'interprétation;

-  de veiller à ce que les amendements ne dénature pas le libellé et l'objet de la question ou des questions inscrites à l'ordre du jour;

-  de mentionner les réserves éventuellement formulées par un copropriétaire opposant sur lu régularité de l'assemblée générale ainsi que de ses décisions;

-  de n'utiliser la signature électronique que lorsqu'il sera possible techniquement de mettre en place un procédé d'identification pour recueillir la signature de tous les signataires du procès verbal;

4.5 - Recommandations relatives à la notification des décisions et à la diffusion du procès-verbal

Vu l'article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965 modifié;

Vu l'article 18 du décret du 17 mars 1967;

La Commission

Rappelle:

Que les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l'assemblée générale.

Que, sauf en cas d'urgence, l'exécution par le syndic des travaux décidés par rassemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu'à l'expiration du délai mentionné à la première phrase du précédent alinéa.

Que les décisions de l'assemblée générale sont immédiatement exécutoires tant qu'elles n'ont pas été annulées judiciairement, sauf pour les travaux non urgents votés en application des articles 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi qu'il est dit à l'alinéa précédent.

Que, dans le cas prévu à l'article 23 (alinéa 1er) de la loi du 10 juillet 1965, lu notification du procès-verbal est adressée au représentant légal de la société d'attribution lorsqu'un ou plusieurs associés se sont opposés ou ont été défaillants et qu'un extrait du procès-verbal de l'assemblée est notifié au représentant légal de la société propriétaire des lots, s'il n'a pas assisté à la réunion.

Que la notification susvisée doit mentionner les résultats du vote et reproduire le texte de l'article 42 (alinéa 2) de la loi dans son intégralité.

Que les décisions prises en assemblées générales des copropriétaires et relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux font l'objet d'un procès-verbal abrégé affiché dans les parties communes de l'immeuble. Cet extrait de procès-verbal se borne à mentionner les décisions prises relatives à l'entretien, d'une part, et aux travaux, d'autre part, sans qu'il soit besoin d'indiquer le nombre de voix recueillies, ni le montant de la dépense (article 44 de la loi du 23 décembre 1986);

Que les dispositions de l'article 42 alinéa 2 visent la notification des décisions de l'assemblée générale aux copropriétaires défaillants ou opposants en vue de leur permettre de contester ces décisions en justice, dans l'éventualité de l'exercice des actions en justice ayant pour objet de les contester sans viser expressément la notification du procès-verbal dans son intégralité.

Que le délai de deux mois pour contester en justice les décisions court à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée et qu'à défaut de notification desdites décisions, la contestation est possible dans un délai de 10 ans à compter de l'assemblée.

Que la délivrance d'une copie intégrale de la feuille de présence est obligatoire si un copropriétaire le demande.

Prend acte de la pratique établie et qu'elle approuve d'adresser une copie du procès-verbal à tous les copropriétaires.

En conséquence,

Recommande aux syndics:

-  en toute hypothèse, de notifier le procès-verbal le plus rapidement possible aux copropriétaires opposants ou défaillants, sans attendre l'expiration du délai de deux mois.

-  d'adresser le procès-verbal conformément à une pratique bien établie et approuvée par lettre simple aux copropriétaires qui ne sont ni opposants, ni défaillants.

-  de ne pas diffuser sur internet les procès-verbaux d'assemblée générale sauf dans le cas où l'assemblée générale a voté sur une éventuelle diffusion des procès-verbaux sur un site particulier réservé spécialement au syndicat et accessible aux seuls copropriétaires composant le syndicat.

Cette recommandation annule et remplace la précédente recommandation numéro quatre.

N°5 du 1er avril 2008relative à la division des immeubles et au respect des règles de la publicité foncière pour les états descriptifs de division

La Commission, compte tenu des difficultés rencontrées aussi bien dans le choix de la division d'un immeuble ou d'un ensemble immobilier que dans l'établissement de l'état descriptif de division régissant ces immeubles ou ensembles immobiliers.

émet les recommandations suivantes.

5.1 - Sur la division

Considérant que la loi du 10 juillet 1965 s'applique de plein droit, dès lors que la propriété de l'immeuble est répartie entre plusieurs personnes par lots comprenant chacun une partie privative et une quote-part de parties communes (article 1er alinéa 1) et qu'elle s'applique à titre supplétif à un ensemble immobilier qui outre des terrains, des aménagements et des services communs, comportent des parcelles bâties ou non, faisant l'objet de droits de propriété privatifs;

Considérant que l'utilisation de l'espace, tant en élévation, qu'en tréfonds, a conduit la pratique:

-  à imaginer de superposer, et/ou d'imbriquer à l'intérieur d'un ensemble immobilier dit «complexe», des locaux ou ouvrages soumis à des régimes juridiques différents (par exemple coexistence du domaine public et du domaine privé) et destinés généralement à recevoir des affectations diverses,

-  à fonder la technique de réalisation et de gestion de ces ensembles immobiliers complexes, sur une organisation en volumes dite «division volumétrique»;

La Commission, compte tenu de l'absence de structure légale de la division volumétrique rappelle:

-  que la division volumétrique ne doit donner naissance à aucune partie commune: cette absence de parties communes étant une exigence dans ce type d'organisation à la différence de l'article 3 de la loi du 10 juillet 1965 qui implique l'existence de parties communes et qui, dans le silence ou la contradiction des titres, présume parties communes le sol, le gros œuvre des bâtiments et l'ensemble des équipements communs;

-  qu'avant de recourir à la division volumétrique complexe, il convient d'établir et de justifier très clairement dans le document constitutif de l'ensemble immobilier complexe que la loi du 10 juillet 1965 ne s'applique pas;

-  que dans la division volumétrique, le droit de propriété s'exerce non sur le sol, mais sur un volume défini selon des cotes planimétriques et altimétriques;

-  que ce volume identifié par des coordonnées immuables est un immeuble par nature, lequel fait l'objet d'une appropriation et peut être cédé, hypothéqué grevé de servitudes, donné à bail a construction;

-  que chaque volume constitue ainsi une propriété distincte, lequel peut, le cas échéant, inclure une copropriété;

-  que dans cette hypothèse, deux divisions sont réalisées:

•  une division primaire: la division en volumes de l'ensemble immobilier complexe, édifié ou à édifier sur une ou plusieurs parcelles cadastrales.

•  une division secondaire: la division d'un volume en lots de copropriété. Dans cette situation, la notion de terrain, assiette foncière de la copropriété, est remplacée par celle de volume immobilier; 

-  que chacune de ces divisions doit faire l'objet d'un état descriptif, lequel permet d'identifier les différents volumes s'agissant d'une division volumétrique ou les différents lots s'agissant d'une division en copropriété.

5.2 - Sur l'état descriptif de division en volumes et l'état descriptif de division en copropriété

Considérant que la division en volumes ou la division en lots de copropriété d'un immeuble, doit faire l'objet d'un état descriptif de division publié obligatoirement au fichier immobilier et soumis comme tel aux règles de la publicité foncière;

-  que dans ces deux hypothèses, ces règles sont précisées par les articles 7 du décret no 55-22 du 4 janvier 1955 et 71 et 76 du décret no 55-1350 du 14 octobre 1955, qui réglementent la matière pour les immeubles divisés en fractions: soit en volumes, soit par lots de copropriété;

-  que l'identification de lafraction d'un immeuble permet d'individualiser des parties d'immeuble sur lesquelles peuvent s'exercer des droits de nature très diverses, tels que le droit de propriété, qu'il s'agisse de volumes ou de copropriété, ou encore d'une hypothèque cantonnée sur cette fraction d'immeuble;

-  qu'ainsi, constitue une fraction d'immeubles au sens de l'article 7 susvisé:

-  chaque local, pour les bâtiments soumis au statut de la copropriété,

-  chaque volume, pour les immeubles soumis à une division volumétrique;

Considérant que la division volumétrique réalise une division primaire en fractions d'immeubles, au sens de l'article 7 susvisé, dont la désignation doit être établie conformément à un état descriptif de division conforme aux conditions fixées par les textes précités sur la publicité foncière, savoir:

-  chaque volume doit recevoir un numéro d'ordre, les volumes faisant l'objet d'un numérotage continu,

-  chaque volume doit posséder pour son identification, son adresse topographique, son numéro de volume et, éventuellement, la nature de son affectation;

-  que le numérotage doit être en cohérence avec le caractère de division primaire en volumes de l'ensemble immobilier complexe, par rapport aux divisions secondaires en copropriété de l'un ou de l'autre des volumes de la division primaire;

-  que dans ce cas, la division volumétrique doit, en effet, préexister toute division en copropriété;

La Commission rappelle qu'il convient, afin d'éviter toute confusion, de réserver impérativement la dénomination de volumes pour les fractions résultant d'un état descriptif de division volumétrique et de lots pour les divisions en copropriété.

-  qu'ainsi, les volumes sont numérotés:

-  volume 1,

-  volume 2

avec un numérotage continu dans une série unique à partir de l'unité et interdiction de reprendre des numéros précédemment utilisés en cas de suppression ou modification de l'état descriptif de division volumétrique;

-  et que la division secondaire en copropriété opérée du volume 1 devient:

-  volume 1 - lot 1...

lot 2...

lot 3...

lot 4...

-  que dans ce schéma de désignation, la règle de numérotage se trouve ainsi respectée dans chaque catégorie d'état descriptif et permet d'éviter des confusions de numérotage entre les volumes et les lots de copropriété issus de la division d'immeubles;

-  qu'en ce qui concerne les lots de copropriété, il faut noter une seule exception au numérotage continu à partir de l'unité: elle concerne les immeubles en copropriété comprenant plusieurs bâtiments; qu'il est admis que des solutions de continuité peuvent exister entre les numéros attribués aux lots des différents bâtiments ou corps de bâtiments, à la condition, cependant, que le numérotage commence toujours au numéro 1: le rédacteur de l'état descriptif peut affecter des séries de numéros à chaque bâtiment en laissant entre chaque série des numéros inutilisés en prévision des besoins futurs qu'il est seul en mesure d'apprécier; qu'ainsi, lorsque les lots d'un premier bâtiment sont numérotés de 1 à 49, les lots du deuxième peuvent être numérotés de 100 à 149, ceux du troisième de 200 à 249;

-  que lorsque le volume est l'assiette d'un état descriptif de division en copropriété, l'état descriptif de division volumétrique doit être publié préalablement à l'état descriptif de division en copropriété;

-  que dans tous les cas, qu'il s'agisse d'une division volumétrique ou d'une division en copropriété, celle-ci est résumée dans un tableau incorporé à l'acte et reproduit au fichier immobilier: «le tableau récapitulatif de l'état descriptif de division».

5.3 - Sur la désignation des fractions d'immeubles

Vu l'article 71A du décret du 14 octobre 1955 modifié lequel précise les règles d'identification de chaque fraction d'un immeuble pour la tenue du fichier immobilier,

La Commission rappelle ce qui suit:

1o/  S'agissant d'une division volumétrique, la désignation des fractions est définie par l'indication:

-  du niveau (chiffre positif ou négatif par rapport au sol existant),

-  de la surface de base,

-  des cotes NGF (niveau général de la France, calculé par rapport au niveau de la mer),

-  de la nature (infra ou superstructure),

-  de la destination (si elle est connue),

-  le tout par référence à un plan annexe à l'acte notarié;

2o/  S'agissant d'un immeuble en copropriété, la désignation de chaque fraction est définie par l'indication:

-  du bâtiment, lorsque l'immeuble dont fait partie le lot comprend plusieurs bâtiments,

-  de l'escalier,

-  de l'emplacement occupé à l'étage, celui-ci pouvant être éventuellement déterminé par référence au plan ou croquis annexé.

Par fraction, il faut entendre chaque local: appartement, cave, chambre de service, boutique, réserve, emplacement de stationnement.

Les indications ci-dessus doivent être complétées de la quote-part de parties communes en tant que quote-part de copropriété, attachée au lot de propriété, ainsi que de la nature du lot.

La Commission recommande de ne pas faire état dans la désignation du lot de copropriété de la quote-part des charges affectées à chaque lot, la répartition des charges faisant l'objet d'un état de répartition distinct, inclus dans le règlement de copropriété.

5.4 - Sur l'identification de chaque local d'un immeuble en copropriété

La Commission constatant qu'antérieurement aux textes susvisés de la publicité foncière, il était d'usage de confondre dans un même lot, le local principal (par ex: un appartement) et divers locaux accessoires (par ex: chambre de service, cave, garage).

Recommande aux copropriétaires:

de prendre l'initiative d'établir un nouvel état descriptif de division, conforme à la réglementation en vigueur depuis 1979, chaque local indépendant étant constitutif d'un lot;

d'établir préalablement à la mutation d'un lot comprenant un local principal et des locaux accessoires, un modificatif à l'état descriptif de division préexistant aux fins de diviser le lot d'origine en autant de lots qu'il y a de locaux concernés;

Précise:

-  la division de l'ancien lot en autant de lots qu'il y a de locaux concernés impose le partage des quotes-parts de parties communes affectées au lot d'origine entre les lots nouveaux et une nouvelle répartition des charges affectées au lot d'origine entre les lots nouveaux;

-  que relativement au partage des quotes-parts de parties communes, si celui-ci est libre, il est cependant souhaitable de le rendre cohérent de telle manière qu'au sein de l'immeuble soient affectées à des lots similaires des quotes-parts identiques ou proches des quotes-parts indivises dans les parties communes;

-  que relativement à la nouvelle répartition des charges, celle-ci résultant de la division doit être approuvée par l'assemblée générale des copropriétaires à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965;

-  que la division doit être cohérente et que le total des quotes-parts de parties communes et des quotes-parts de charges affectées aux lots nouveaux doit être égal aux quotes-parts de parties communes et aux quotes-parts de charges du lot ancien divisé.

5.5 - Sur la portée de la publicité au bureau des hypothèques des modificatifs apportés à l'état descriptif et au règlement de copropriété

Considérant qu'il convient de rappeler que l'opposabilité aux tiers du règlement de copropriété et de ses modificatifs, ne joue qu'à dater de leur publication au fichier immobilier, conformément aux dispositions de l'article 13 de la loi du 10 juillet 1965;

Recommande aux syndics de copropriété de déposer sans tarder au rang des minutes d'un notaire le procès-verbal de l'assemblée des copropriétaires emportant modification du règlement de copropriété et/ou de l'état descriptif de division, afin d'en assurer la publicité au fichier immobilier.

Etant rappelé que l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, précise que le syndic est chargé de «représenter le syndicat ... pour la publication de l'état descriptif de division, du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes, sans que soit nécessaire l'intervention de chaque copropriétaire à l'acte ou à la réquisition de publication».

La présente recommandation annule et remplace la précédente recommandation no 5.

 N°6 du 7 décembre 2006Relative aux comptes du syndicat des copropriétaires soumis aux dispositions comptables du décret et de l'arrêté du 14 mars 2005

 

La Commission,

Vu l'article 3 du décret du 14 mars 2005 qui dispose que les charges constatées pour les opérations courantes mentionnées à l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 comprennent les sommes, versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat;

Vu l'article 8 alinéa 6 du décret du 14 mars 2005 qui dispose que les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges;

Vu l'article 10 de l'arrêté du 14 mars 2005, classe 4 alinéa 10, qui prévoit que le compte 450 «Copropriétaire individualisé» ou, s'il a été créé, le sous-compte 450-1 «Copropriétaire - budget prévisionnel» est débité du montant des provisions appelées par le crédit du compte 701 «Provisions sur opérations courantes»; que lors des règlements, il est crédité par le débit du compte de trésorerie; qu'à l'arrêté des comptes, il est débité ou crédité de l'excédent ou de l'insuffisance sur opérations courantes par la contrepartie du compte 701;

Vu l'article 5 de l'arrêté du 14 mars 2005 qui dispose en son alinéa 2 qu'une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d'arrêté des comptes;

Vu l'article 5 alinéa 2 du décret du 14 mars 2005 qui prévoit que les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l'exercice;

Vu l'article 6 de l'arrêté du 14 mars 2005 qui dispose que la nomenclature des comptes est constituée par la liste des comptes classés, numérotés et définis par une terminologie et des règles de fonctionnement;

1 - Sur l'application des règles de la comptabilité d'engagement:

Considérant que l'article 3 du décret du 14 mars 2005 dispose que les charges constatées pour les opérations courantes comprennent les sommes, versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat; que les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l'obligation leur incombant, enregistrées à la date d'exigibilité;

Considérant que ces dispositions imposent au syndicat des copropriétaires de tenir une comptabilité d'engagement;

Recommande de constater les produits financiers à la date de leur exigibilité, conformément aux dispositions des articles 3 et 4 du décret du 14 mars 2005 et sous réserve d'une décision éventuelle et préalable de l'assemblée générale sur leur affectation et leur répartition.

2 - Sur l'approbation des comptes et la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice:

Considérant que la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice est effectuée à l'arrêté des comptes; qu'il s'agit d'un document préparatoire et provisoire qui doit nécessairement faire apparaître la quote-part de chacun des copropriétaires après la répartition des charges et des produits de l'exercice;

Considérant que ce document est destiné à être soumis aux copropriétaires en vue de leur approbation par l'assemblée générale;

Considérant que la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice est ainsi effectuée à l'arrêté des comptes, mais sous réserve de son approbation par l'assemblée générale des copropriétaires;

Considérant que ce n'est que l'approbation des comptes qui rendra exigible les excédents de charges ou de produits de l'exercice par rapport au budget prévisionnel;

Rappelle que seule l'approbation des comptes par l'assemblée générale donne force à la répartition des charges et à l'inscription des éventuels excédents ou insuffisances de charges au débit ou au crédit du compte individuel de chaque copropriétaire.

3 - Sur les créances douteuses ou irrecouvrables:

Considérant que le compte 450 enregistre les créances et le cas échéant les dettes du syndicat à l'encontre de chacun des copropriétaires;

Considérant que le compte 459 est ouvert dès qu'une créance douteuse est constatée à l'encontre d'un copropriétaire;

Considérant que se pose dès lors la répartition entre ces deux comptes des écritures lorsqu'un compte 459 est ouvert au nom d'un copropriétaire;

Rappelle que le vote relatif à la saisie immobilière ne préjuge pas du montant de l'adjudication et qu'il s'agit à ce niveau d'une solution d'attente; que ce vote n'emporte pas fixation irrévocable de la somme pouvant être estimée définitivement irrecouvrable et qu'il convient d'effectuer trois votes distincts:

-  le premier sur la saisie immobilière, étant précisé qu'il doit s'agir d'une mesure individuelle et non pas d'une mesure générale visant des personnes non dénommées qui se trouveraient dans ce cas déterminé,

-  le deuxième vote sur le montant de la mise à prix,

-  et le troisième sur le montant des sommes estimées définitivement perdues;

Recommande, dès lors que le compte 459 est ouvert au nom d'un copropriétaire lorsque la créance est décidée douteuse par l'assemblée générale, que toutes les écritures relatives à ce copropriétaire soient enregistrées dans ce compte et non plus dans le compte 450 qui ne sera ouvert de nouveau que lorsque la situation sera régularisée.

4 - Sur les comptes de la classe 12 (solde en attente de travaux et opérations exceptionnelles):

Considérant que l'article 10 de l'arrêté prévoit que le compte 102 «provisions pour travaux» enregistre les provisions votées pour financer les travaux décidés en attendant leur paiement; qu'il est crédité par le débit du compte 450 «copropriétaire individualisé»; qu'il est débité par le crédit du compte 702 «provisions pour travaux» au fur et à mesure de la réalisation de ces travaux;

Considérant que l'article 10 dispose également que le compte 12 reçoit le solde des opérations sur travaux qui ne peuvent être clôturées en fin d'exercice;

Considérant que l'annexe 5 de l'arrêté du 14 mars 2005 prévoit une colonne D pour les appels des travaux effectués au cours de l'exercice comptable, une colonne C où le montant des travaux réalisés doit être mentionné et une colonne E «Solde en attente sur travaux» qui est égale à D-C, étant précisé que ce solde doit correspondre au solde du compte 12;

Considérant que pour que le compte 12 corresponde à la somme devant être mentionnée au bas de la colonne E, il doit nécessairement comprendre les soldes des comptes 102, 702 et 671 «travaux décidés

par l'assemblée générale» et éventuellement 712 à 718 (emprunts, indemnités d'assurance, produits divers, produits financiers, produits exceptionnels).

Recommande de porter les provisions pour travaux directement dans le compte 702 sans passer par le compte 102, le solde étant dans le compte 12 lorsque les travaux sont votés et leur exécution commencée.

5 - Sur les travaux de l'article 14-2 de la toi du 10 juillet 1965:

Considérant que l'article 4 du décret du 14 mars 2005 dispose que les charges constatées pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes, versées ou à verser, pour les travaux prévus par l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et décidés par l'assemblée générale des copropriétaires; que les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations;

Considérant que, dès lors que les travaux sont clos définitivement, ils doivent être répartis à la fin de l'exercice;

Considérant qu'à défaut de caution bancaire, une retenue de garantie peut néanmoins subsister;

Recommande de porter cette retenue de garantie au compte 462 «Créditeurs divers» ou de la laisser au compte fournisseur 401.

6 - Sur l'affectation de l'avance travaux au financement de travaux décidés:

Considérant que l'article 10 de l'arrêté du 14 mars 2005 prévoit que lorsque les travaux sont décidés et que leur financement est en partie réalisé par imputation des sommes figurant en avance au titre de l'article 18 6o de la loi du 10 juillet 1965 pour travaux du compte 1032, ce compte 1032 est débité du montant affecté à ce financement par le crédit du compte 102 «Provisions pour travaux décidés»;

Considérant qu'une avance travaux peut avoir été faite en tantièmes généraux, alors que les travaux peuvent ne concerner que certains copropriétaires, la répartition devant s'effectuer suivant un nombre de tantièmes différents.

Recommande de créditer les copropriétaires en fonction des tantièmes qui ont servi à l'appel de provisions, et d'appeler le même montant uniquement sur les copropriétaires concernés en fonction de la clé de répartition spéciale.

7 - Sur les honoraires du syndic sur travaux:

Considérant que les honoraires du syndic sur travaux décidés par l'assemblée générale doivent être comptabilisés, à l'instar des honoraires sur travaux pris dans le cadre de la gestion courante;

Recommande de porter, conformément à l'article 7 de l'arrêté du 14 mars 2005, ces honoraires dans le compte 6221 «Honoraires travaux», sous-compte de 622 «Autres honoraires du syndic».

8 - Sur le compte d'attente:

Considérant que le plan comptable prévoit un compte 47 «Compte d'attente», ainsi que deux sous-comptes: 471 «Compte en attente d'imputation débiteur» et 472 «Compte en attente d'imputation créditeur»;

Considérant que les dispositions réglementaires n'ont pas entendu rendre cette justification «ligne à ligne» obligatoire en annexe;

Recommande que cette justification soit tenue à disposition chez le syndic, dans les conditions de l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

9 - Sur les sous-comptes des annexes:

Considérant que l'article 8 de l'arrêté du 14 mars 2005 dispose que lorsque les comptes prévus par la nomenclature dudit arrêté ne suffisent pas au syndicat pour enregistrer distinctement toutes ses opérations, il peut ouvrir toute subdivision nécessaire;

Considérant que le compte 662 «Autres charges financières et agios» n'apparaît pas dans l'annexe 2 (compte de gestion général);

Qu'il doit néanmoins en être fait état dans ce tableau puisqu'il s'agit d'une charge du syndicat;

Recommande que soient ajoutés aux annexes les comptes et sous-comptes nécessaires prévus par la nomenclature comptable, les énonciations des tableaux n'étant pas exhaustives.

10 - Sur la période transitoire:

Considérant que les nouvelles dispositions comptables issues du décret et de l'arrêté du 14 mars 2005 entreront en vigueur pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2007;

Considérant que la nouvelle réglementation ne peut avoir pour objet d'imposer la conformité des écritures comptables des exercices précédents aux dispositions du décret et de l'arrêté du 14 mars 2005;

Considérant qu'une période transitoire va s'installer durant laquelle les écritures antérieures au premier exercice comptable ouvert à compter de l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions ne pourront pas apparaître dans les annexes, certaines rubriques ou colonnes ne pouvant ainsi être renseignées;

Recommande de renseigner les rubriques ou colonnes qu'il est possible de renseigner sans avoir à reconstituer une comptabilité conforme aux règles comptables spécifiques prévues par le décret et l'arrêté du 14 mars 2005.

La présente recommandation annule et remplace la précédente recommandation no 6

N°7 relative à la répartition de frais de chauffage (application du décret no 91-999 du 20 septembre 1991).

La Commission

Vu l'article L. 131-3 du Code de la construction et de l'habitation (loi du 29 octobre 1974) aux termes duquel :

« Nonobstant toute disposition, convention ou usage contraires, les frais de chauffage et de fourniture d'eau chaude mis, à la charge des occupants comprennent, en plus des frais fixes, le coût des quantités de chaleur calculées comme il est dit ci-dessus.

« Un décret pris en Conseil d'Etat, après avis du comité consultatif pour l'utilisation de l'énergie, fixe les conditions d'application du présent article et, notamment, la part des frais fixes visés au précédent alinéa, les délais d'exécution des travaux prescrits, ainsi que les cas et conditions dans lesquels il peut être dérogé à l'obligation prévue au premier alinéa, en raison d'une impossibilité technique ou d'un coût excessif. »,

Vu les articles R. 131-2 à R. 131-7 du Code de la construction et de l'habitation (rédaction du décret no 91-999 du 30 septembre 1991), et les articles 1 à 5 de l'arrêté du 30 septembre 1991. 

I - Économie générale des dispositions législatives et réglementaires

7.1. La commission constate que dans l'immeuble en copropriété la répartition des charges de chauffage collectif est soumise à des règles spécifiques qui ne se réfèrent pas exclusivement à la notion d'utilité définie par l'article 10, alinéa 1er, de la loi du 10 juillet 1965, précisée par la jurisprudence comme étant une utilité simplement potentielle ou objective.

7. 1. 1. Rappelle, en premier lieu, que le législateur, par de telles dispositions, a pour objectif d'influencer le comportement des usagers en vue de réaliser des économies d'énergie dans l'exploitation des chauffages collectifs dans l'habitat par une individualisation des dépenses relatives aux seuls frais de combustible.

Cette individualisation est cependant limitée et variable pour tenir compte de la dépendance thermique, plus ou moins grande selon les situations, qui résulte dans un immeuble collectif du fait que les parties privatives bénéficient du chauffage des locaux contigus, des parties communes ou des canalisations. En revanche, les installations individuelles de chauffage ne tiennent pas compte de cette solidarité.

7.1.2. En second lieu, que ces dispositions législatives et réglementaires tendent à la réalisation d'économies dont les usagers profiteront ; elles ne s'appliquent donc que si le coût du chauffage apparaît excessif. Elles ne sont pas assorties de sanctions pénales ou de mesures coercitives ; elles sont obligatoires et tout copropriétaire dans un immeuble collectif pourrait en réclamer l'application, s'il y a lieu.

7.1.3. Enfin, que ces dispositions sont immédiatement applicables, l'obligation d'installer des compteurs individuels de chauffage au plus tard le 31 décembre 1990 et les conditions d'utilisation des différents systèmes résultant déjà des textes antérieurs.

II - Mise en oeuvre pratique

7.3. La commission recommande, en conséquence, aux syndics.

7.3. 1. De déterminer, d'abord, si l'immeuble est soumis à la réglementation et s'il n'entre pas dans les cas de dérogation prévus (voir les art. R. 131-3 c à f).

7.3.2. Dans l'affirmative, de rechercher si le ratio de chauffage (dit RCh) dépasse ou non, le seuil fixé par l'article R. 131-3 b. Son calcul nécessite deux opérations simples qui, dans la généralité des cas et sauf une éventuelle contestation, ne devraient pas nécessiter l'intervention d'un spécialiste :

-  montant des frais annuels de combustible pour une saison de chauffe (hiver 1988/1989) ce qui suppose d'évaluer les stocks existants avant et après la période de chauffe considérée et de tenir compte des frais de combustible afférents à la fourniture de l'eau chaude, si l'installation est commune au chauffage ;

-   nombre de mètres carrés chauffés dans l'immeuble, que l'on peut calculer forfaitairement en retenant 85 p. 100 de la surface hors oeuvre nette de l'immeuble.

Le seuil en dessous duquel il n'y a pas d'obligation d'installer d'appareils de comptage est fixé à 40 F TTC par mètre carré, pour la saison de chauffe 1988/1989.

Si le calcul est fait pour une saison de chauffe différente, il y a lieu d'appliquer des coefficients de correction tenant du climat et du coût des combustibles. Ces coefficients sont fournis par l'agence de l'environnement et de la maîtrise des énergies par l'intermédiaire du serveur minitel de l'agence en composant le code 36-15 AFME, soit auprès du service Informations de l'agence, 27, rue Louis-Vicat, 75015 Paris.

7.3.3. De notifier aux copropriétaires la valeur du ratio de chauffage et le détail des opérations dont il résulte, en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale dont il sera question ci-après.

7.4. La commission recommande aux syndics

7.4.1. De prendre l'initiative de porter à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires, en tout cas dans le courant du premier semestre 1992, la question de la pose de répartiteurs de chauffage. A défaut, tout copropriétaire pourrait demander l'inscription de cette question à l'ordre du jour.

7.4.2. Si le ratio de chauffage est inférieur à 40 F par mètre carré, l'assemblée générale en prend acte et sauf contestation du calcul qui nécessiterait le recours à un spécialiste pour vérification l'immeuble n'est pas soumis à l'obligation de poser des répartiteurs. Les copropriétaires pourraient néanmoins décider d'en poser, un tel vote relevant de la majorité de l'article 25-g de la loi du 10 juillet 1965.

7.4.3. Si le ratio de chauffage est supérieur à 40 F par mètre carré, l'assemblée générale prend acte, sous réserve également d'une contestation portant sur le calcul, de l'obligation de recourir à un système de répartition.

Les copropriétaires n'ont donc pas à se prononcer sur le principe qui résulte de la loi elle-même et qui ne nécessite aucune modification du règlement de copropriété, mais seulement sur le choix des appareils et sur les modalités de mise en oeuvre.

A cette fin, au moins deux devis, préalablement établis, auront été communiqués aux copropriétaires en même temps que la convocation.

Les solutions techniques sont variées : évaporateurs par une éprouvette fixée sur chaque radiateur comptage électronique que les radiateurs, ou encore compteur d'énergie thermique avec possibilité de lecture à l'extérieur du logement.

Ces appareils peuvent être fournis en location. Ils doivent avoir fait l'objet d'un agrément par le ministère de l'industrie et du commerce extérieur. 

Les entreprises spécialisées dans ce domaine assurent, outre la pose des répartiteurs, leur entretien et leur relevé, généralement une fois par an, le coût de ces opérations étant fourni avec le devis de pose. Le coût d'une installation peut varier suivant les systèmes, de 50 à 250 F par radiateur et par an, en

location, de 2 000 à 3 500 F par local, pour l'achat de compteur d'énergie thermique (valeurs indiquées au ler janvier 1992).

7.4.4. L'assemblée générale se prononcera dans les conditions de majorité de l'article 25-e relatif « aux modalités de réalisation et d'exécution des travaux rendus obligatoires en vertu de dispositions législatives ou réglementaires ».

7.4.5. L'assemblée générale devra se prononcer, également, dans les mêmes conditions de vote, sur toutes les modalités pratiques d'application, notamment sur :

-   le mode de relevé des compteurs, ce qui nécessite, sauf système de lecture à distance, de pénétrer dans les appartements et d'accéder à chaque radiateur ;

-  les solutions à adopter en cas de changement d'occupant au cours de la saison de chauffe, ou en cas d'absence lors du relevé ; dans ce dernier cas, on peut faire application d'une moyenne de facturation augmentée d'un certain pourcentage ;

-   la présentation nouvelle des charges de chauffage ;

-   les honoraires supplémentaires du syndic pour le cas où la facturation ne serait pas intégralement assurée par la société qui a posé les appareils.

7.4.6. L'assemblée générale sera, enfin, invitée à délibérer sur la fixation du coefficient prévu par l'article R. 131-7 II qui détermine la part des frais de combustible qui fera l'objet de la répartition individualisée. En l'absence de décision, c'est le pourcentage prévu par ce texte, soit 50 p. 100 qui s'appliquerait.

L'assemblée générale peut décider à la majorité de l'article 25, qu'une plus grande part des frais de combustible afférents au chauffage sera répartie en fonction des indications des répartiteurs. Cette individualisation peut aller jusqu'à la totalité des frais de combustible pour les immeubles dont le permis de construire est postérieur au 31 décembre 1958 et qui de ce fait, ont été soumis à des normes plus strictes d'isolation. Pour les immeubles dont le permis de construire est antérieur à cette date, le pourcentage ne doit pas excéder 75 p. 100.

Dans quel cas l'assemblée générale pourrait-elle choisir un pourcentage supérieur à 50 p. 100 ? Une telle décision peut paraître opportune pour des immeubles qui jouissent déjà d'une bonne isolation thermique, ou dans les copropriétés dont les dépenses de chauffage sont élevées afin d'inciter les occupants à modifier leur comportement et à faire des économies. Elle ne semble pas se justifier, en revanche, dans les immeubles où un certain nombre d'appartements sont occupés de façon intermittente car elle serait susceptible de pénaliser les occupants à l'année.

7.4.7. Les indications fournies par les répartiteurs peuvent, en outre, être corrigées en fonction de la localisation de chaque logement dans l'immeuble et de son exposition. Certains appartements nécessitent en effet une fourniture de chaleur accrue pour un résultat identique aux autres et il est normal de ne prendre en compte que ce résultat.

Cette pondération est calculée par le prestataire de service ayant en charge la gestion des compteurs qui, dans la généralité des cas, aura réalisé l'étude préalable et placé les appareils. Elle tiendra compte d'autres paramètres encore tels que nature et dimension des radiateurs, volume chauffé... L'application cumulée de ces paramètres ne peut excéder 30 p. 100 (arrêté du 8 février 1982).

Cette opération relève de la technique du prestataire de service, et l'assemblée générale n'est pas appelée à décider, au préalable, de sa mise en oeuvre. Les copropriétaires pourraient toutefois, en refusant d'approuver les comptes du chauffage, sanctionner une erreur commise et, sauf rectification amiable, une expertise sera alors vraisemblablement nécessaire.

7.5. La Commission.

7.5.1. Rappelle aux syndics, que la présente réglementation n'exclut nullement la recherche d'économies d'énergie par des travaux appropriés qui pourraient ramener le ratio de chauffage en

dessous du seuil de 40 F par mètre carré. Pour tenir compte de l'incidence de tels travaux, le ratio de chauffage peut être calculé sur la base de la saison de chauffe 1992/1993 au plus tard.

7.5.2. Recommande en conséquence aux syndics de proposer à l'assemblée générale, après avoir fait établir un bilan thermique de l'immeuble, la réalisation de travaux de maîtrise de l'énergie chaque fois que de tels travaux seront suffisants pour ramener le ratio de chauffage en dessous de 40 F par mètre carré et dispenser la copropriété de recourir à un système de répartition.

 N°8 du 7 janvier 2008 relative aux appels de fonds que le syndic peut exiger des copropriétaires

LA COMMISSION,

Vu les articles 14-1, 14-2, 18 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, 35, 35-1, 35-2, 36, 37 et 45-1 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 pris pour son application;

Considérant que l'article 14-1 de la loi de 1965 précise:

«Pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, le syndicat des copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel. L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent.

Les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté.

Toutefois, l'assemblée générale peut fixer des modalités différentes.

La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale».

Considérant que l'article 14-2 de ladite loi précise:

«Ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel les dépenses pour travaux dont la liste sera fixée par décret en Conseil d'Etat.

Les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l'assemblée générale».

Considérant que l'article 35 du décret du 17 mars 1967 dispose:

«Le syndic peut exiger le versement:

1o  De l'avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder 1/6 du montant du budget prévisionnel;

2o  Des provisions du budget prévisionnel prévues aux alinéas 2 et 3 de l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965;

3o  Des provisions pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel prévues à l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et énoncées à l'article 44 du présent décret;

4o  Des avances correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale;

5o  Des avances constituées par les provisions spéciales prévues au sixième alinéa de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965».

Considérant que l'article 35-1 du même décret précise:

«L'assemblée générale décide, s'il y a lieu, du placement des fonds recueillis et de l'affectation des intérêts produits par ce placement».

Considérant que l'article 35-2 du même décret précise:

«Pour l'exécution du budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité déterminée par la loi, un avis indiquant le montant de la provision exigible.

Pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité déterminée par la décision d'assemblée générale, un avis indiquant le montant de la somme exigible et l'objet de la dépense».

Considérant que l'article 36 du même décret précise:

«Sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, les sommes dues au titre de l'article 35 portent intérêt au profit du syndicat. Cet intérêt, fixé au taux légal en matière civile, est dû à compter de la mise en demeure adressée par le syndic au copropriétaire défaillant».

Considérant que l'article 37 du même décret précise:

«Lorsqu'en cas d'urgence le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l'exécution de travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement une assemblée générale.

Par dérogation aux dispositions de l'article 35 ci-dessus, il peut, dans ce cas, en vue de l'ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander, sans délibération préalable de l'assemblée générale mais après avoir pris l'avis du conseil syndical, s'il en existe un, le versement d'une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux».

Considérant que l'article 45-1 du même décret précise:

«Les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part. L'approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chacun des copropriétaires.

Au sens et pour l'application des règles comptables du syndicat:

-  sont nommées provisions sur charges les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l'approbation des comptes du syndicat;

-  sont nommés avances les fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale, à constituer des réserves, ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux.

Les avances sont remboursables».

I - Règles générales

La Commission rappelle:

-  que le syndic, représentant légal du syndicat, est chargé de l'exécution des décisions de l'assemblée générale et d'acquitter, au nom de ce dernier, toutes les dépenses nécessaires à l'administration et à l'entretien de l'immeuble;

-  qu'au sens et pour l'application de l'annexe 3 du décret du 14 mars 2005, l'année N doit s'entendre comme étant l'année dont les comptes sont proposés à l'approbation de l'assemblée générale; celle-ci se tient au cours de l'année N+1 et vote dans les six mois de la clôture de l'exercice de l'année N le budget prévisionnel de l'année N+2;

-  que la trésorerie du syndicat est assurée par les versements effectués au syndic, ès qualités, par les copropriétaires; qu'à cet effet l'article 35 du décret de 1967 prévoit cinq types de versements, et que les articles 37, alinéa 2 et 45-1 en instaurent chacun un autre;

-  que cette liste prévue par les textes est limitative;

-  que les provisions sont, comme le précise l'article 45-1, les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l'approbation des comptes du syndicat;

-  que les avances sont, conformément au même article, des fonds destinés par le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale, à constituer des réserves ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux et que ces avances sont remboursables;

-  que, en ce qui concerne les sommes dues, le règlement de copropriété peut dispenser les copropriétaires de payer un intérêt mais que, l'article 36 étant d'ordre public, le règlement ne pourrait fixer un taux différent du taux légal, supérieur ou inférieur;

-  que la mise en demeure fait courir les intérêts de retard;

-  que l'assemblée générale décide, s'il y a lieu, à la majorité de l'article 24 de la loi, du placement des fonds recueillis et de l'affectation des intérêts produits par ce placement;

La Commission recommande aux syndics:

-  de ne procéder qu'aux types d'appels de fonds prévus par les articles 35, 37 et 45-1 du décret et selon les modalités, détaillées infra, prévues par ces textes;

-  de ne procéder à aucune avance de fonds pour le compte du syndicat des copropriétaires.

II - Règles propres à chaque type d'appel de fonds

1 - Provisions du budget provisionnel

La Commission rappelle:

-  que conformément à l'article 26 du décret du 17 mars 1967, le conseil syndical contrôle l'élaboration du budget provisionnel dont il suit l'exécution avec son vote par l'assemblée générale;

-  que les provisions du budget provisionnel ne peuvent concerner que les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble;

-  que les travaux de maintenance sont ainsi définis à l'article 45 du décret:

«Les travaux de maintenance sont les travaux d'entretien courant, exécutés en vue de maintenir l'état de l'immeuble ou de prévenir la défaillance d'un élément d'équipement commun; ils comprennent les menues réparations.

Sont assimilés à des travaux de maintenance les travaux de remplacement d'éléments d'équipement communs, tels que ceux de la chaudière ou de l'ascenseur, lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d'entretien y afférent.

Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs»;

-  que ces provisions sont en principe appelées en quatre fractions égales, exigibles le premier jour de chaque trimestre;

-  que l'assemblée générale peut décider de modalités d'appel différentes, sans toutefois remettre en cause le principe de l'exigibilité de l'appel au premier jour de la période de référence; que, dès lors, des fractions inégales et une périodicité non trimestrielle mais, par exemple, mensuelle, peut être choisie;

-  que toutefois, si le budget provisionnel n'a pas pu être voté avant le commencement de l'exercice, le syndic peut, préalablement autorisé par l'assemblée générale des copropriétaires, appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel voté pour l'exercice antérieur. La procédure prévue à l'article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s'applique pas à cette situation;

-  que le syndic doit adresser à chaque copropriétaire par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité déterminée par la loi et en rappelant cette date, un avis indiquant le montant de la somme exigible;

-  qu'à défaut de paiement d'une provision à sa date d'exigibilité, si la mise en demeure faite au copropriétaire défaillant n'est pas suivie d'effet dans un délai de 30 jours à compter du lendemain du jour de la première présentation, à son domicile, de la lettre recommandée, les autres provisions non encore échues de l'année deviennent immédiatement exigibles;

La Commission recommande aux syndics:

-  de soumettre à l'ordre du jour de l'assemblée générale la décision de choisir des modalités d'appels de fonds relatives à la période concernée et à leur quantum sans modifier la date d'exigibilité au premier jour de la période choisie différentes ce celles prévues à l'article 14-1 de la loi, s'ils estiment celles-ci opportunes;

-  d'exiger des copropriétaires, aux échéances fixées, les versements nécessaires à l'exécution du budget prévisionnel, en respectant la procédure prévue à l'article 35-2 al 1 du décret;

-  d'envoyer avec diligence, en cas de non paiement, la mise en demeure prévue par l'article 19-2 de la loi;

-  de saisir sans délai le Président du Tribunal de Grande Instance statuant comme en matière de référé, en cas de mise en demeure infructueuse à l'expiration d'un délai de trente jours, conformément à l'article 19-2 de la loi.

2 - Provisions hors budget prévisionnel

La Commission rappelle:

-  que les provisions hors budget ne peuvent concerner que les travaux ou opérations exceptionnelles mentionnés à l'article 44 du décret de 1967, soit celles afférentes:

1o  Aux travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance;

2o  Aux travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance;

3o  Aux travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments;

4o  Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations;

5o  Et, d'une manière générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble;

-  que la date d'appel et le montant de chacune de ces provisions doivent être fixés, lors de chaque engagement de dépense, par l'assemblée générale;

-  que, préalablement à chaque date d'exigibilité fixée par l'assemblée générale, le syndic doit adresser à chaque copropriétaire, un avis indiquant le montant de la somme exigible et l'objet de la dépense, conformément à l'article 35-2 du décret;

-  que ces provisions ne bénéficient pas de la procédure prévue à l'article 19-2 de la loi.

La Commission recommande aux syndics:

-  d'établir et de faire voter, par l'assemblée générale, lors de la décision d'engager une dépense hors budget, un échéancier précis des provisions envisagées tenant compte de la date de la signature du marché, de son exécution et de son achèvement;

-  d'effectuer l'appel des fonds en respectant la procédure prévue à l'article 35-2 du décret.

3 - Provisions relatives à des travaux urgents (article 37 du décret de 1967)

La Commission rappelle:

-  que les provisions relatives aux travaux urgents n'obéissent pas aux règles applicables aux provisions du budget prévisionnel ou hors budget prévisionnel;

-  que les travaux urgents doivent être interprétés restrictivement et ne comprennent que ceux qui sont immédiatement indispensables pour faire faire cesser une atteinte à l'immeuble ou à sa destination ou pour prévenir une telle atteinte si celle-ci est imminente et d'une façon générale de pourvoir à la sauvegarde de l'immeuble;

-  que le syndic peut, dans cette hypothèse, après avoir pris l'avis du conseil syndical si celui-ci existe, appeler une provision égale au tiers du devis des travaux commandés, en vue de l'ouverture du chantier et de son premier approvisionnement.

La Commission recommande aux syndics:

-  de n'appeler la provision d'un tiers prévue à l'article 37 al 2 du décret qu'en cas de travaux véritablement urgents et qu'après avoir sollicité l'avis du Conseil syndical;

-  de convoquer immédiatement l'assemblée générale, conformément à la procédure prévue aux articles 9 al 2 et 37 al 2 du décret, afin d'éviter selon la jurisprudence de conserver la dépense à leur charge;

4 - Avances constituant la réserve prévue au règlement de copropriété

La Commission rappelle:

-  que cette avance remplace l'avance de trésorerie permanente prévue par l'ancienne réglementation;

-  que, comme par le passé, et malgré les termes de l'article 35-1o du décret, elle peut être instituée par l'assemblée générale à la majorité de l'article 26 de la loi s'agissant d'une dérogation au règlement de copropriété;

-  que son montant ne peut, en toute hypothèse, excéder 1/6 du budget prévisionnel.

La Commission recommande aux syndics et aux rédacteurs des règlements de copropriété:

-  de fixer le montant de la réserve en pourcentage du budget prévisionnel en respectant la limite de 1/6 imposée par la loi

5 - Avances correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale

La Commission rappelle:

-  qu'il est souhaitable que l'assemblée générale établisse un plan pluriannuel de travaux;

-  que ce plan pluriannuel doit nécessairement comprendre un échéancier;

-  que pour le financement des travaux compris dans le plan pluriannuel de travaux, le syndic ne peut recourir qu'à des avances, à moins qu'il n'y soit d'ores et déjà satisfait par des provisions hors budget prévisionnel ou par des emprunts.

6 - Avances constituées par les provisions spéciales prévues au sixième alinéa de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. 

La Commission rappelle:

-  que le syndic est chargé de soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des avances en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun;

-  que ces avances ne peuvent porter que sur des travaux susceptibles d'être nécessaires dans les trois ans à venir et non encore décidés par l'assemblée générale;

-  que la décision relative à l'éventuelle création de ces avances relève de la majorité de l'article 25.

7 - Appels de fonds nécessités par la carence de certains copropriétaires

La Commission rappelle:

-  que le syndicat peut demander des avances aux copropriétaires pour faire face à un manque justifié de trésorerie temporaire;

-  que les sommes estimées définitivement perdues par l'assemblée générale et qui constituent des créances irrécouvrables sont considérées comme des charges par l'article 4 du décret du 14 mars 2005 et sont supportées, au moins temporairement, par les autres copropriétaires;

-  que ces avances sont préalablement décidées par l'assemblée générale statuant à la majorité de l'article 24 de la loi.

Cette recommandation annule et remplace la précédente recommandation numéro huit.

N°9 relative à l'information réciproque de l'acquéreur et du syndic en cas de vente amiable d'un lot

Nota : cette recommandation ne concerne ni les divisions ou réunions de lots, ni l'incidence des divers droits de préemption.

La commission.

Considérant que les articles 19 et 20 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis disposent que :

« Article 19 :

« Les créances de toute nature du syndicat à l'encontre de chaque copropriétaire sont, qu'il s'agisse de provision ou de paiement définitif garanties par une hypothèque légale sur son lot. L'hypothèque peut être Inscrite soit après mise en demeure restée infructueuse d'avoir à payer une dette devenue exigible, soit dès que le copropriétaire invoque les dispositions de l'article 33 de la présente loi.

« Le syndic a qualité pour faire inscrire cette hypothèque au profit du syndicat ; il peut valablement en consentir la mainlevée et requérir la radiation, en cas d'extinction de la dette. sans intervention de l'assemblée générale.

« Le copropriétaire défaillant peut, même en cas d'instance au principal, sous condition d'une offre de paiement suffisante ou d'une garantie équivalente, demander mainlevée totale ou partielle au président du tribunal de grande instance statuant comme en matière de référé.

« Aucune inscription ou inscription complémentaire ne peut être requise pour des créances exigibles depuis plus de cinq ans.

« Les créances visées à l'alinéa 1er bénéficient, en outre, du privilège prévu par l'article 2102-1o du code civil en faveur du bailleur. Ce privilège porte sur tout ce qui garnit les lieux, sauf si ces derniers font l'objet d'une location non meublée.

« Dans ce dernier cas, il est reporté sur des loyers dus par le locataire. »

« Article 20 :

« Lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, et si le vendeur n'a pas présenté au notaire un certificat du syndic d'un mois de date, attestant qu'il est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, avis de la mutation doit être donné au syndic de l'immeuble, par lettre recommandée avec avis de réception, à la diligence de l'acquéreur. Avant l'expiration d'un délai de huit jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former, au domicile élu, par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds pour obtenir le paiement des sommes restant dues par l'ancien propriétaire. Cette opposition, à peine de nullité, énoncera le montant et les causes de la créance et contiendra élection de domicile dans le ressort du tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble. Aucun paiement ou partie du prix ne sera opposable au syndic ayant fait opposition dans ledit délai. 

Vu les articles 4, 5, 6 et 57 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de cette loi, ainsi rédigés :

« Article 4 :

« Tout acte conventionnel réalisant ou constatant le transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot ou la constitution sur ces derniers d'un droit réel, doit mentionner expressément que l'acquéreur ou le titulaire du droit a eu préalablement connaissance s'ils ont été publiés dans les conditions prévues par l'article 13 de la loi du 10 juillet 1965, du règlement de copropriété ainsi que des actes qui l'ont modifié.

« Il en est de même en ce qui concerne l'état descriptif de division et des actes qui l'ont modifié, lorsqu'ils existent et ont été publiés.

« Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et les actes qui les ont modifiés, même s'ils n'ont pas été publiés au fichier immobilier, s'imposent à l'acquéreur ou au titulaire du droit s'il est expressément constaté aux actes visés au présent article qu'il en a eu préalablement connaissance et qu'il a adhéré aux obligations qui en résultent. »

« Article 5 :

« Pour l'application des dispositions de l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965, Il n'est tenu compte que des créances du syndicat effectivement liquides et exigibles à la date de la mutation.

« Indépendamment de l'application des dispositions dudit article 20 le syndic adresse, avant l'établissement de l'un des actes visés au précédent article, au notaire chargé de recevoir l'acte, à la demande de ce dernier ou à celle du copropriétaire qui cède son droit, un état daté qui, en vue de l'information des parties, indique, d'une manière même approximative et sous réserve de l'apurement des comptes :

« a)  Les sommes qui correspondent à la quote-part du cédant :

Dans les charges dont le montant n'est pas encore liquidé ou devenu exigible à l'encontre du syndicat ;

Dans les charges qui résulteront d'une décision antérieurement prise par l'assemblée générale mais non encore exécutée.

« b)  Éventuellement, le solde des versements effectués par le cédant à titre d'avance ou de provision. »

« Article 6 :

« Tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, sans délai, au syndic soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avoué qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.

« Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des nom, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l'article 23 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965. »

« Article 57

(modifié par le décret du 31 juillet 1992). :

« Lorsque le syndic s'est opposé dans les conditions prévues à l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965, au paiement du prix de vente d'un lot ou d'une fraction de lot, pour une créance inférieure au montant de ce prix, les effets de l'opposition ainsi formée peuvent être limités, par décision du juge de l'exécution au montant des sommes restant dues au syndicat par l'ancien propriétaire ; les règles de procédure prévues au chapitre II du décret du 31 juillet 1992 instituant de nouvelles règles relatives aux procédures civiles d'exécution pour l'application de la loi du 9 juillet 1991 portant réforme des procédures civiles d'exécution sont applicables.

I - Opposabilité à l'acquéreur règlement de copropriété et de l'état descriptif de division

La commission rappelle :

Aux notaires l'obligation qui leur est faite par l'article 4 ci-dessus de donner connaissance aux acquéreurs d'un lot ou d'une fraction de lot du règlement de copropriété, de l'état descriptif de division

et des actes qui auraient pu les modifier, afin que ces différents actes soient opposables à l'acquéreur, même s'ils n'ont pas été publiés au fichier immobilier.

II - Opposabilité au syndicat de la vente

La commission rappelle :

Que les formalités de publicité foncière sont sans portée dans les rapports de l'acquéreur d'un lot d'un immeuble en copropriété avec le syndicat des copropriétaires. A l'égard de ce dernier, le nouveau propriétaire du lot n'est substitué à l'ancien qu'à compter de la notification faite au syndic, en application de l'article 6 du décret. Jusqu'à l'accomplissement de cette formalité, le vendeur est donc tenu au paiement des charges, il est valablement convoqué à l'assemblée générale et a qualité pour en contester les décisions.

La commission recommande, en conséquence :

Au notaire qui dresse l'acte constatant la vente, ou à l'avocat qui obtiendrait une décision judiciaire opérant un transfert de propriété, de procéder sans délai à cette notification au syndic par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

III - Paiement des charges restant éventuellement dues par le vendeur 

La commission rappelle :

-  que, si le copropriétaire vendeur reste débiteur de charges de copropriété, le syndicat a la possibilité d'en obtenir le paiement sur le prix de la vente. A cet effet, avant de se dessaisir des fonds, le notaire doit se mettre en rapport avec le syndic

-   soit préalablement à la vente, en sollicitant, par lettre simple, le certificat prévu par l'article 20 ci-dessus. Si le syndic atteste que le vendeur est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, les fonds provenant de la vente peuvent, jusqu'à l'expiration d'un délai d'un mois à compter de la date du certificat, être remis au vendeur ;

-   soit postérieurement, en notifiant la vente au syndic par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Le syndic dispose alors d'un délai de huit jours pour, s'il y a lieu, faire opposition sur le prix de vente.

Elle constate que, dans la pratique, cette dernière notification est souvent confondue avec l'avis de mutation prévu par l'article 6 du décret, une seule lettre recommandée étant adressée au syndic. 

La lettre recommande, en conséquence :

-  au vendeur, de requérir du syndic le certificat prévu par l'article 20 après avoir soldé son compte dans ses livres. Si le compte ne peut pas être immédiatement apuré, par exemple si des travaux votés par l'assemblée générale n'ont pas encore été exécutés, ou sont en cours d'exécution, le syndic et le vendeur peuvent convenir du paiement d'une provision jusqu'à ce que les factures permettent un arrêté de compte définitif ;

-  au notaire, d'informer à temps les parties des avantages de cette manière de procéder qui permet, préalablement à la conclusion de la vente, d'assurer l'information complète de l'acquéreur (voir paragraphe V ci-dessous) ; elle dispensera le syndic de procéder, dans le bref délai de huit jours qui lui est imparti, à une opposition qui aurait pour effet de bloquer la totalité du prix de vente.

A défaut du certificat délivré par le syndic :

La commission recommande :

-  au notaire, de procéder sans délai à la notification prévue par l'article 20 ci-dessus, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception à l'exclusion d'autre procédé tel qu'une lettre simple ou une lettre remise contre émargement, en indiquant le domicile élu auquel une opposition pourrait être faite. Ce domicile ne peut être situé que dans le ressort du tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble ;

-   au syndic, lorsque le syndicat a une créance à faire valoir, de procéder à l'opposition, dans le délai de huit jours, par voie d'acte extrajudiciaire à l'exclusion de tout autre procédé, au domicile élu mentionné dans la notification.

Les créances dont il convient de tenir compte sont celles qui sont liquides et exigibles, c'est-à-dire les comptes des charges de copropriété ayant fait l'objet d'une approbation par l'assemblée générale, les provisions sur l'exercice en cours, régulièrement appelées par le syndic pour l'exécution du budget prévisionnel et les provisions spéciales pour travaux votés par l'assemblée générale, même si elles s'appliquent à des travaux non encore exécutés.

L'opposition énoncera avec précision les causes des différentes créances, en indiquant notamment les exercices auxquels elles se rapportent et les dates auxquelles l'assemblée générale s'est prononcée. 

La commission rappelle :

-  que la clause qui figure parfois dans le règlement de copropriété, stipulant pour le paiement des charges une solidarité entre le vendeur d'un lot et son acquéreur, est nulle. Au demeurant, il serait sans effet de reproduire cette clause dans le cahier des charges d'une adjudication ou de vouloir l'y introduire par un « dire » ;

-   que l'opposition a pour effet de rendre indisponible la totalité du prix de vente entre les mains du notaire ,

-  que la créance du syndicat pour un arriéré de charges n'a qu'un caractère chirographaire et que l'opposition formée par le syndic rne confère pas de privilège au syndicat. Seule l'inscription de l'hypothèque légale du syndicat peut, à son rang, procurer un tel résultat.

La commission recommande, en conséquence :

-   au syndic, de ne pas se fonder sur la clause dite « de solidarité » figurant éventuellement dans le règlement de copropriété ;

-  au vendeur ou au syndic, à défaut de paiement amiable, de saisir sans retard le juge de l'exécution pour qu'il soit statué sur les mérites de l'opposition, seul moyen d'obtenir le transfert des fonds.

Pour éviter que la totalité du prix de vente soit immobilisée, le vendeur peut demander au juge de l'exécution le cantonnement de l'opposition (art. 57 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 31 juillet 1992). 

IV - Assistance à l'assemblée générale

La commission rappelle :

-  que la notification faite au syndic, en application de l'article 6 du décret, détermine qui, du vendeur ou de l'acheteur a, le jour de l'assemblée générale, la qualité de copropriétaire lui donnant vocation à y assister ; que si cette notification intervient dans le délai de quinzaine avant la date fixée par l'assemblée générale, cette dernière est valablement convoquée, l'acquéreur ayant alors seul qualité pour y assister au vu de la convocation adressée à son auteur.

La commission recommande, en conséquence :

-  au syndic qui, ayant convoqué une assemblée générale, reçoit la notification d'une mutation plus de quinze jours avant, d'adresser une nouvelle convocation à l'acquéreur ;

-   au syndic, dans tous les cas, de notifier le procès-verbal de l'assemblée générale à la personne qui, à sa connaissance, à la date de l'assemblée, avait la qualité de copropriétaire. C'est en effet ce copropriétaire qui aurait qualité pour contester une décision de l'assemblée générale ;

-   au copropriétaire qui, avant la tenue d'une assemblée générale, a notifié au syndic la vente de son lot, de remettre la convocation à l'acquéreur, avec les documents annexés.

S'il n'a pas encore été procédé à la notification, la vente n'étant pas définitivement réalisée, le vendeur a la faculté de donner à l'acquéreur un pouvoir pour le représenter à l'assemblée générale.

V - Information complémentaire du vendeur et de l'acquéreur

La commission recommande :

-   au notaire qui sollicite le certificat prévu à l'article 20 de la loi, de demander au syndic l'état daté prévu par l'article 5 du décret qui, en vue de l'information des parties, indiquera d'une manière même approximative et sous réserve de l'apurement des comptes, la situation comptable du vendeur à l'égard de la copropriété, en faisant mention notamment des provisions déjà versées par le vendeur et de l'existence d'une avance de trésorerie permanente ;

-  au syndic, lorsqu'un projet de vente est ainsi porté à sa connaissance, de communiquer aux parties et au notaire chargé de la rédaction de l'acte toutes informations utiles sur le fonctionnement de la copropriété, l'état d'entretien de l'immeuble, les questions importantes débattues au cours des dernières assemblées générales, les litiges en cours, les aménagements et travaux envisagés par les copropriétaires ;

-  - au notaire, de provoquer un accord des parties sur des difficultés prévisibles telles que les conséquences d'un litige ou des décisions non encore exécutées de l'assemblée générale, et d'en faire mention dans l'acte de vente qui peut aussi régler le sort de l'avance de trésorerie permanente. Toutefois ces stipulations, valables dans les relations entre vendeur et acquéreur, ne seraient pas opposables au syndicat ;

-   au notaire, d'indiquer les nom et adresse du syndic à l'acquéreur d'un lot dans un immeuble en copropriété, en l'invitant à se mettre immédiatement en rapport avec ce dernier, tant pour se faire connaître que pour lui fournir les renseignements nécessaires à la mise à jour du fichier des copropriétaires.

N°10 relative aux remises de documents techniques au syndic

La commission :

Considérant que l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose :

« Indépendamment des pouvoirs qui lui sont conférés par d'autres dispositions de la présente loi ou par une délibération spéciale de l'assemblée générale, le syndic est chargé, ...... :

-   d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci. »

Considérant que l'article 18-2 alinéa 1er de la loi du 10 juillet 1965 dispose :

« En cas de changement de syndic l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles, et l'ensemble des documents et archives du syndicat. »

Considérant que l'article 33 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret no 86-768 du 9 juin 1986 dispose notamment :

« Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. »

Considérant qu'il est de l'intérêt d'une bonne administration de l'immeuble que soient remis au syndic par le maître de l'ouvrage les documents nécessaires à celle-ci, et que par la suite les plans d'origine soient actualisés.

Que la remise au syndicat des documents techniques relatifs à l'immeuble peut améliorer, notamment en cas d'urgence, la mise en oeuvre et l'exécution des travaux rendus nécessaires.  

I Lors De La Mise En Copropriété D'un Immeuble Neuf Ou Rénové

Recommande au maître de l'ouvrage ou au vendeur de remettre au premier syndic :

-  le règlement de copropriété ;

-   l'état descriptif de division ;

-   la liste des copropriétaires et des réservataires ;

-  une copie de l'arrêté de permis de construire ;

-   une attestation de la réalité de la réception des travaux avec l'indication de la date ;

-  le contrat d'assurance dommages-ouvrages ;

-  le contrat d'assurances multirisques ;

-  la liste des intervenants techniques mentionnant la nature des travaux qu'ils ont réalisés et la référence de leur police d'assurance ;

-  les contrats concernant l'exploitation de l'immeuble sur le plan technique(chauffage urbain, câble, ...) et contrats d'entretien ;

-  le plan de récolement des réseaux ;

II Lors De Travaux Postérieurs

Recommande au syndic :

-  lorsque les travaux ont une incidence sur le gros oeuvre ou les réseaux de l'immeuble, de se faire remettre par le maître d'œuvre de ces travaux (architecte, ingénieur, technicien) le plan ou schéma des ouvrages effectivement réalisés, ainsi qu'une notice précisant la nature des matériaux et les procédés techniques utilisés ;

-  lorsque les travaux modifient une installation existante, de veiller à ce que les plans et schémas antérieurs soient actualisés ;

-  s'il y a lieu, de se faire remettre le contrat d'assurance dommages-ouvrages y afférent.

III En Cas De Changement De Syndic

Recommande au syndic dont le mandat n'est pas renouvelé :

-  de transmettre sans retard à son successeur, outre les documents visés à l'article 18-2, l'ensemble des documents contractuels ou techniques relatifs à l'immeuble.

N°11 relative aux ventes forcées intervenant sur un immeuble en copropriété

 

La présente recommandation concerne la vente par adjudication, l'expropriation pour cause d'utilité publique ou l'exercice d'un droit de préemption publique portant sur un ou plusieurs lots d'un immeuble en copropriété ou sur des parties communes dudit immeuble.

Vu les articles 20 et 16-1 de la loi du l0 juillet 1965.

« Article 20 :

Lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, et si le vendeur n'a pas présenté au notaire un certificat du syndic ayant moins d'un mois de date, attestant qu'il est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, avis de la mutation doit être donné au syndic de l'immeuble, par lettre recommandée avec avis de réception, à la diligence de l'acquéreur. Avant l'expiration d'un délai de huit jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former, au domicile élu. par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds pour obtenir le paiement des sommes restant dues par l'ancien propriétaire. Cette opposition, à peine de nullité, énoncera le montant et les causes de la créance et contiendra élection de domicile dans le ressort du tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble. Aucun paiement ou transfert amiable ou judiciaire de tout ou partie du prix ne sera opposable au syndic ayant fait opposition dans ledit délai. »

« Article 16-1 :

Article 16-1(L. no 79-2 du 2 janv. 1979, art. 2). Les sommes représentant le prix des parties communes cédées se divisent de plein droit entre les copropriétaires dans les lots desquels figuraient ces parties communes et proportionnellement à la quotité de ces parties afférentes à chaque lot.

La part du prix revenant à chaque copropriétaire lui est remise directement par le syndic et ce, nonobstant l'existence de toute sûreté grevant son lot.

Les présentes dispositions ne dérogent pas à celles de l'article L. 12-3 du Code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. »

« Article 5 :

Vu les articles 5 et 6 du décret du 17 mars 1967.

Pour l'application des dispositions de l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965. Il n'est tenu compte que des créances du syndicat effectivement liquides et exigibles à la date de la mutation.

Indépendamment de l'application des dispositions dudit article 20, le syndic adresse avant l'établissement de l'un des actes visés au précédent article au notaire chargé de recevoir l'acte, à la demande de ce dernier ou à celle du copropriétaire qui cède son droit, un état daté qui, en vue de l'information des parties, indique, d'une manière même approximative et sous réserve de l'apurement des comptes :

a)  Les sommes, qui correspondent à la quote-part du cédant :

-  dans les charges dont le montant n'est pas encore liquidé ou devenu exigible à l'encontre du syndicat ;

-  dans les charges qui résulteront d'une décision antérieurement prise par l'assemblée générale mais non encore exécutée.

b)  Eventuellement le solde des versements effectués par le cédant à titre d'avance ou de provision. »

« Article 6 :

Tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, sans délai, au syndic soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avoué qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.

Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des nom, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l'article 23 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965. »

I. - Vente par adjudication

La Commission rappelle :

-  que les dispositions des articles 20 de la loi du 10 juillet 1965 et 6 du décret du 17 mars 1967, ci-dessus reproduits, sont applicables à une vente par adjudication d'un lot de copropriété, qu'il s'agisse d'une vente devant le tribunal sur licitation ou sur saisie immobilière ou encore d'une adjudication devant notaire.

En conséquence, la Commission recommande à l'avocat du créancier poursuivant, ou au notaire :

-  de demander au syndic, préalablement à la vente, l'état daté prévu par l'article 5 du décret, ceci afin d'assurer la meilleure information possible des acquéreurs, à défaut de pouvoir recourir, dans la plupart des cas, au certificat de l'article 20 de la loi ;

-  de faire figurer dans le cahier des charges de la vente le domicile élu où sera reçue une éventuelle opposition ; le choix de ce domicile n'est pas réglementé. Il se portera de préférence sur le cabinet de l'avocat ou l'étude du notaire chargé de recevoir les fonds ;

-  après la vente, de notifier sans délai au syndic le jugement ou le procès-verbal d'adjudication qui constitue l'acte translatif de propriété.

Cette notification rappellera l'élection de domicile, le délai de huitaine pour faire opposition et l'obligation, le cas échéant, pour le syndic d'y procéder par acte extra-judiciaire.

Pour ce qui concerne le contenu de l'opposition, les créances dont le syndicat peut faire état, la pratique de la clause dite « de solidarité » et l'opportunité d'inscrire au plus tôt l'hypothèque légale du syndicat, il est renvoyé à la recommandation no 9 ;

-  enfin, d'aviser le détenteur effectif des fonds, par exemple le bâtonnier, s'il a été constitué séquestre et le juge si une procédure d'ordre est ouverte.

Par ailleurs, il a été déjà rappelé dans la recommandation no9 que la créance du syndicat pour un arriéré de charges n'a qu'un caractère chirographaire et que l'opposition formée par le syndic n'emporte pas de privilège au profit du syndicat.

Dans le cas d'une vente sur saisie immobilière l'opposition du syndic n'aura nécessairement qu'un objet limité à la partie du prix disponible après que les créanciers inscrits auront été désintéressés. La jurisprudence en déduit que le défaut de notification de l'adjudication au syndic n'ouvrirait droit à une indemnisation du syndicat que s'il était établi que le prix excédait les créances privilégiées et que le syndicat avait une chance d'être effectivement payé ;

II. - Expropriation pour cause d'utilité publique

La commission constate :

-  que bien que cette situation soit peu fréquente, une procédure d'expropriation pour cause d'utilité publique peut concerner un ou plusieurs lots dans un immeuble placé sous le statut de la copropriété, ou bien certains lots en même temps que des parties communes, ou encore des parties communes seulement. Moins rare sera l'hypothèse d'une procédure touchant la totalité de l'immeuble en copropriété ;

-  que ni le Code de l'expropriation ni la loi du 10 juillet 1965 n'envisagent ces éventualités ;

-  qu'en vertu de l'article L. 12-1 du Code de l'expropriation le transfert de propriété est opéré par voie d'accord amiable ou par une ordonnance rendue par le juge de l'expropriation et qu'il résulte des articles R. 11-28 et R. 12-4 du même code que l'ordonnance désigne chaque immeuble ou fraction d'immeuble exproprié, en précisant l'identité de chaque propriétaire, au vu des renseignements figurant au cadastre à la date de l'ordonnance.

En conséquence, la Commission considère, sous réserve de l'appréciation des tribunaux :

-  que l'expropriation est poursuivie et prononcée à l'encontre de chacun des copropriétaires concernés, tant pour la partie privative de son lot que pour la quote-part y afférente des parties communes, telle que déterminée dans l'état descriptif de division ;

-   que l'expropriation n'est poursuivie et prononcée à l'encontre du syndicat des copropriétaires que lorsqu'elle porte exclusivement sur une partie commune, à charge par le syndic de répartir l'indemnité entre les copropriétaires selon les dispositions de l'article 16-1 ci-dessus.

La Commission recommande à l'autorité expropriante lorsque l'expropriation porte sur un ou plusieurs lots :

-  en cas d'accord amiable, faisant l'objet d'un acte authentique ou d'un acte administratif, de faire application des dispositions de l'article 20 ;

-  en cas d'ordonnance d'expropriation, de notifier au syndic l'avis de mutation prévu par ce texte, pour lui permettre, dans le cas où le copropriétaire exproprié serait débiteur à l'égard du syndicat, de faire opposition entre les mains de l'expropriant qui procédera alors à la consignation de l'indemnité conformément aux dispositions de l'article R. 13-65 du Code de l'expropriation.

III. - Exercice d'un droit de préemption publique

La commission rappelle :

-  que dans l'hypothèse de l'exercice par l'autorité publique, du droit de préemption qui lui est reconnu par la loi, le transfert de propriété s'opère différemment suivant qu'il existe ou non accord sur le prix.

1. En cas d'accord sur le prix, le transfert de propriété s'opère :

-  soit à la date de la notification de la décision du titulaire du droit de préemption d'acquérir aux prix et conditions de la déclaration d'intention d'aliéner

-   soit à la date de la notification de l'acceptation par le propriétaire de la contre-proposition du titulaire du droit de préemption ;

-  soit à la date de l'accord amiable.

2. En cas de désaccord sur le prix, le transfert de propriété s'opère lorsque les deux conditions suivantes sont réunies :

-   une décision juridictionnelle est passée en force de chose jugée : jugement notifié non frappé d'appel dans le délai ou arrêt de la Cour d'appel ;

-   aucune des deux parties n'a exercé le droit de repentir prévu par l'article L. 213-7 du Code de l'urbanisme.

3. En cas de délaissement (décision d'acquérir prise par le titulaire du droit de préemption à la demande du propriétaire dans les périmètres de zones d'aménagement différé ou de droit de préemption urbain)

Le transfert de propriété s'opère à la date de la notification de la décision d'acquérir par le titulaire du droit de préemption, alors même que les parties seraient en désaccord sur le prix. Dans ce dernier cas et dans la mesure, en effet, où le délaissement est irréversible, il est considéré qu'il y a accord sur la chose et sur un prix déterminable.

En conséquence, la Commission recommande aux titulaires d'un droit de préemption :

-  de notifier sans délai au syndic l'avis de mutation prévu par l'article 20 à l'une des dates correspondantes aux hypothèses susvisées ;

N°12 relative aux obligations du syndic lors du transfert d'un lot à titre onéreux

Vu l'article 20 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;

Vu les articles 5 et 5-1 du décret no 67-223 du 17 mars 1967 pris pour son application, modifié par le décret du 17 février 1995 ;

Considérant que l'article 5 du décret du 17 mars 1967 modifié dispose :

« Le syndic adresse, avant l'établissement de l'un des actes visés au précédent article, au notaire chargé de recevoir l'acte, à la demande de ce dernier ou à celle du copropriétaire partie à l'acte, un état daté qui, en vue de l'information des parties et, le cas échéant, des créanciers inscrits, indique d'une manière même approximative, pour le lot considéré, et sous réserve de l'apurement des comptes :

a)  Les sommes qui correspondent à la quote-part du copropriétaire intéressé :

-  dans les charges dont le montant n'est pas encore liquidé ou devenu exigible à l'encontre du syndicat,

-  dans les charges qui résulteront d'une décision antérieurement prise par l'assemblée générale mais non encore exécutée ;

b)  Eventuellement, le solde des versements effectués par le copropriétaire intéressé à titre d'avance ou de provision, à quelque titre que ce soit, ainsi que les décisions de l'assemblée générale d'où résultent ces avances et provisions ;

c)   S'il y a lieu, le montant des sommes restant dues à un titre quelconque au syndicat et leur justification ;

d)  Le montant des charges afférentes au lot considéré, pour le dernier exercice approuvé et le dernier budget prévisionnel voté. »

Considérant que l'article 5-1 du décret du 17 mars 1967 modifié dispose :

« Pour l'application des dispositions de l'article 20 de la loi du 10 Juillet 1965 modifiée, il n'est tenu compte que des créances du syndicat effectivement liquides et exigibles à la date de la mutation.

L'opposition éventuellement formée par le syndic doit énoncer d'une manière précise :

1o   Le montant et les causes des créances du syndicat afférentes aux charges et travaux mentionnés aux articles 10 et 30 de la loi du 10 juillet 1965 de l'année courante et des deux dernières années échues ;

2o   Le montant et les causes des créances du syndicat afférentes aux charges et travaux mentionnés aux articles 10 et 30 de la loi du 10 juillet 1965 des deux années antérieures aux deux dernières années échues ;

3o  Le montant et les causes des créances de toute nature du syndicat garanties par une hypothèque légale et non comprises dans les créances privilégiées, visées aux lo et 2o ci-dessus ;

4o  Le montant et les causes des créances de toute nature du syndicat non comprises dans les créances visées au 1o, 2o et 3o ci-dessus.

Si le lot fait l'objet d'une vente sur licitation ou sur saisie immobilière, l'avis de mutation prévu par l'article 20 de la loi précitée du 10 juillet 1965 est donné au syndic, selon le cas, soit par le notaire, soit par l'avocat du demandeur ou du créancier poursuivant; si le lot fait l'objet d'une expropriation pour cause d'utilité publique ou de l'exercice d'un droit de préemption publique, l'avis de mutation est donné au syndic, selon le cas, soit par le notaire ou par l'expropriant, soit par le titulaire du droit de préemption ; si l'acte est reçu en la forme administrative, l'avis de mutation est donné au syndic par l'autorité qui authentifie la convention. »

Considérant qu'afin de faciliter, lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, les relations entre le notaire, éventuellement l'avocat du demandeur ou du créancier poursuivant d'une part, et le syndic d'autre part, la pratique a élaboré des formulaires contenant les informations prescrites par les textes ;

Considérant que l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965 ayant été modifié par la loi du 21 juillet 1994 relative à l'habitat, et que les articles du décret du 17 mars 1967 ayant été également modifiés, il est apparu utile à la Commission, à titre indicatif et non normatif, de proposer en annexe de la présente recommandation deux modèles relatifs respectivement à l'état daté prévu par l'article 5 du décret (annexe no 1 ) et au certificat délivré en application 20 de la loi (annexe no 2).

Que préalablement, la Commission précise :

I. Concernant l'état daté prévu à l'article 5 du décret du 17 mars 1967 modifié :

Que le notaire chargé de recevoir tout acte conventionnel réalisant ou constatant le transfert de propriété à titre onéreux d'un lot ou d'une fraction de lot, ou la constitution sur ces derniers d'un droit réel, doit demander au syndic, préalablement à l'établissement de cet acte, l'état daté prévu par l'article 5 du décret,

Que l'état daté, établi par le syndic et adressé par ce dernier au notaire, est destiné à l'information des parties, et, le cas échéant, des créanciers inscrits ;

Que l'état daté indique, d'une manière même approximative, et sous réserve de l'apurement des comptes, les sommes mentionnées aux a), b), c) et d) de l'article 5, portant sur le lot faisant l'objet d'un transfert ou de la constitution d'un droit réel ;

Que les sommes visées au a) de l'article 5 sont celles, correspondant à la quote-part du copropriétaire cédant, qui pourront être demandées à l'acquéreur, si elles deviennent exigibles après le transfert de propriété ou la constitution du droit réel :

-  dans les charges dont le montant n'est pas encore liquidé ou devenu exigible à l'encontre du syndicat (par exemple, consommation d'eau froide, condamnation du syndicat par une décision de justice non définitive) ;

-   dans les charges qui résulteront d'une décision antérieurement prise par l'assemblée générale mais non encore exécutée (par exemple, décision portant sur la réalisation de travaux) ;

Que les sommes visées au b) de l'article 5 correspondent à des versements effectués par le copropriétaire cédant à titre d'avance ou de provision sans que la charge définitive du versement lui incombe, et dont en conséquence le syndicat des copropriétaires pourrait être débiteur à son égard (par exemple, solde de l'avance de trésorerie permanente provision spéciale de l'article 18 de la loi du l0 juillet 1965 modifiée) ;

Que les sommes visées au c) de l'article 5 sont celles qui pourraient rester dues par le copropriétaire cédant, pour le lot considéré, au syndicat des copropriétaires à un titre quelconque (par exemple, charges impayées avec mention de la date de l'appel de fonds) ;

Que l'information prévue par le d) de l'article 5 sur le montant des charges afférentes au lot considéré, pour le dernier exercice approuvé et le dernier budget prévisionnel voté, a pour objet de porter ces indications à la connaissance de l'acquéreur éventuel pour lui permettre de vérifier, en cas d'acquisition, qu'il sera en mesure de faire face aux obligations juridiques et financières attachées à sa qualité de copropriétaire

II. Concernant le certificat de l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée :

Que le certificat prévu à l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée est établi, le cas échéant, par le syndic et remis au vendeur ou adressé au notaire chargé de recevoir l'acte de mutation à titre onéreux ;

Que le syndic n'a à délivrer le certificat prévu à l'article 20 précité que dans la mesure où le vendeur est libre de toute obligation à l'égard du syndicat ;

Que, sous réserve de l'interprétation des tribunaux, les termes « libre de toute obligation » paraissent devoir s'entendre comme s'appliquant à l'ensemble des lots dont le vendeur est propriétaire, et non pas seulement au lot concerné par la mutation, du moins en vue de l'opposition au versement des fonds ;

Que, conformément aux dispositions de l'article 5-1 du décret du 17 mars 1967 modifié, il ne doit être tenu compte, pour l'établissement du certificat, que des créances effectivement liquides et exigibles à la date de la mutation, étant précisé que :

-  d'une part, constituent des créances liquides et exigibles les appels de fonds votés par l'assemblée générale avant la cession, fût-ce pour le financement de travaux non encore exécutés ;

-  d'autre part, que les sommes correspondant au coût de travaux payés par le cédant par annuités, en application de l'article 33 de la loi du 10 juillet 1965, deviennent immédiatement exigibles lors de la première mutation entre vifs du lot de l'intéressé.

Annexe I

Etat daté relatif au lot faisant l'objet de la mutation à titre onéreux en vue de l'information des parties et des créanciers inscrits

(D. no 67-223 du 17 mars 1967 modifié, art. 5).

A. - Sommes correspondant à la quote-part du copropriétaire cédant pour le lot considéré :

 Montant

- dans les charges dont le montant n'est pas encore liquidé ou devenu exigible..........

 ..........

- dans les charges qui résulteront d'une décision antérieurement prise par l'assemblée générale mais non encore exécutée..........

 ..........

B. - Solde des versements effectués par le copropriétaire cédant à titre d'avance ou provisions pour le lot considéré [(note 1):(1) Clause du règlement de copropriété et/ou date de l'assemblée générale ayant décidé l'avance ou la provision.

]

.........

 .........

C. - Sommes restant dues au syndicat pour le lot considéré.........

 .........

D. - A titre indicatif, montant des charges afférentes au lot considéré pour :

 .........

- le dernier exercice approuvé .........

 .........

- le dernier budget prévisionnel voté.........

 ..........

Annexe II

Certificat du syndic délivré en application des dispositions de l'article 20 modifié de la loi n o65-557 du 10 juillet 1965

Art. 20 - Lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, et si le vendeur n'a pas présenté au notaire un certificat du syndic ayant moins d'un mois de date, attestant qu'il est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, avis de la mutation doit être donné par le notaire au syndic de l'immeuble, par lettre recommandée avec avis de réception. Avant l'expiration d'un délai de quinze jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former au domicile élu, par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds dans la limite ci-après pour obtenir le paiement des sommes restant dues par l'ancien propriétaire. Cette opposition contient élection de domicile dans le ressort du tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble et, à peine de nullité, énonce le montant et les causes de la créance. Les effets de l'opposition sont limités au montant ainsi énoncé.

« Tout paiement ou transfert amiable ou judiciaire du prix opéré en violation des dispositions de l'alinéa précédent est inopposable au syndic ayant régulièrement fait opposition.

L'opposition régulière vaut au profit du syndicat mise en oeuvre du privilège mentionné à l'article 19-1. »

Le syndic soussigné, atteste que le copropriétaire ci-après nommé, pour les lots lui appartenant, est libre, à ce jour, de toute obligation à l'égard du syndicat.

Si la mutation n'intervient pas dans un délai d'un mois de la date du présent certificat, avis de celle-ci devra être donné par lettre recommandée avec avis de réception, conformément à l'article 20 de la loi précitée du 10 juillet 1965 afin de permettre au syndic de former éventuellement opposition.

Fait à ........

Le......... 

N°13 du 8 juillet 2010 relative au conseil syndical

 

Parmi les organes essentiels du syndicat des copropriétaires, le conseil syndical, qui est obligatoire, sauf exceptions, joue un rôle particulièrement important de liaison entre le syndic et la collectivité des copropriétaires, et constitue « le meilleur moyen » de maintenir un climat de confiance réciproque (rapport M.Bonnemaison, Doc-Ass. Nat. no 2960, p.16).

 Il ressort en effet de l'alinéa 1er de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, qu'il existe un conseil syndical dans tous les syndicats des copropriétaires. 

 Toutefois, l'assemblée générale peut décider à la majorité de l'article 26 de ne pas constituer de conseil syndical ; cette faculté n'est pas conférée au syndicat de forme coopérative (article 17-1) ni au syndicat de « résidences services » (article 41-2).

 Il reçoit donc deux missions principales qui se complètent : assister le syndic et contrôler sa gestion dans l'intérêt collectif.

 Il convient de ne pas sous-estimer le rôle du conseil syndical et il importe que le syndic mette toujours à sa disposition les moyens et informations dont il a besoin ou qu'il demande.

 Il n'appartient pas au conseil syndical d'outrepasser les missions qui lui sont confiées par les dispositions légales et réglementaires actuellement en vigueur.

 Cette recommandation précise la composition du conseil syndical (I), décrit ses missions (II), puis ses règles de fonctionnement (III).

 Les dispositions spécifiques à certains cas particuliers (un ou plusieurs syndicats secondaires, procédure d'alerte, copropriétés en difficulté, unions de syndicat, résidences services et syndicats de forme coopérative) font l'objet d'une recommandation no 13 bis. 

 I. - La constitution du conseil syndical 

 Considérant :

 — que l'article 25, c de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que la désignation ou la révocation des membres du conseil syndical a lieu à la majorité de l'article 25, et le cas échéant, de l'article 25-1 ;

— que l'article 21 de la même loi du 10 juillet 1965 dispose que : « Les membres du conseil syndical sont désignés par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l'article 23 de la présente loi, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux ou leurs usufruitiers. Lorsqu'une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s'y faire représenter, à défaut de son représentant légal ou statutaire, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet.

 Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, ses ascendants ou descendants, ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical. Les dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables aux syndicats coopératifs » ;

 — que, selon le même article : « Sauf dans le cas des syndicats coopératifs, l'assemblée générale peut décider par une délibération spéciale, à la majorité prévue par l'article 26, de ne pas instituer de conseil syndical. La décision contraire est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires » ;

— que, toujours selon le même article : « A défaut de désignation par l'assemblée générale à la majorité requise, et sous réserve des dispositions de l'alinéa précédent, le juge, saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le syndic, peut, avec l'acceptation des intéressés, désigner les membres du conseil syndical ; il peut également constater l'impossibilité d'instituer un conseil syndical » ;

— que d'après l'alinéa 7 de l'article 21 de la loi : « Le conseil syndicat élit son président parmi ses membres », ce qui implique que ce n'est pas l'assemblée générale qui élit le président du conseil syndical ;

— que selon la première phrase de l'article 41-2 de la loi : « Le syndicat des copropriétaires de « résidence-services », mis en place dans les conditions prévues à l'article 41-1, ne peut déroger à l'obligation d'instituer un conseil syndical » ;

—  que d'après l'alinéa 1er de l'article 22 du décret du 17 mars 1967 : « A moins que le règlement de copropriété n'ait fixé les règles relatives à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées par l'assemblée générale à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 » ;

— que d'après l'alinéa 3 de l'article 22 du décret : « le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder trois années renouvelables » ;

— que selon l'article 25 du décret : « Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être désignés, dans les mêmes conditions que les membres titulaires. En cas de cessation définitive des fonctions du membre titulaire, ils siègent au conseil syndical, à mesure des vacances, dans l'ordre de leur élection s'il y en a plusieurs, et jusqu'à la date d'expiration du mandat du membre titulaire qu'ils remplacent.

 Dans tous les cas, le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué si plus d'un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit ».

 En conséquence, la Commission recommande :

 1o Aux rédacteurs des règlements de copropriété :

 — de prévoir, lors de l'établissement des règlements de copropriété, les clauses fixant les règles relatives au conseil syndical (composition, organisation et fonctionnement) en tenant compte de la spécificité du syndicat (par exemple : existence ou non d'un syndicat secondaire, nombre de lots, diversité de l'usage des lots…) ;

— spécialement de veiller à ce que le conseil syndical soit composé d'un nombre impair de membres (non inférieur à trois) pour permettre de dégager une majorité.

 2o Aux syndics, pour les syndicats existants, et notamment en cas de silence ou d'insuffisance du règlement de copropriété : 

 — de soumettre, dans ces cas, à l'assemblée générale, statuant à la majorité de l'article 24 de la loi, et non plus seulement à celle qui nomme les membres du conseil syndical, et après avis de ce conseil, s'il

existe, les règles relatives à la composition, à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical dans les conditions de l'article 22 du décret du 17 mars 1967 modifié ; à défaut par le syndic, une demande accompagnée du projet de résolution peut être formée par le conseil syndical ou par tout copropriétaire, conformément aux dispositions de l'article 10 du décret du 17 mars 1967 ;

— d'inclure la question de la désignation des membres du conseil syndical dans l'ordre du jour de l'assemblée générale devant procéder à cette désignation, sans que le projet de résolution indique nécessairement le nom des candidats ;

—  si le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué, de convoquer une assemblée générale en fonction de l'éloignement de l'assemblée générale annuelle afin d'éviter que le syndicat soit trop longtemps dépourvu de conseil valablement constitué ;

— de recommander à l'assemblée générale d'élire un ou des conseillers remplaçants pour la durée du mandat restant à courir du ou des conseillers qu'ils remplacent, étant observé que le fait que le conseil syndical ne soit plus valablement constitué n'a pas pour effet d'entacher la validité des mandats confiés aux autres membres titulaires du conseil syndical.

 3o Aux copropriétaires :

 — de veiller à ce que la décision de ne pas instituer de conseil syndical soit exceptionnelle, eu égard à son rôle essentiel ;

— de tenir compte, dans la mesure du possible, des compétences techniques des copropriétaires (ingénieur, comptable, juriste, professionnels du bâtiment…) ;

— de prévoir, autant que possible, dans la composition du conseil syndical : la représentation des différents intérêts qui peuvent exister parmi les copropriétaires (par exemple, copropriétaires bailleurs et copropriétaires occupants, usage d'habitation, professionnel ou commercial, et en l'absence de syndicat secondaire, pluralité de bâtiments…) ;

— de fixer la durée des fonctions des membres du conseil syndical en précisant la date de prise d'effet et la date d'expiration du mandat, rappel fait que cette durée ne peut excéder trois ans renouvelables ;

— de prévoir que, lors de la désignation des membres titulaires, soient aussi désignés des membres suppléants pour éviter que le conseil ne soit plus constitué valablement si plus d'un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit, étant observé que les membres suppléants remplacent les membres titulaires en cas de cessation de leurs fonctions pour la durée du mandat de chacun de ceux-ci restant à courir et dans l'ordre de leur élection.

 4o A la personne qui préside l'assemblée générale des copropriétaires :

 — d'accepter les candidatures aux fonctions de membre du conseil syndical, déclarées même au cours de l'assemblée générale et même lorsque le projet de résolution comporte le nom de candidats, au moment où est abordée la rubrique de désignation des membres du conseil syndical ;

— de veiller, en cas de droits concurrents sur un lot, à ce qu'il n'y ait qu'un seul candidat pour ce lot ;

— de vérifier l'éligibilité des candidats au regard de l'article 21 de la loi ;

— de refuser qu'il soit procédé à un vote « groupé » en cas d'opposition expresse d'un copropriétaire ou si le nombre de candidats dépasse le nombre de sièges à pourvoir.

 II. - La mission du conseil syndical 

 A - Mission de contrôle et d'assistance

 Considérant :

 — que l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : « Dans tout syndicat des copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.

 En outre, il donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même.

 L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire.

Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.

Il reçoit, en outre sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat ». 

 — que d'après l'article 26 du décret : « Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution. 

 Il peut recevoir d'autres missions ou délégations de l'assemblée générale dans les conditions prévues à l'article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 et à l'article 21 du présent décret.

Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965. 

Lorsqu'une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu'il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres.

 L'ordre du jour de l'assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical ». 

 — que l'article 27 du décret du 17 mars 1967 dispose que : «… Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

 Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic ». 

 — que d'après l'article 37 du décret : « Lorsqu'en cas d'urgence le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l'exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement l'assemblée générale. 

 Par dérogation aux dispositions de l'article 35 ci-dessus, il peut, dans ce cas, en vue de l'ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander, sans délibération préalable de l'assemblée générale mais après avoir pris l'avis du conseil syndical, s'il en existe un, le versement d'une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux.

 Il ne peut demander de nouvelles provisions pour le paiement des travaux qu'en vertu d'une décision de l'assemblée générale qu'il doit convoquer immédiatement et selon les modalités prévues par le deuxième alinéa de l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 ».

 La Commission rappelle que :

La mission du conseil syndical porte notamment sur le contrôle de l'élaboration du budget prévisionnel, de l'exécution de ce budget, de la comptabilité du syndicat en s'assurant de l'application des règles comptables spécifiques, de la conclusion et de l'exécution des contrats et marchés.

Le conseil syndical est obligatoirement consulté sur la conclusion des contrats et marchés lorsque leur coût dépasse un montant fixé par l'assemblée générale, et dès que le syndic souhaite faire réaliser des travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble (article 37 du décret).

La mission d'assistance porte par exemple sur les projets de contrats ou de marchés qu'il est envisagé de soumettre à la décision de l'assemblée générale, alors même que la consultation du conseil syndical n'est pas obligatoire à l'égard de ces contrats. Cette mission peut consister à entendre le maître d'œuvre et/ou les entrepreneurs, ou d'une manière plus générale, tout contractant éventuel, ou à comparer les devis et contrats (descriptifs, estimatifs…). 

Le conseil syndical peut recevoir d'autres missions de l'assemblée générale.

Il peut se saisir lui-même de toute question concernant le syndicat des copropriétaires et l'administration de l'immeuble.

Il peut se faire assister d'un technicien ou prendre conseil auprès de toute personne de son choix.

Le conseil syndical doit rendre compte à l'assemblée générale de l'exécution de ses missions.

En conséquence, la Commission recommande :

1o Au syndic :

 — d'adresser à tout nouveau copropriétaire une note d'information sur l'organisation du syndicat, notamment sur le rôle du conseil syndical consistant à faciliter la gestion de l'immeuble et à servir de trait d'union entre le syndic et les copropriétaires ;

— de faciliter l'accomplissement de sa mission par le conseil syndical, de ne pas faire obstacle à sa mission de contrôle et de demander son assistance lorsqu'il l'estime nécessaire ou opportun ;

— de notifier, au plus tard en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale, l'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire ;

— de prévoir dans le budget du syndicat une ligne « dépenses du conseil syndical » qui sera soumise au vote de l'assemblée générale en même temps que l'ensemble du budget.

 2o Au conseil syndical :

 — de faire connaître ses avis sur les questions relevant de sa mission. Quand l'avis du conseil syndical est obligatoire, celui-ci doit être pris par écrit. Tous autres avis doivent être, si possible, consignés dans un registre ouvert à cet effet ;

— d'établir le compte-rendu de l'exécution de sa mission qu'il est souhaitable de transmettre au syndic en vue de la notification prévue au 3o du II de l'article 11 du décret du 17 mars 1967 ;

— de chiffrer et justifier des dépenses budgétaires annuelles nécessaires à son fonctionnement, à l'accomplissement de sa mission de contrôle et d'assistance, dans les limites de la ligne budgétaire votée.

 B - Les délégations de pouvoir données au conseil syndical

 Considérant :

 — que l'article 25, a de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : « Ne sont adoptées qu'à la majorité des voix de tous les copropriétaires les décisions concernant : 

 a) Toute délégation du pouvoir de rendre l'une des décisions visées à l'article 24 ; »

 — que l'article 21 du décret du 17 mars 1967 dispose que : « Une délégation de pouvoir donnée, en application de l'article 25 a de la loi du 10 juillet 1965, par l'assemblée générale au syndic, au conseil syndical ou à toute autre personne ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé. 

 Cette délégation peut autoriser son bénéficiaire à décider de dépenses dont elle détermine l'objet et fixe le montant maximum.

Elle ne peut, en aucun cas, priver l'assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l'administration de l'immeuble et la gestion du syndic.

Le délégataire rend compte à l'assemblée de l'exécution de la délégation ». 

En conséquence, la Commission recommande :

1o Au syndic :

 —  d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale, lorsque cela s'avère nécessaire et après concertation avec le conseil syndical, un projet de résolution relatif à une délégation de pouvoir au conseil syndical ou à un membre de celui-ci, ne portant délégation que pour un acte ou une décision expressément déterminée, visée à l'article 24 de la loi.

 2o Au conseil syndical :

 —  de refuser la délégation de pouvoir comportant un mandat général ;

— de se conformer au contenu précis de la délégation et de rendre compte à l'assemblée générale de l'exécution de cette délégation, un rapport écrit mis à disposition des copropriétaires pouvant être établi.

 C - La mission de la tenue des assemblées générales

Considérant :

 — que selon l'article 10 du décret, « A tout moment un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil syndical peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale » ;

— que l'article 11 du décret dispose que : « Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour (…) pour l'information des copropriétaires (…) :

3o L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire en application du deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

4o Le compte-rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l'article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil syndical en application du second alinéa de l'article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ». 

 — que l'article 22 du décret dispose que : « Le conseil syndical rend compte à l'assemblée générale, chaque année de l'exécution de sa mission » ;

— que d'après l'article 26 du décret : « Le conseil syndical contrôle (…) l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution (…) 

 L'ordre du jour de l'assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical ».

 En conséquence, la Commission recommande au syndic et au conseil syndical :

1o Avant la tenue de l'assemblée générale :

 — que le syndic n'omette pas d'établir l'ordre du jour en concertation avec le conseil syndical ;

— que le conseil syndical soit associé à l'élaboration du budget prévisionnel pour qu'il puisse exercer son contrôle et donner son avis ;

— que le conseil syndical veille à ce que l'ordre du jour prenne en compte les questions notifiées par les copropriétaires ou par le conseil syndical ;

— que soient joints à l'ordre du jour les avis écrits du conseil syndical pour tous les contrats ou marchés dont le coût dépasse le montant voté par l'assemblée générale en application du 2e alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, ainsi que le compte-rendu d'exécution de sa mission. 

 2o Au cours de l'assemblée générale :

 — que soit présenté le compte-rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical, donnant notamment toute information sur la comptabilité du syndicat, les conditions de conclusion et d'exécution des marchés et de tous autres contrats, ainsi que sur l'activité du conseil syndical.

 II. - Le fonctionnement du conseil syndical 

 A - Le fonctionnement

Considérant :

 — que selon l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 : « En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l'hypothèse où l'ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d'informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. 

Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.

Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant comme en matière de référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure, sans préjudice de dommages et intérêts ». 

— que l'article 21 de la même loi dispose que : « le conseil syndical élit son président parmi ses membres » ;

— que d'après l'article 8 du décret 17 mars 1967 : « La convocation de l'assemblée générale est de droit lorsqu'elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, s'il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un nombre inférieur de voix. La demande, qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée est demandée.

Dans les cas prévus au précédent alinéa, l'assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après la mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours ».

 — que l'article 26 du même décret dispose que : « Lorsqu'une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu'il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. Lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres » ;

—  que selon l'article 27 du décret : « Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération. 

Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic ».

La Commission rappelle que :

Les textes ne prévoient que la disposition selon laquelle « le conseil syndical élit son président parmi ses membres », les autres règles du fonctionnement étant définies par le règlement de copropriété ou les décisions de l'assemblée générale. 

Les pouvoirs propres du président consistent : 

— en la possibilité de convoquer une assemblée générale en cas de refus du syndic, dans les conditions prévues à l'article 8 alinéa 2 du décret et d'engager une action tendant à la remise de fonds et archives détenus par l'ancien syndic, en application de l'article 18-2 de la loi, sous réserve des pouvoirs conférés dans les cas particuliers visés dans la recommandation 13 bis ;

— en la réception, ès qualités, de toute communication écrite faite au conseil syndical.

Les frais nécessités par le fonctionnement du conseil syndical constituent des dépenses d'administration, et sont donc fixés dans les mêmes conditions.

La Commission recommande :

 1o Aux membres du conseil syndical :

— d'élire un président, ce qui relève de la compétence exclusive du conseil ;

— de désigner son président dès sa première réunion, le conseil syndical étant convoqué à cet effet par son doyen d'âge ;

— si le règlement de copropriété ne le prévoit pas, de désigner le président du conseil à la majorité des membres de ce conseil et, faute de majorité absolue, à la majorité relative ;

— d'élaborer un règlement du fonctionnement du conseil syndical, si le règlement de copropriété n'en contient pas ;

— de tenir un registre des avis du conseil syndical ;

— de prévoir, dans le budget prévisionnel soumis au vote de l'assemblée générale, une ligne « dépenses du conseil syndical » affectée au fonctionnement de ce conseil notamment pour permettre, le cas échéant, la rémunération de toute personne de son choix ;

— d'assurer la permanence de l'information donnée aux copropriétaires sur l'activité et les avis du conseil syndical ;

—  d'assurer effectivement l'exécution des missions d'assistance et de contrôle, qui lui sont dévolues à l'exclusion des pouvoirs de décision, qui sont de la compétence de l'assemblée générale et du syndic, sous réserve d'une délégation de pouvoir ;

— d'utiliser la possibilité de recevoir des missions ou délégations de l'assemblée générale votées à la majorité de l'article 25, étant rappelé que la délégation de pouvoir ne peut lui être donnée que pour les seules décisions relevant de la majorité relative (article 24) et qu'elle est assortie d'un formalisme imposant la notification, au plus tard en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale, d'un « projet de résolution » ;

— d'utiliser, comme indiqué ci-dessus, la possibilité de se faire assister par toute personne de son choix, en fixant avec elle les conditions de paiement des honoraires, frais et débours, sauf si elles sont déjà déterminées dans le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par décision de l'assemblée générale. 

 2o Au président du conseil syndical :

— dès sa désignation, d'en aviser le syndic ;

— de s'assurer que son nom figure sur le registre des mandats que doit tenir le syndic professionnel afin d'être prévenu par l'organisme garant en cas de cessation de la garantie financière couvrant les activités de ce syndic ;

— de transmettre à chacun des membres du conseil syndical la teneur de la communication écrite qu'il a reçue ès qualités, notamment dans le cas de l'article 29-1A.

 B - La responsabilité du conseil syndical

La Commission rappelle que :

Le conseil syndical n'étant pas doté de la personnalité civile, sa responsabilité ne peut pas être engagée. En revanche, chacun de ses membres pourrait voir sa responsabilité personnelle pour faute engagée, étant néanmoins précisé que le caractère gratuit du mandat et le rôle essentiellement consultatif des conseillers syndicaux ne rend pas fréquente la mise en jeu de sa responsabilité et, en tout état de cause, est de nature à atténuer cette responsabilité.

En conséquence la Commission recommande :

— que la responsabilité de chacun des membres du conseil syndical soit couverte par une assurance souscrite aux frais du syndicat.

 C - Les archives

 Considérant :

— que l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : « En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l'hypothèse où l'ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d'informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic ;

Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat. Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure, sans préjudice de tous dommages et intérêts ».

— que selon l'article 33 du décret du 17 mars 1967 : « Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des

assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques.

 Il délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux.

Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, des diagnostics techniques mentionnés au premier alinéa du présent article. 

La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic ». 

—  que d'après l'article 33-1 du décret du 17 mars 1967 : « En cas de changement de syndic, la transmission des documents et archives du syndicat doit être accompagnée d'un bordereau récapitulatif de ces pièces. Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical ».

—  que l'article 33-2 dispose : « L'obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l'obligation faite à l'ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, telle que prévue à la première phrase du même alinéa ». 

La Commission rappelle que :

Le président du conseil syndical a la faculté d'engager la procédure visée à l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 en cas d'absence de transmission ou de la transmission incomplète des archives de l'ancien syndic, notamment lorsqu'elle est motivée par l'existence d'un contrat d'archivage liant l'ancien syndic avec un prestataire extérieur. 

La Commission recommande :

1o Au nouveau syndic :

— d'adresser au conseil syndical, sans délai, copie du bordereau de transmission des archives ;

— de formuler des réserves, sous sa responsabilité, dans la mesure où les documents et archives transmis ne correspondent pas au bordereau remis. 

 2o Au président du conseil syndical :

— d'informer, si nécessaire, le nouveau syndic que certaines archives du syndicat n'ont pas fait l'objet de transmission par l'ancien syndic ;

— s'il envisage d'engager une action tendant à la remise des fonds et archives détenus par l'ancien syndic, de le faire en concertation avec le nouveau syndic ou l'administrateur provisoire éventuellement désigné ;

— d'engager lui-même la procédure prévue à l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dès lors que, à la suite d'une mise en demeure restée infructueuse, le nouveau syndic n'a pas lui-même engagé cette procédure.

Cette recommandation annule et remplace la précédente recommandation no 13.

 

N°14 sur le libellé de la question de l'ordre du jour relative à l'ouverture ou non d'un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat et du projet de résolution notifié simultanément

La Commission :

Considérant que l'article 18, alinéa 1er tiret 4, de la loi du 10 juillet 1965, modifiée par la loi no 85-1470 du 31 décembre 1985, dispose que :

« ... le syndic est chargé...

-  de soumettre au vote de l'assemblée générale, lors de la première désignation et au moins tous les trois ans, la décision d'ouvrir ou non un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, sur lequel seront versées toutes les sommes ou valeurs reçues par ce dernier. Cette décision est prise à la majorité mentionnée à l'article 25 de la présente loi. Le syndic dispose d'un délai de six mois pour exécuter la décision de l'assemblée générale lorsqu'elle a pour effet de modifier les modalités de dépôt des fonds du syndicat. Faute par le syndic de faire délibérer l'assemblée sur l'ouverture ou non d'un compte séparé dans les conditions ci-dessus définies, son mandat est nul de plein droit ; toutefois, les actes qu'il aurait passés avec les tiers de bonne foi demeurent valables »;

Considérant que l'article 11-5o du décret du 17 mars 1967 impose la notification au plus tard en même temps que l'ordre du jour d'un projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer notamment sur la question visée à l'article 18-4e tiret de l'alinéa 1er...

Considérant que l'article 29, alinéa 2. du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret no 86-768 du 9 juin 1986, dispose que « la décision d'ouvrir un compte séparé est prise dans les conditions de majorité prévues à l'article 25 de la (loi du 10 juillet 1965) » ,

Considérant que l'article 38 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret no 73-748 du 26 juillet 1973 dispose que :

« Dans le cas où l'immeuble est administré par un syndic qui n'est pas soumis aux dispositions de la loi n o70-9 du 2 janvier 1970 et des textes pris pour son application, toutes sommes ou valeurs reçues au nom et pour le compte du syndicat doivent être versées sans délai à un compte bancaire ou postal ouvert au nom du syndicat. Le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale peut, le cas échéant, dans les conditions et sous réserve des garanties qu'il détermine, fixer le montant maximum des fonds que le syndic peut être autorisé à ne pas verser à ce compte. »

Rappelle :

.   que, dans la situation envisagée par l'article 38 du décret du 17 mars 1967 précité, par exemple lorsque les fonctions de syndic sont assumées par un copropriétaire, les fonds détenus pour le compte du syndicat étant nécessairement déposés sur un compte séparé ouvert au nom du syndicat, il n'y a pas lieu, dans ce cas, de soumettre à l'assemblée générale la question de l'ouverture ou de la non-ouverture d'un compte séparé ;

.  qu'à l'exception de la situation ci-dessus envisagée, l'assemblée générale doit être appelée à délibérer sur le compte séparé lors de la première désignation d'un syndic et, ensuite. au moins tous les trois ans, qu'il y ait, ou non, changement de syndic. Selon la jurisprudence de la Cour de cassation (Cass. 3 o civ., 15 déc. 1993, Bull. civ. no 172, p. 114), cette obligation s'impose alors même qu'un compte séparé serait déjà ouvert au nom du syndicat ;

.  que si l'assemblée générale vote pour l'ouverture d'un compte séparé, le syndic doit procéder. dans le délai de six mois imparti par la loi, à l'ouverture de ce compte au nom du syndicat auprès de la banque ou du centre des chèques postaux désigné. le cas échéant, par l'assemblée.

Appelle l'attention sur ce que les termes de la loi excluent pour la décision d'ouverture ou de non-ouverture du compte séparé, la possibilité, à défaut de décision prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires, de convoquer une nouvelle assemblée à l'effet de statuer dans les conditions de majorité prévues à l'article 24.

Recommande Au Syndic

1o)  Pour l'information des copropriétaires :

.   lors de la convocation à l'assemblée générale, de présenter, de manière distincte, la question relative au compte séparé, afin qu'elle fasse l'objet d'un vote spécifique ;

.  d'exposer, à l'assemblée générale les avantages et les inconvénients éventuels du compte séparé au nom du syndicat, d'une part, et du compte professionnel du syndic, d'autre part, pour la bonne gestion de la copropriété, la tenue des comptes, la garantie financière des fonds détenus pour autrui, etc.,

.  de ne pas présenter, si le compte professionnel du syndic comporte des sous-comptes ou des rubriques par mandant, un de ces sous-comptes ou une de ces rubriques comme étant un compte séparé ouvert au nom du syndicat. Le sous-compte ou la rubrique par mandant n'est, en effet, qu'une modalité du compte professionnel du syndic ;

.  d'informer les copropriétaires qu'en cas de vote pour l'ouverture d'un compte séparé, le syndicat, en qualité de titulaire de ce compte, a le droit de désigner la banque ou le centre de chèques postaux auprès duquel le compte sera ouvert.

2o   Pour le libellé de la question et du projet de résolution.

Constatant la pratique de certains syndics consistant, par exemple, à lier la question de leur renouvellement et celle de l'ouverture ou non du compte ou encore à utiliser des formules ambiguës, qui sont à proscrire, telles que :

-  « confirmation du mode de gestion en application de la loi no 85-1470 du 31 décembre 1985 dite loi Bonnemaison (compte bancaire unique) » ;

-   ou « Renouvellement des modalités financières de gestion, notamment celle de ne pas ouvrir de compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, et ce pour une durée de trois ans »;

-  ou encore « Confirmation de la décision relative au maintien de la gestion financière de la copropriété avec comptabilité séparée du syndicat sur le compte unique du syndic avec refus de l'ouverture d'un compte bancaire ou postal séparé conformément à l'article l'alinéa 2 de la loi no85-1470 du 31 décembre 1985 ».

Etant rappelé :

-  que la question relative à l'ouverture ou non d'un compte séparé doit être inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée lors de la désignation du premier syndic, lors du changement de syndic et, en tout cas, tous les trois ans,

-   qu'un projet de résolution doit être joint à la convocation pour l'assemblée au cours de laquelle il sera délibéré sur le compte séparé.

Recommande Au Syndic

.  de libeller la question à inscrire à l'ordre du jour de manière à faire apparaître le droit, pour les copropriétaires d'opter pour l'ouverture ou la non-ouverture du compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat.

a)  Lors de la désignation du premier syndic, ou, dans les autres situations, si un compte séparé n'a pas été ouvert au nom du syndicat ;

.  de joindre à la convocation de l'assemblée générale comportant la question relative à l'ouverture ou la non-ouverture du compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, dans le souci d'éviter

l'équivoque qui résulte de la formule alternative « pour ou contre » et d'indiquer le résultat du vote  [ (note 1)  :

(1) dans ce sens, réponses ministérielles du ministre de la Justice (JO Sénat CR. 12 déc. 1991. p. 2801 et 7 sept. 1995. p. 1734).

] , un projet de résolution rédigé en ces termes « l'assemblée générale, invitée à se prononcer sur la question d'ouvrir ou non un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, décide d'ouvrir le compte » ;

.   de porter au procès-verbal de l'assemblée, conformément à l'article 17, alinéa 2, du décret du 17 mars 1967, le texte de la délibération, rédigée en ces termes : « décision d'ouvrir le compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat (avec indication facultative du centre de chèques postaux ou de la banque).

Résultat du vote :

-   pour .........

-   contre .........

-  abstention ..........»

(Si le nombre de voix « pour » représente la majorité des voix de tous les copropriétaires, la décision d'ouvrir un compte séparé sera adoptée et le syndic devra l'exécuter; si cette majorité n'est pas atteinte, le compte séparé ne sera pas ouvert.)

b)  Si le compte séparé est déjà ouvert :

.   de joindre à la convocation de l'assemblée générale comportant la question relative à l'ouverture ou la non-ouverture du compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat un projet de résolution rédigé en ces termes : « l'assemblée générale, invitée à se prononcer sur la question d'ouvrir ou non un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, décide de maintenir le compte séparé ouvert auprès......(indication du centre de chèques postaux ou de la banque) »;

.   de porter au procès-verbal de l'assemblée le texte de la délibération rédigé en ces termes : « décision de maintenir le compte séparé ouvert auprès ....... (indication du centre de chèques postaux ou de la banque).

Résultat du vote :

-   pour .........

-   contre .........

-   abstention.......... »

(Si le nombre de voix « pour » représente la majorité des voix de tous les copropriétaires, la décision de maintenir le compte séparé sera adoptée ; si cette majorité n'est pas atteinte, le syndic devra procéder à la fermeture du compte séparé dans le délai de six mois imparti par la loi.)

N°15 du 6 juin 1996 relative à la désignation du syndic, à la durée de ses fonctions et aux initiatives à prendre en cas de révocation ou de démission du syndic 

I Sur la désignation du syndic et la durée de ses fonctions

LA COMMISSION :

Considérant que l'article 18, avant-dernier alinéa, de la loi du 10 juillet 1965 dispose :

« Seul responsable de sa gestion, il (le syndic) ne peut se faire substituer ».

Considérant que l'article 28 alinéa 2 du décret no 57-223 du 17 mars 1967 dispose :

« ... la durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois années... ».

Considérant que l'article 28, alinéa 3, du même décret dispose, sauf les exceptions qu'il prévoit :

« L'assemblée générale peut renouveler les fonctions du syndic dans les conditions fixées à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, pour les durées prévues à l'alinéa précédent ».

Considérant que l'article 46 du même décret dispose :

« A défaut de nomination du syndic par l'assemblée des copropriétaires dûment convoqués à cet effet, le président du tribunal de grande instance désigne le syndic par ordonnance sur requête d'un ou plusieurs copropriétaires ou sur requête d'un ou plusieurs membres du conseil syndical.

La même ordonnance fixe la mission du syndic et, sous réserve des dispositions du dernier alinéa du présent article, la durée de celle-ci ; la durée de cette mission peut être prorogée et il peut y être mis fin suivant la même procédure.

Indépendamment de missions particulières qui peuvent lui être confiées par l'ordonnance visée à l'alinéa 1er du présent article, le syndic ainsi désigné administre la copropriété dans les conditions prévues par les articles 18, 18-1 et 18-2 de la loi susvisée du 10 juillet 1965 et par le présent décret. Il doit notamment convoquer l'assemblée générale en vue de la désignation d'un syndic par l'assemblée générale ».

Considérant que l'article 47 du même décret dispose :

« Dans tous les cas, autres que celui prévu par le précédent article, où le syndicat est dépourvu de syndic, le président du tribunal de grande instance, statuant par ordonnance sur requête à la demande de tout intéressé, désigne un administrateur provisoire de la copropriété qui est notamment chargé, dans les délais fixés par l'ordonnance, de se faire remettre les fonds et l'ensemble des documents et archives du syndicat et, sous réserve de l'application des dispositions de l'article 9 ci-dessus, de convoquer l'assemblée en vue de la désignation d'un syndic.

Les fonctions de cet administrateur provisoire cessent de plein droit à compter de l'acceptation de son mandat par le syndic désigné par l'assemblée générale ».

RAPPELLE :

Que le syndic est lié au syndicat, dont il est le représentant légal, par un contrat de mandat à durée déterminée. Ses fonctions revêtent un caractère personnel.

Que le syndic, dont le mandat a pris fin, n'a plus qualité pour représenter le syndicat qui, dès lors, est dépourvu de syndic ; ce dernier ne peut directement ou indirectement être reconduit d'une manière tacite ou automatique lorsque son mandat est parvenu à son terme.

Que le syndic, personne physique ou morale, ne peut céder sa « clientèle de syndicats » par une simple substitution. Le cessionnaire, s'il n'est désigné par l'assemblée générale, ne peut assumer la représentation et la gestion du syndicat.

RECOMMANDE :

A Quant à la désignation du syndic

1.  De rédiger la décision de désignation de telle manière qu'il n'existe aucun doute sur l'identité de la personne ayant la qualité de « syndic en exercice ».

A l'effet de satisfaire à cette condition :

•  si le syndic est une personne physique, d'indiquer ses nom, prénom et son domicile s'il s'agit d'un syndic non professionnel, ou l'adresse de son principal établissement s'il s'agit d'un syndic professionnel ;

•  si le syndic est une personne morale, de préciser sa forme, sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente légalement.

2.  De ne pas utiliser l'enseigne sous laquelle le syndic exploite son cabinet, sauf si elle est identique à la dénomination de la personne morale.

3.  De préciser le numéro de la carte professionnelle « gestion immobilière » du syndic désigné, et la préfecture qui a délivré cette carte ainsi que le nom et l'adresse du garant, si l'intéressé est soumis aux dispositions de la loi du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce.

4.  D'observer la recommandation no 14 sur le compte séparé.

B Quant à la durée des fonctions du syndic

De s'abstenir d'utiliser des formules telles que « le syndic est désigné pour une durée de (une année par exemple) qui commence le (date précise) pour se terminer lors de l'assemblée générale ayant à approuver les comptes de l'exercice clos le . . . . . ».

D'utiliser, au contraire, des formules dénuées de toute ambiguïté telles que « le syndic est nommé pour une durée de . . . . ., qui commencera le . . . . . pour se terminer le . . . . . ».

II Sur la révocation ou la démission du syndic

LA COMMISSION RAPPELLE :

•  que pendant la durée fixée par la décision de l'assemblée générale, le syndic peut être révoqué, le motif de la révocation devant être porté à la connaissance du syndic et de l'assemblée générale. La révocation est décidée à la majorité prévue à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 ;

•  que, pendant la même durée, le syndic peut mettre fin à ses fonctions sous réserve que cette renonciation ne préjudicie pas à son mandant, le syndicat ;

•  si la révocation du syndic intervient sans motif grave et légitime, ou si la démission de celui-ci est jugée abusive, les tribunaux peuvent allouer des dommages-intérêts au syndic ou au syndicat, selon le cas, pour réparer le préjudice ;

•  que si sa démission ou sa révocation prend effet immédiatement, le syndic démissionnaire ou révoqué ne peut recevoir la mission d'expédier les affaires courantes en attendant la nomination d'un nouveau syndic ;

•  que si le syndic s'est démis de ses fonctions sans avoir préalablement convoqué une assemblée générale à l'effet de pourvoir à son remplacement, tout intéressé peut présenter une requête au président du tribunal de grande instance tendant à la désignation d'un administrateur provisoire chargé notamment de convoquer l'assemblée en vue de désigner un nouveau syndic  [ (note 1)  :

Rép. question écrite JO Sénat. 24 juillet 1975.

] .

RECOMMANDE :

1.  Si l'assemblée générale décide la révocation du syndic : que l'assemblée générale prenne, en même temps, la décision de nommer le nouveau syndic de manière à éviter toute discontinuité dans les fonctions.

En conséquence :

•  l'ordre du jour devra comporter deux questions séparées, la première relative à la révocation du syndic en fonction, la seconde ayant pour objet la nomination du nouveau syndic ; un vote séparé devra intervenir sur chacune d'elles si une réponse positive est donnée à la première question ;

•  il conviendra de notifier, en même temps que l'ordre du jour, les conditions essentielles du nouveau contrat de syndic.

2.  Si le syndic envisage de donner sa démission : que cette décision soit présentée à l'assemblée générale. En conséquence, le syndic qui entend démissionner :

•  informe le président du conseil syndical, s'il en existe un, de son intention de convoquer l'assemblée générale pour lui notifier sa démission et l'inviter à désigner son successeur ;

•  propose un délai avant la prise d'effet de sa démission ;

•  convoque l'assemblée générale avec, à l'ordre du jour, les deux questions suivantes : « démission du syndic à compter du . . . . . » ; « désignation du nouveau syndic à compter du . . . . . ».

N°16 du 21 juillet 1997 relative aux travaux affectant les parties communes et les équipements communs

 

Cette recommandation ne concerne pas le vote du budget prévisionnel des travaux qui fera l'objet d'une recommandation distincte.

LA COMMISSION

1 Sur le programme des travaux

Considérant :

—  que l'article 14 de la loi du 10 juillet 1965 dispose en son quatrième alinéa :

« Il (le syndicat) a pour objet la conservation de l'immeuble et l'administration des parties communes. Il est responsable des dommages causés aux copropriétaires ou aux tiers par le vice de construction ou le défaut d'entretien des parties communes, sans préjudice de toutes actions récursoires » :

—  que les articles 24, 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée déterminent les conditions de majorité auxquelles les assemblées décident les différentes catégories de travaux ;

—  que de son côté, l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose dans son deuxième tiret que le syndic est chargé :

« d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci » ;

Constate :

—  l'importance des prescriptions de sécurité parmi les travaux obligatoires en vertu des dispositions législatives et réglementaires ;

—  les économies de charges résultant de l'exécution des travaux appropriés d'entretien ou d'amélioration ;

—  l'absence dans les archives du syndicat de documents techniques tels que plans et schémas d'ouvrages ou de récolement de réseaux.

Rappelle :

—  que le syndic informe les copropriétaires de l'état des constructions et des éléments d'équipements communs, ainsi que des travaux rendus obligatoires en vertu des dispositions législatives ou réglementaires ;

—  que ces travaux étant obligatoires, l'assemblée générale des copropriétaires n'a pas compétence pour en refuser le principe et doit seulement délibérer sur les modalités de réalisation de ces travaux sans que le syndicat puisse s'en prévaloir pour se soustraire à ses responsabilités. Il convient cependant de réserver les cas d'annulation de la décision administrative prescrivant les travaux ;

—  qu'une planification des travaux peut améliorer leur mise en œuvre et leur exécution, faciliter leur financement et abaisser leurs coûts.

Recommande :

1o  qu'une visite annuelle de l'immeuble soit effectuée par le syndic en présence du président du conseil syndical, et, le cas échéant, des membres du conseil syndical et des copropriétaires intéressés.

2o  qu'en dehors de la visite annuelle, en cas de désordres apparus sur les parties communes ou des équipements collectifs, il est souhaitable qu'un technicien assiste à la visite et que les copropriétaires concernés prennent toutes les dispositions utiles pour permettre l'accès aux parties privatives de leur lot où ces désordres se manifestent.

3o  qu'un cahier de maintenance de l'immeuble soit ouvert et mis à jour.

4o  qu'un état des travaux prévisibles ou souhaitables soit dressé par le conseil syndical compte tenu des éléments du constat effectué.

5o  que le conseil syndical propose un calendrier prévisionnel des travaux et une évaluation approximative de chacun de ces travaux.

6o  qu'un programme pluriannuel de travaux envisagés soit voté, dans son principe, par l'assemblée générale au vu du calendrier et de l'évaluation visés ci-dessus, ces documents étant notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour.

7o  que les plans des ouvrages exécutés soient demandés par le syndic aux entrepreneurs ou aux architectes ou aux autres techniciens contractuellement liés au syndicat, à charge pour le syndic de les archiver.

2 Sur la recherche et la désignation de l'entrepreneur

Considérant que l'organisation d'une procédure de sélection des entrepreneurs introduit plus de clarté dans la gestion de la copropriété ;

Recommande :

—  que, pour guider les copropriétaires lorsque le règlement de copropriété ne contient pas de mesures appropriées, l'assemblée générale adopte une procédure de recherche et de désignation de l'entrepreneur comprenant trois phases :

2.1 Le descriptif des travaux

Considérant que l'assemblée générale doit disposer d'éléments de comparaison entre les entrepreneurs pour faire son choix ;

Rappelle :

—  que la loi du 10 juillet 1965 vise trois catégories de travaux relatifs aux parties communes ou aux équipements collectifs : les travaux « d'entretien », les travaux « de mise en conformité », les travaux « d'amélioration ».

Recommande :

1o  que, sauf décision particulière de l'assemblée générale, le syndic établisse ou fasse établir un document comprenant : un descriptif des travaux, la qualité des matériaux, les garanties financières, les qualifications de l'entrepreneur correspondant aux travaux à réaliser, les assurances et la demande de références des chantiers précédents.

2o  qu'en cas de travaux importants ou complexes, le syndic confie à un maître d'œuvre l'élaboration de ce descriptif.

2.2 La recherche d'entrepreneurs

Recommande :

1o  qu'en cas de travaux peu importants ne dépassant pas le seuil éventuellement fixé par l'assemblée générale, le syndic choisisse les entrepreneurs à consulter, les copropriétaires pouvant, le cas échéant, proposer des noms d'entrepreneurs.

2o  que, dans les autres cas, le choix des entrepreneurs s'effectue après leur mise en concurrence. Le syndic reçoit les réponses sous double enveloppe. Les plis sont ouverts par le syndic en présence des membres du conseil syndical.

2.3 Le choix de l'entrepreneur

Considérant :

—  que l'article 21 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis dispose :

« En outre, il (le conseil syndical) donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire » ;

—  que l'article 21 (alinéa 1er) du décret du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi du 10 juillet 1965 dispose :

« Une délégation de pouvoir donnée, en application de l'article 25 a de la loi du 10 juillet 1965, par l'assemblée générale au syndic, au conseil syndical ou à toute autre personne ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé » ;

—  que l'article 26 (alinéa 2) du décret du 17 mars 1967 dispose :

« Il (le conseil syndical) peut recevoir d'autres missions ou délégations de l'assemblée générale dans les conditions prévues à l'article 25 a de la loi de 1965 et à l'article 21 du présent décret » ;

—  que l'information des copropriétaires est normalement assurée par l'application de l'article 11 (alinéa 4) du décret du 17 mars 1967 :

« Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour :

4o Les conditions essentielles du contrat proposé, lorsque l'assemblée est appelée à approuver ou à autoriser une transaction, un devis ou un marché pour la réalisation de travaux ou l'un des contrats visés aux articles 25 d et 26 a de la loi du 10 juillet 1965 et aux articles 29 et 39 du présent décret. »

Recommande :

1o  que les devis soient communiqués aux membres du conseil syndical.

2o  que, le conseil syndical, lorsqu'il a reçu délégation d'approuver un marché, fasse le choix de l'entrepreneur et adopte les conditions du contrat.

3o  qu'en l'absence de délégation au conseil syndical, le syndic soumette le marché de travaux à l'approbation de l'assemblée générale en observant les dispositions de l'article 11 du décret du 17 mars 1967, notamment la notification du ou des devis proposés, ainsi que l'avis du conseil syndical. Il apparaît souhaitable que plusieurs devis soient soumis à l'assemblée générale.

N°17 du 4 mars 1998 sur l'obligation de mentionner la superficie de la partie privative d'un lot de copropriété en cas de vente


LA COMMISSION

Considérant :

—  que l'article 46 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi no 96-1107 du 18 décembre 1996 dispose notamment que : « toute promesse unilatérale de vente ou d'achat, tout contrat réalisant ou constatant la vente d'un lot ou d'une fraction de lot mentionne la superficie de la partie privative de ce lot ou de cette fraction de lot... Les dispositions du premier alinéa ci-dessus ne sont pas applicables aux caves, garages, emplacements de stationnement ni aux lots ou fractions de lots d'une superficie inférieure à un seuil fixé par le décret en Conseil d'État prévu à l'article 47 » ;

—  que l'article 4-1 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret no 97-532 du 23 mai 1997 dispose que « la superficie de la partie privative d'un lot ou d'une fraction de lot mentionnée à l'article 46 de la loi du 10 juillet 1965 est la superficie des planchers des locaux clos et couverts après déduction des surfaces occupées par les murs, cloisons, marches et cages d'escalier, gaines, embrasures de portes et de fenêtres. Il n'est pas tenu compte des planchers des parties des locaux d'une hauteur inférieure à 1,80 m » ;

—  que l'article 4-2 du même décret énonce : « Les lots ou fractions de lots d'une superficie inférieure à 8 m2 ne sont pas pris en compte pour le calcul de la superficie mentionnée à l'article 4-1 ».

Considérant que si ces dispositions apportent à l'acquéreur une information sur la superficie, les praticiens s'interrogent sur l'étendue de l'obligation, sur les surfaces à mesurer, sur la ventilation du prix, ainsi que sur les sanctions applicables.

I Étendue de l'obligation

1 Sur les lots concernés

Rappelant :

—  que l'obligation de mentionner la superficie de la partie privative d'un lot ne s'impose que dans les immeubles soumis au statut de la copropriété fixé par la loi du 10 juillet 1965 et visé par l'article 1er alinéa 1 de cette loi, le lot pouvant être situé dans un bâtiment en contenant plusieurs ou constituer l'intégralité d'un bâtiment, observation faite que la loi s'applique aux copropriétés horizontales ;

—  que, d'une part, sont expressément exclus du champ d'application de la loi les caves, les garages et emplacements de stationnement, quelle que soit leur superficie et leur hauteur sous plafond, et d'autre part les lots ou fractions de lots d'une superficie inférieure à 8 m2, étant précisé qu'une fraction de lot est la conséquence de la division d'un lot ;

—  que les ventes d'immeubles à construire, quelle que soit leur forme, ne devraient pas être soumises à l'obligation de mentionner la superficie prévue à l'article 46 de la loi du 10 juillet 1965, ces ventes étant régies par les dispositions spécifiques des articles L. 261-1 et suivants, et R. 261-1 et suivants du Code de la construction et de l'habitation, ces deux régimes de protection des acquéreurs ne se cumulant pas.

Recommande :

—  aux vendeurs professionnels, aux professionnels de l'entremise immobilière et aux rédacteurs d'acte de s'assurer du statut juridique du bien à vendre avant de rechercher un acquéreur ;

—  aux rédacteurs d'acte, de ne pas cumuler la protection prévue par l'article 46 de la loi du 10 juillet 1965 et celle des articles L. 261-1 et suivants du code de la construction et de l'habitation, ce cumul pouvant être source d'insécurité juridique.

2 Sur la nature des mutations concernées

Constatant :

—  bien que l'article 46 de la loi s'applique à tous les lots de copropriété, sous les réserves ci-dessous spécifiées, que cet article constitue une dérogation au droit commun de la vente immobilière, et qu'il est donc d'interprétation stricte ;

—  que la loi ne s'applique qu'aux promesses unilatérales de vente ou d'achat et aux actes réalisant ou constatant la vente, ce qui implique la stipulation d'un prix en contrepartie du transfert du droit de propriété ; qu'il en est ainsi quelle que soit la qualification donnée à l'acte par les parties ;

—  que sont donc exclues les mutations à titre gratuit (donation, donation-partage), les opérations ne transférant pas de droit de propriété (cessions de parts, location-attribution), les mutations ne donnant pas lieu à indication de prix (apport en société, échange, sauf requalification de ce dernier par le juge en raison de l'importance de la soulte) ;

—  que s'agissant plus précisément de promesses, la loi s'applique aux promesses unilatérales de vente ou d'achat et aux promesses synallagmatiques de vente par acte sous seings privés  [ (note 1)  :

Communément, mais inexactement, appelées « compromis de vente ».

] ou par acte authentique, même si les unes et les autres sont assorties de conditions suspensives ou résolutoires ;

—  que certains actes, sans s'intituler « promesse de vente » ou « acte de vente » traduisent soit une intention de vendre de nature, si elle est acceptée par le bénéficiaire, à former une vente, soit un engagement de transférer la propriété du bien ; tel serait le cas, par exemple, des contrats de location-accession ou de location-vente.

Recommande :

—  aux rédacteurs d'actes (agents immobiliers, avocats, administrateurs de biens, huissiers de justice, notaires...) de s'assurer que le contenu de l'acte répond, ou non, aux conditions posées par la loi pour son application ;

—  de mentionner la superficie de la partie privative du lot ou de la fraction de lot s'il y a lieu.

II La mention de la superficie

Constatant :

—  que la loi vise la superficie des planchers des locaux clos et couverts, excluant ainsi implicitement les balcons et terrasses qui ne sont à la fois ni clos ni couverts ;

—  que sont également exclues les surfaces occupées par les murs, cloisons, marches et cages d'escalier, gaines, embrasures de portes et de fenêtres, ainsi que les planchers des parties des locaux d'une hauteur inférieure à 1,80 mètre ;

—  que la superficie ainsi définie doit être distinguée de celle mentionnée à l'article 5 de la loi du 10 juillet 1965 prévue pour déterminer la quote-part de charges relative aux parties communes et, éventuellement, la quote-part de propriété ;

—  que la loi n'impose aucune méthode de mesurage ;

—  que les parties peuvent elles-mêmes procéder au mesurage sans avoir à recourir aux services d'un professionnel.

Recommande :

—  au copropriétaire de faire mesurer la superficie de la partie privative du lot, ou de procéder lui-même à ce mesurage, dès qu'il envisage de procéder à la vente du lot, notamment en cas de

modification de la consistance de celui-ci par suite de travaux, et d'informer l'acquéreur dès le début de la négociation ;

—  au vendeur, et le cas échéant à l'acheteur, qui aurait recours à un professionnel, de vérifier que ce dernier est garanti par une assurance de responsabilité civile professionnelle pour cette activité de mesurage ;

—  aux rédacteurs d'acte, tenus d'une obligation de conseil, d'appeler l'attention des parties sur les exigences de la loi, lorsque la superficie aura été mesurée sans recours à un professionnel ;

—  aux rédacteurs de l'acte authentique, en cas de différence entre la superficie mentionnée dans la promesse et celle mentionnée dans l'acte réalisant ou constatant la vente, de faire figurer dans celui-ci une clause rectificative ;

III Sanctions applicables

Constatant :

1 En cas d'absence de mention de superficie

—  que l'acquéreur ou ses ayants droit peuvent, seuls, invoquer la nullité de l'acte, à l'exclusion du vendeur ou de ses ayants droit ;

—  que la demande en justice devra être introduite au plus tard à l'expiration d'un délai d'un mois à compter de l'acte authentique constatant la réalisation de la vente ;

—  que la date de l'acte authentique est celle du jour de sa signature par le notaire, laquelle intervient en dernier ;

—  que la loi prévoit toutefois que la signature de l'acte authentique constatant ou réalisant la vente et mentionnant la superficie, purge le vice affectant la promesse ou tout acte antérieur.

2 En cas de mention inexacte

—  que si la superficie est supérieure à celle mentionnée dans l'acte, le vendeur ne pourra pas prétendre à un supplément de prix ;

—  que si la superficie est inférieure de plus de 5 % à celle mentionnée dans l'acte, l'acquéreur pourra demander une diminution du prix proportionnelle à la différence entre la superficie mentionnée et celle mesurée ; qu'à défaut d'arrangement sur ce point, l'acquéreur devra, à peine de déchéance de son droit, intenter l'action en diminution du prix dans le délai d'un an à compter de l'acte authentique constatant la réalisation de la vente.

Recommande :

—  aux rédacteurs de veiller à ce que la superficie soit mentionnée dans l'acte, l'absence de mention étant (rétroactivement) de nature à entraîner la nullité de cet acte ;

—  aux parties d'apporter un soin particulier au mesurage de la superficie, une erreur de plus de 5 % étant susceptible d'entraîner la restitution du trop perçu par le vendeur et, le cas échéant, de donner lieu, sous réserve de leur recevabilité, à des demandes en remboursement portant sur une partie des honoraires versés au notaire, ou sur le montant des droits de mutation perçus par l'administration fiscale ;

—  aux rédacteurs d'appeler l'attention des parties sur l'intérêt de procéder, en cas de vente portant sur plusieurs lots, à une ventilation du prix entre les différents lots vendus afin que la réduction éventuelle du prix puisse ne porter que sur le lot ayant fait l'objet d'une erreur de mesurage ;

—  aux rédacteurs d'appeler l'attention des parties sur l'éventuelle opportunité, en cas de vente portant sur un lot unique composé à la fois d'une partie privative soumise à l'article 46 de la loi et de locaux exclus de son champ d'application, tels que caves ou garages (copropriété horizontale ou encore lots uniques ne satisfaisant pas aux prescriptions actuelles de la publicité foncière), de ventiler le prix global et le prix de la partie privative devant être mesurée, afin que seul ce dernier soit pris en considération en cas de réduction de prix pour erreur de mesurage ; que toutefois, l'obligation de mention issue de l'article 46 portant sur la superficie de la partie privative du lot ou de la fraction du lot, et non sur la superficie des locaux constituant ce lot, il serait inefficace de ventiler le prix des différents locaux.

N°18 du 17 juin 1998 sur le contrat d'assurance dommages ouvrage relatif à un immeuble en copropriété


La Commission

Considérant :

—  Que l'article L. 242-1 du Code des assurances dispose que : « Toute personne physique ou morale qui, agissant en qualité de propriétaire de l'ouvrage, de vendeur ou de mandataire du propriétaire de l'ouvrage, fait réaliser des travaux de bâtiment, doit souscrire avant l'ouverture du chantier, pour son compte ou pour celui des propriétaires successifs, une assurance garantissant, en dehors de toute recherche des responsabilités, le paiement de la totalité des travaux de réparation des dommages de la nature de ceux dont sont responsables les constructeurs au sens de l'article 1792-1, les fabricants et importateurs ou le contrôleur technique sur le fondement de l'article 1792 du Code civil (...). »

—  Que l'article L. 243-2 du Code des assurances dispose que : « (...) Lorsqu'un acte intervenant avant l'expiration du délai de dix ans prévu à l'article 2270 du Code civil a pour effet de transférer la propriété ou la jouissance du bien, quelle que soit la nature du contrat destiné à conférer ces droits, à l'exception toutefois des baux à loyer, mention doit être faite dans le corps de l'acte ou en annexe de l'existence ou de l'absence d'assurance. »

—  Que l'article L. 243-3 du Code des assurances dispose que : « Quiconque contrevient aux dispositions des articles L. 241-1 à 242-1 du présent code sera puni d'un emprisonnement de six mois et d'une amende de 5 000 000 F ou de l'une de ces deux peines seulement.

Les dispositions de l'alinéa précédent ne s'appliquent pas à la personne physique construisant un logement pour l'occuper elle-même ou le faire occuper par son conjoint, ses ascendants, ses descendants ou ceux de son conjoint. »

—  Qu'aux termes de l'article A. 243-1 du Code des assurances, « Tout contrat d'assurance souscrit pour l'application du titre IV du Livre II doit obligatoirement comporter les clauses figurant (...) à l'annexe II au présent article en ce qui concerne l'assurance de dommages ».

—  Que l'annexe II à l'article A. 243-1 du Code des assurances énonce les clauses types applicables aux contrats d'assurances dommages, notamment en ce qui concerne la déclaration de sinistre et la procédure d'expertise.

—  Qu'un arrêté du 30 mai 1997 (JO du 1er juin 1997 p. 8712-13) a modifié ces clauses types en ce qui concerne :

-  le contenu minimum et obligatoire de la déclaration de sinistre ;

-  les possibilités, pour l'assureur, de ne pas recourir à l'expertise pour l'indemnisation des petits sinistres.

—  Que ces modifications sont applicables aux déclarations de sinistre effectuées depuis le 2 septembre 1997, même si les contrats d'assurance ont été souscrits antérieurement.

I Principes généraux

1 Sur le domaine de l'assurance dommages ouvrage

Rappelant :

—  Que l'assurance prévue par l'article L. 242-1 du Code des assurances est une assurance de choses destinée à permettre aux propriétaires successifs, dans le délai de la garantie décennale, de réparer les dommages subis par l'ouvrage.

—  Que l'assurance dommages ouvrage représente un mécanisme de préfinancement qui intervient en dehors de toute recherche de responsabilités, lesquelles seront couvertes par l'assurance de responsabilité décennale obligatoire.

—  Que l'obligation de souscrire une assurance dommages ouvrage pèse sur le maître de l'ouvrage (le souscripteur) et bénéficie au propriétaire dont l'immeuble subit le dommage (l'assuré), les qualités de souscripteur et d'assuré n'étant, selon le cas, ni incompatibles ni nécessairement liées.

—  Que l'obligation de souscrire une assurance dommages ouvrage incombe au maître de l'ouvrage lors de l'édification de l'ouvrage, puis à la collectivité des copropriétaires constituant un syndicat, considéré comme maître de l'ouvrage, lorsque les travaux envisagés entrent dans le champ d'application des articles 1792 et suivants du Code civil.

—  Que le syndic, représentant légal du syndicat, a la qualité de mandataire du maître de l'ouvrage au sens et pour l'application de l'article L. 242-1 du Code des assurances.

—  Que le syndic soumet à l'assemblée générale, qui décide à la majorité de l'article 24, les conditions du contrat d'assurance dommages ouvrage, et le cas échéant, de tous autres contrats d'assurance qui apparaîtraient nécessaires, les conditions essentielles de ces contrats ayant été préalablement notifiées aux copropriétaires, au plus tard en même temps que l'ordre du jour, en application de l'article 11 du décret du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi du 10 juillet 1965.

—  Que doit également souscrire cette assurance le copropriétaire qui fait réaliser des travaux entrant dans le champ d'application des articles 1792 et suivants du Code civil, tel est le cas par exemple du copropriétaire qui entend faire exécuter, à ses frais, des travaux affectant les parties communes, après obtention, si besoin est, des autorisations nécessaires.

Recommande :

—  Que le contrat d'assurance dommages ouvrage soit remis, lors de la construction de l'immeuble, par le souscripteur au syndic à charge pour ce dernier de le conserver pendant la durée de la garantie décennale, et de le transmettre à son successeur, les contrats d'assurance faisant partie des documents et archives du syndicat mentionnés à l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.

—  Que cette assurance soit souscrite préalablement à l'ouverture de tout chantier comportant des travaux de construction faisant appel aux techniques de travaux de bâtiment  [ (note 1)  :

Cass. 1re civ., 26 février 1991, Bull. civ. I, no 75 ; Cass. 1re civ., 9 avril 1991, Bull. civ. I, no 133.

] .

—  Que le syndic informe les copropriétaires, lors de l'assemblée générale devant statuer sur ces travaux, du caractère obligatoire de cette assurance.

—  Que si ces travaux sont réalisés à l'initiative du syndicat, le syndic conserve la police et ses avenants pendant la durée de la garantie décennale.

—  Que les autorisations données à un copropriétaire de réaliser à ses frais des travaux de bâtiment affectant les parties communes, soient subordonnées à la justification de la souscription de la police dommages ouvrage.

—  Que lors de l'établissement de l'état daté, qui doit être fourni au notaire à l'occasion de toute mutation de lot, le syndic indique les références des différentes polices et avenants dommages ouvrage en cours de validité et concernant l'immeuble.

2 Sur l'utilisation de l'indemnité versée par l'assureur dommages ouvrage à la réparation matérielle de l'ouvrage

Rappelant :

—  Que l'indemnité versée par l'assureur dommages ouvrage est destinée au paiement des travaux de réparation de l'ouvrage sinistré.

—  Que si cette indemnité n'est pas employée au financement des travaux de réparation, la responsabilité du syndicat pourrait être engagée, et le cas échéant, sur le fondement de son obligation de conseil, celle du syndic.

—  Que l'absence d'exécution des travaux nécessaires de réparation est de nature à entraîner une aggravation du sinistre, dont l'assureur pourrait refuser la prise en charge.

Recommande :

—  Au syndic d'informer les copropriétaires de la perception de l'indemnité dès son versement par l'assureur.

—  Au syndic de rappeler aux copropriétaires concernés que l'indemnité d'assurance dommages ouvrage est destinée à la réparation du dommage.

—  Au syndic de conserver la preuve de l'emploi de ces indemnités à la réparation de l'ouvrage sinistré, à toutes fins utiles.

II Sur le contenu minimum et obligatoire de la déclaration de sinistre

Constatant :

—  Qu'en cas de dommages à l'ouvrage, l'assuré doit désormais adresser à l'assureur, en application de l'arrêté du 30 mai 1997 susvisé, une déclaration de sinistre comportant obligatoirement et au minimum les renseignements suivants :

-  le numéro du contrat et, le cas échéant, celui de l'avenant ;

-  le nom du propriétaire de la construction endommagée ;

-  l'adresse de la construction endommagée ;

-  la date de réception ou, à défaut, la date de la première occupation des locaux ;

-  la date d'apparition des dommages ainsi que leur description et localisation. »

—  Que ce texte s'applique aussi bien à la propriété individuelle qu'à l'immeuble en copropriété, et dans ce cas tant aux parties privatives qu'aux parties communes.

—  Que si l'assuré n'a pas adressé ces renseignements à l'assureur, la déclaration de sinistre ne sera pas « réputée constituée », c'est-à-dire valablement faite.

—  Que si la déclaration de sinistre n'est pas « réputée constituée », les délais de notification et de règlement du sinistre ne peuvent commencer à courir.

—  Qu'en application de l'article L. 243-2 du Code des assurances susvisé, le contrat d'assurance dommages ouvrage doit être mentionné dans le corps de l'acte ou en annexe de l'acte transférant la propriété ou la jouissance d'un bien.

—  Que cependant l'article précité n'impose pas de mentionner, dans cet acte ou dans l'annexe de celui-ci, le numéro du contrat d'assurance ou de son avenant, la date de réception des travaux et la date de première occupation des locaux.

—  Que ces renseignements sont cependant nécessaires à la mise en œuvre du droit à indemnisation.

—  Que l'assuré, ne possédant pas généralement de compétences techniques particulières dans les domaines du bâtiment ou de l'expertise, ne pourra que relater une description sommaire du dommage.

—  Que l'appréciation du coût et de la gravité du sinistre pourra également s'avérer difficile pour l'assuré.

Recommande :

—  Au maître de l'ouvrage, de remettre au premier syndic de l'immeuble une attestation de la réalité de la réception des travaux avec l'indication de la date de celle-ci  [ (note 2)  :

Conformément à la recommandation no 10 relative aux remises de documents techniques au syndic.

] .

—  Au maître de l'ouvrage d'informer chacun des premiers acquéreurs de la date de réception des travaux lors de l'établissement du procès-verbal de livraison des locaux constituant les parties privatives et de la remise des clefs.

—  Au maître de l'ouvrage de remettre à chacun des premiers acquéreurs un modèle de déclaration de sinistre clair et précis, pouvant être aisément complété.

—  Aux rédacteurs d'actes de mentionner dans le corps ou en annexe de l'acte qui transfère la propriété ou la jouissance du bien immobilier :

-  le numéro du contrat d'assurance et, le cas échéant, celui de l'avenant ;

-  la date de réception ou, à défaut, la date de la première occupation des locaux.

—  Aux rédacteurs d'actes et aux syndics concernés, lors des mutations ultérieures portant sur les lots, pour pallier l'omission éventuelle d'avenants aux contrats d'assurance, de demander systématiquement à l'assureur une notice récapitulative relative à l'assurance souscrite.

—  A l'assuré, syndicat ou copropriétaire, qui aura transmis à son assureur une déclaration de sinistre, de vérifier auprès de ce dernier que sa déclaration est complète.

—  A l'assureur, en cas de réception d'une déclaration de sinistre incomplète ou imprécise relative à un immeuble en copropriété, de mettre systématiquement en œuvre le délai de dix jours dont il dispose pour réclamer à l'assuré les éléments manquants, y compris après réception d'éléments complémentaires, cela pour permettre à l'assuré de compléter le plus rapidement possible sa déclaration.

—  Aux assurés de joindre à leur déclaration de sinistre tout document de nature à établir la réalité du dommage (devis, photographies, constats d'huissiers, rapports d'architecte...).

III Sur la possibilité pour l'assureur de ne pas recourir à l'expertise pour l'indemnisation de certains sinistres

Constatant :

—  Que l'assureur n'est plus tenu de recourir à l'expertise dans les circonstances suivantes :

-  s'il évalue le dommage à un montant inférieur à 12 000 F (TTC), ou

-  s'il considère que la mise en jeu de la garantie est manifestement injustifiée.

—  Que, lorsqu'il décide de ne pas recourir à une expertise, l'assureur notifie à l'assuré son offre d'indemnité ou sa décision de refus de garantie dans le délai de quinze jours à compter de la réception de la déclaration de sinistre réputée constituée.

—  Que si l'assuré conteste la position prise par l'assureur quant au montant de l'indemnité ou au refus d'application des garanties, il peut demander à l'assureur de désigner un expert.

Recommande :

—  A l'assureur de respecter le délai légal de quinze jours pour faire connaître à l'assuré son offre d'indemnité ou son refus de garantie, afin de ne pas retarder la réparation du sinistre survenu dans un immeuble en copropriété.

—  A l'assureur, pour les raisons ci-dessus indiquées, lorsqu'il décide de ne pas recourir à une expertise, d'indiquer clairement à l'assuré qu'il peut contester cette position et lui demander de désigner un expert.

N°19 du 25 novembre 1998 relative à l'installation d'un réseau câblé ou d'une antenne distribuant des services de télévision dans les immeubles soumis au statut de la copropriété

(cette recommandation ne traite pas de l'établissement et de l'exploitation des réseaux câblés)


La Commission

Vu l'article 14, dernier alinéa, de la loi du 10 juillet 1965 qui dispose notamment : « Il (le syndicat) a pour objet la conservation de l'immeuble et l'administration des parties communes »;

Vu l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, modifiée par la loi no 92-653 du 13 juillet 1992, qui dispose que « Ne sont adoptées qu'à la majorité des voix de tous les copropriétaires les décisions concernant : … j) l'installation ou la modification d'une antenne collective ou d'un réseau interne à l'immeuble raccordé à un réseau câblé »;

Vu la loi no 66-457 du 2 juillet 1966, modifiée, relative à l'installation d'antennes réceptrices de radiodiffusion;

Vu le décret no 67-1171 du 22 décembre 1967, modifié, fixant les conditions d'application de la loi no 66-457 du 2 juillet 1966 relative à l'installation d'antennes réceptrices de radiodiffusion;

Vu la loi no 86-1067 du 30 septembre 1986, modifiée, relative à la liberté de communication, et notamment son article 34-3;

Vu le décret no 93-534 du 27 mars 1993 pris pour l'application de l'article 34-3 de la loi du 30 septembre 1986 relative à la liberté de communication instituant une servitude d'installation et d'entretien des réseaux distribuant par câble des services de radiodiffusion sonore et de télévision;

Vu l'article R.111-14, alinéa 2, du Code de la construction et de l'habitation et l'article 2 du décret no 93-613 du 26 mars 1993 qui prévoit que « les dispositions du décret du 26 mars 1993, en tant qu'elles concernent les services distribués par câble, s'appliqueront aux immeubles dont la demande de permis de construire aura été déposée après sa publication »;

Vu l'article R.421-1-8o du Code de l'urbanisme :

I Principes généraux et servitude légale d'installation du câble

Rappelle :

Qu'il résulte de la loi du 2 juillet 1966 susvisée une préférence pour les antennes collectives par rapport aux antennes individuelles; que cette préférence régit aussi le raccordement de l'immeuble collectif à un réseau câblé;

Que selon les dispositions du décret du 26 mars 1993, et de l'article R.111-14, alinéa 2, du Code de la construction et de l'habitation susvisés, les immeubles collectifs dont le permis de construire a été déposé postérieurement au 28 mars 1993 doivent être munis des dispositifs collectifs nécessaires à la distribution des services de radiodiffusion sonore et de télévision dans les logements et des gaines ou passages pour l'installation des câbles correspondants;

Que, quelle que soit la date de construction de l'immeuble, l'installation ou la modification d'une antenne collective (antenne râteau ou parabole) ou d'un réseau interne à l'immeuble raccordé à un réseau câblé est une décision qui relève des conditions de majorité de l'article 25;

Qu'en l'absence de réseau interne raccordé au réseau câblé, l'article 34-3 de la loi du 30 septembre 1986, modifiée, institue au bénéfice des communes, des groupements de communes ou des personnes autorisées en vertu du 1er alinéa de l'article 34 de ladite loi, une servitude permettant d'installer dans les parties communes et d'entretenir, aux frais du bénéficiaire, les câbles et équipements nécessaires à la desserte des locaux à usage lucratif, observation faite que cette servitude semble jusqu'à présent peu utilisée;

Rappelle :

Qu'il résulte de la loi du 2 juillet 1966 susvisée une préférence pour les antennes collectives par rapport aux antennes individuelles; que cette préférence régit aussi le raccordement de l'immeuble collectif à un réseau câblé;

Que selon les dispositions du décret du 26 mars 1993, et de l'article R.111-14, alinéa 2, du Code de la construction et de l'habitation susvisés, les immeubles collectifs dont le permis de construire a été déposé postérieurement au 28 mars 1993 doivent être munis des dispositifs collectifs nécessaires à la distribution des services de radiodiffusion sonore et de télévision dans les logements et des gaines ou passages pour l'installation des câbles correspondants;

Que, quelle que soit la date de construction de l'immeuble, l'installation ou la modification d'une antenne collective (antenne râteau ou parabole) ou d'un réseau interne à l'immeuble raccordé à un réseau câblé est une décision qui relève des conditions de majorité de l'article 25;

Qu'en l'absence de réseau interne raccordé au réseau câblé, l'article 34-3 de la loi du 30 septembre 1986, modifiée, institue au bénéfice des communes, des groupements de communes ou des personnes autorisées en vertu du 1er alinéa de l'article 34 de ladite loi, une servitude permettant d'installer dans les parties communes et d'entretenir, aux frais du bénéficiaire, les câbles et équipements nécessaires à la desserte des locaux à usage lucratif, observation faite que cette servitude semble jusqu'à présent peu utilisée;

Que le même article 34-3 indique que l'installation de ces câbles et équipements doit être réalisée dans le respect de la qualité esthétique des lieux et dans les conditions les moins dommageables possibles pour les propriétés, et que le décret no 93-534 du 27 mars 1993 pris pour l'application de ce texte précise les modalités de la mise en œuvre de la servitude, notamment les conditions de la visite préalable des lieux et d'établissement du dossier.

Recommande :

Au maire de la commune ou au président du groupement de communes qui, ayant établi un réseau câblé ou ayant autorisé un concessionnaire (appelé « câblo-opérateur ») à établir un tel réseau, entend mettre en œuvre la servitude instituée par l'article 34-3, d'inviter à une réunion préalable d'information le syndic de l'immeuble concerné et les copropriétaires ou, au moins, les membres du conseil syndical;

Au syndic et aux membres du conseil syndical d'être présents lors de la visite technique effectuée en vue de l'établissement du schéma de câblage, afin de poser toute question (câblage en sous-sol ou en façade d'immeuble par exemple) et d'exprimer, dès cette étape, toutes observations utiles pour le respect notamment de la qualité esthétique des lieux;

Au bénéficiaire de la servitude, de joindre au dossier accompagnant la notification faite au syndic la justification de l'assurance destinée à couvrir les dommages qui trouvent leur origine dans les câbles et équipements annexes, le bénéficiaire de la servitude étant responsable de ces dommages;

Au syndic de soumettre sans délai au conseil syndical le dossier qui lui est notifié par le maire de la commune ou le président du groupement de communes afin de présenter des observations éventuelles à l'autorité communale dans le délai prescrit, étant précisé que ce délai ne peut être inférieur à trois mois;

Au syndic, d'adresser au bénéficiaire de la servitude, dans le délai prescrit, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, les observations éventuelles des copropriétaires sur les modalités envisagées pour le passage et l'ancrage des câbles et matériels électroniques actifs et passifs nécessaires à la desserte des locaux à usage privatif, ainsi que sur les dommages et préjudices qui pourraient résulter de la servitude.

II Installation sur décision de l'assemblée générale des copropriétaires

1o Installation du câble

Rappelle :

Que si le permis de construire de l'immeuble est antérieur au 28 mars 1993 (date de publication du décret du 26 mars 1993 susvisé) et que la servitude n'a pas été mise en œuvre, la décision de raccordement est prise par le syndicat des copropriétaires (article 25 j), ou demandée à l'assemblée générale par un ou plusieurs copropriétaires qui se proposent d'exécuter les travaux à leurs frais (article 25 b);

Que la répartition du coût des travaux décidés par l'assemblée générale se fait conformément à l'article 10, alinéa 1er, de la loi du 10 juillet 1965 en fonction de l'utilité, et qu'elle est décidée dans les conditions de majorité de l'article 25, en application de l'article 11 de la loi précitée, étant observé qu'une répartition par parts égales peut être admise dans la mesure où elle est conforme à l'article 10, alinéa 1er;

Qu'en cas d'autorisation donnée à un groupe de copropriétaires de faire réaliser les travaux de raccordement à leurs frais, il appartient à ceux-ci, et non à l'assemblée des copropriétaires, de décider entre eux de la répartition du coût, étant observé que les autres copropriétaires ne pourront alors bénéficier de ces équipements collectifs qu'après avoir versé leur quote-part du coût des installations conformément à l'article 30, alinéa 4 de la loi.

Recommande :

Au syndic,de notifier, en même temps que la convocation à l'assemblée générale au cours de laquelle sera évoquée cette question de l'ordre du jour, les conditions essentielles du devis pour la réalisation

des travaux et du contrat proposé pour la maintenance des installations, conformément à l'article 11 du décret du 17 mars 1967;

Au syndic, de mettre à la disposition des copropriétaires, préalablement à l'assemblée générale amenée à délibérer sur cette question, le dossier complet comprenant notamment le schéma de câblage envisagé, étant précisé que seules les parties communes doivent être affectées par les câbles et équipements annexes;

Au syndic, de distinguer dans l'ordre du jour et dans le procès-verbal, la décision de travaux qui relève des conditions de majorité de l'article 25 et celle du contrat de maintenance qui relève de la majorité de l'article 24;

Au copropriétaire ou au groupe de copropriétaires qui envisagerait de faire exécuter les travaux de raccordement à ses frais, de remettre au syndic un dossier complet comprenant notamment le schéma de câblage envisagé, aux fins de consultation par les autres copropriétaires avant l'assemblée amenée à délibérer sur l'autorisation prévue par l'article 25 b de la loi;

Au syndicat des copropriétaires de n'autoriser un copropriétaire ou un groupe de copropriétaires à faire exécuter à leurs frais les travaux de raccordement qu'à la condition préalable qu'il soit justifié d'une assurance couvrant les dommages qui pourraient résulter de ces travaux;

Au syndic, de conserver un exemplaire du schéma de câblage retenu, et de la justification de l'assurance;

Au câblo-opérateur, lorsque cela est possible, d'utiliser pour le passage du câble, une gaine déjà existante.

2o Installation d'une antenne ou d'une antenne parabolique

Rappelle :

Que l'article 25 j de la loi du 10 juillet 1965, en mentionnant l'installation ou la modification d'une antenne collective, ne fait pas de distinction entre l'antenne collective dite « antenne râteau » qui permet la distribution des chaînes de télévision hertzienne terrestre et l'antenne collective parabolique qui permet la distribution des chaînes de télévision hertzienne et des chaînes transmises par satellites : qu'en conséquence, la décision d'installer ou de modifier l'une ou l'autre des antennes relève des conditions de majorité de l'article 25;

Que, par application de l'article R.421-1-8o du Code de l'urbanisme modifié par le décret no 93-1195 du 22 octobre 1993, si l'antenne, dans une de ses dimensions dépasse 4 mètres ou le pylône 12 mètres au-dessus du sol, et si, lorsque l'antenne comporte un réflecteur, la dimension de celui-ci excède 1 mètre, son installation entre dans le champ d'application du permis de construire mais relève du régime déclaratif;

Que l'installation d'une antenne individuelle sur la façade de l'immeuble ou sur un balcon nécessite qu'une autorisation soit donnée par l'assemblée des copropriétaires, dans les conditions de majorité de l'article 25 de la loi, au copropriétaire qui entend procéder à cette installation, laquelle affecte nécessairement les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble.

Recommande :

Aux copropriétaires, dans le souci de respecter l'aspect esthétique général de leur immeuble, de ne pas installer d'antenne individuelle extérieure sans avoir obtenu l'autorisation préalable de l'assemblée des copropriétaires; à défaut de cette autorisation, les travaux étant irréguliers, le syndicat pourrait en demander la dépose;

Au syndic des copropriétaires, lorsqu'il est amené à délibérer sur une demande d'autorisation d'installation d'une antenne individuelle, de s'interroger sur le point de savoir si l'installation d'une antenne collective ne serait pas préférable, notamment pour préserver l'esthétique de l'immeuble;

Au syndic et au conseil syndical, de ne pas donner leur accord aux copropriétaires pour l'installation d'une antenne individuelle, cette autorisation ne relevant que de la compétence du syndicat des copropriétaires, et le cas échéant, des pouvoirs du juge saisi après refus d'autorisation de l'assemblée, étant précisé que le juge ne peut ordonner que la remise en état des lieux si l'installation a déjà été réalisée;

Au syndic d'informer l'assemblée des copropriétaires des dispositions de l'article R.421-1-8o du Code de l'urbanisme susvisé, et le cas échéant, de procéder à la déclaration nécessaire.

III Sur les notions de service collectif et de service antenne

Rappelle :

Que le principe de libre communication des pensées et des opinions est constitutionnellement garanti;

Que la liberté d'opinion et la liberté de recevoir ou de communiquer des informations ou des idées sont garanties, dans l'Union européenne, par la convention européenne de sauvegarde des Droits de l'homme et des libertés fondamentales, ainsi que par la directive « télévision sans frontière » du 3 octobre 1989 et, en droit interne, par la loi du 2 juillet 1966 susvisée;

Que l'objet du syndicat des copropriétaires est limité à la conservation de l'immeuble et à l'administration des parties communes, et que les décisions prises en assemblée générale ne peuvent porter que sur les questions relatives aux parties privatives ou aux droits individuels des copropriétaires;

Que l'administration des parties communes inclut la possibilité de faire procéder à des travaux d'amélioration (tels que la création ou la transformation d'éléments d'équipement commun) et la gestion des services collectifs (tels que le chauffage collectif, l'entretien de l'ascenseur ou le service de gardiennage de l'immeuble); que toutefois la notion de services collectifs entrant dans l'objet du syndicat ne saurait être étendue à un service individuel proposé à chaque copropriétaire, le fait que ce service puisse intéresser l'ensemble des copropriétaires pris individuellement n'étant pas de nature à transformer ce service individuel en un service collectif soumis à la décision de l'assemblée des copropriétaires; que toute pratique s'appuyant sur un raisonnement contraire aurait nécessairement pour conséquence de restreindre les droits du copropriétaire sur la jouissance des parties privatives de son lot;

Que si l'installation ou la modification d'une antenne collective ou d'un réseau interne à l'immeuble est raccordé à un réseau câblé est un équipement commun relevant des pouvoirs de l'assemblée générale, la décision de souscrire un « service antenne » avec abonnement comprenant la réception d'une sélection de chaînes hertziennes ou câblées relève du droit individuel de chaque copropriétaire, fondé sur les libertés ci-dessus rappelées;

Que s'il appartient à l'assemblée des copropriétaires de prendre la décision d'installer ou de modifier une antenne collective ou un réseau interne à l'immeuble raccordé à un réseau câblé à la majorité de l'article 25 de la loi, elle ne peut adopter, à quelque majorité que ce soit, la souscription d'un « service antenne » qui relève de la liberté individuelle;

Que si les charges entraînées par l'installation ou la modification d'une antenne collective ou d'un réseau interne à l'immeuble raccordé à un réseau câblé, et par leur entretien, sont appelées auprès des copropriétaires conformément à l'article 10, alinéa 1er, de la loi du 10 juillet 1965, la redevance liée à un « service antenne » n'entre pas dans les charges de copropriété, et son paiement ne peut donc être demandé, à ce titre, par le syndic, quand bien même la somme serait peu importante.

Recommande au syndic :

- de ne pas porter à l'ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires une seule question portant tout à la fois sur l'installation (ou la modification) d'une antenne collective ou d'un réseau interne à l'immeuble raccordé à un réseau câblé et sur la souscription d'un « service antenne »;

- et d'une manière plus générale, de ne pas porter à l'ordre du jour de l'assemblée la question portant sur la souscription « service antenne »;

- au syndic, de transmettre aux copropriétaires les propositions de programmes offertes à un tarif préférentiel pour un abonnement groupé, et de rassembler, le cas échéant, les abonnements individuels des copropriétaires souhaitant bénéficier de ces propositions.

IV Installation à la demande d'un locataire

Constate :

Que l'article 1er de la loi du 2 juillet 1966 susvisée prévoit que le propriétaire d'un immeuble ne peut s'opposer, sans motif sérieux et légitime, à l'installation, aux frais d'un ou plusieurs locataires, d'une antenne extérieure, mais que l'offre faite par le propriétaire de raccordement soit à une antenne collective, soit à un réseau câblé peut constituer un motif légitime et sérieux d'opposition; que l'article 4 de la même loi prévoit l'application de ce texte aux immeubles soumis au régime de la copropriété.

Que l'application des dispositions précitées de la loi du 2 juillet 1966 dans un immeuble en copropriété est de nature à soulever des difficultés dans la mesure où le copropriétaire bailleur n'est pas propriétaire de la structure de l'immeuble, et où il ne peut transmettre à son ayant droit, le locataire, plus de droits qu'il n'en détient lui-même de la loi du 10 juillet 1965 et du règlement de copropriété; qu'en outre, le locataire n'a aucun lien de droit avec le syndicat des copropriétaires, représenté par le syndic, le bail n'établissant de rapports contractuels qu'entre le locataire et le copropriétaire bailleur.

Recommande :

Au locataire, dans un immeuble soumis au régime de la copropriété, qui entend exercer le droit qui lui confère l'article 1er de la loi du 2 juillet 1966 susvisée, de s'adresser à son bailleur, et non au syndic avec lequel il n'a aucun lien de droit;

Au syndic qui serait destinataire de la demande d'un locataire, de la transmettre au copropriétaire bailleur;

Au copropriétaire bailleur, saisi de la demande de son locataire, et pour le cas où il n'existe pas de possibilité de raccordement à une installation collective existante, de demander au syndicat des copropriétaires l'autorisation d'installer, à ses frais, une antenne individuelle ou d'effectuer un raccordement individuel au réseau câblé;

Au copropriétaire bailleur, en cas de refus d'autorisation, de saisir le tribunal d'une demande tendant à obtenir l'autorisation de réaliser, à ses frais, l'installation ou le raccordement dont il s'agit.

 N°20 du 23 février 1999 concernant les archives du syndicat des copropriétaires

(non parue au JO)


La commission

Considérant :

- que l'article 33 du décret du 17 mars 1967 modifié, pris en application de la loi du 10 juillet 1965, dispose, en son alinéa 1er, que :

« le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes. »

- que l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée dispose que :

« En cas de changement du syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat.

Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat. Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des intérêts dus à compter du jour de la mise en demeure. »

- que l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée dispose en ses alinéas 3 et 4 que :

« le conseil syndical… peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.

Il reçoit, en outre, sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. »

- que l'article 1er de la loi no 79.18 du 3 janvier 1979 sur les archives définit celles-ci comme étant « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. ».

Considérant qu'une gestion rigoureuse des archives du syndicat des copropriétaires est essentielle au suivi d'une bonne administration de l'immeuble ;

Considérant que, dans de nombreuses situations, l'archivage des documents relatifs à l'immeuble et au syndicat se révèle incomplet ou insuffisant ;

Considérant qu'il convient d'examiner, tant au regard des textes applicables qu'au regard des obligations que font peser les nécessités quotidiennes sur les syndicats et les syndics, les questions relatives à la constitution, la conservation, la communication et la transmission des archives syndicales.

I La constitution des archives syndicales

Constatant que le syndic de copropriété doit satisfaire aux obligations qui découlent de différents textes législatifs ou réglementaires, certains relevant du statut de la copropriété et d'autres étant extérieurs à celui-ci ;

1o Les archives prévues par le statut de la copropriété

- l'article 33 du décret du 17 mars 1967 modifié énumère, dans une liste qui n'est qu'indicative, les pièces et documents que doit détenir le syndic, en sa qualité « d'archiviste » de la copropriété ; ainsi, l'article 33 du décret précité prévoit-il que le syndic détient une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er et 3 de ce même décret, c'est-à-dire le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état descriptif de division, les conventions relatives aux droits accessoires aux parties communes, et leurs actes modificatifs ;

- l'article 33 du décret précité prévoit aussi que le syndic détient toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat, et en particulier les registres contenant les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et les pièces annexes ;

- les « conventions » prévues par l'article 33 du décret précité correspondent notamment aux contrats de maintenance des équipements communs (ascenseur, chauffage collectif, portes de garage par exemple), aux contrats d'assurance de l'immeuble (responsabilité, incendie, dégât des eaux, dommages-ouvrages le cas échéant), aux contrats de travail des préposés du syndicat (concierge, employé d'immeuble, préposé aux espaces verts par exemple) ;

- les pièces et documents relatifs à l'immeuble et au syndicat », prévus par ce même texte, comprennent notamment la fiche cadastrale et la fiche hypothécaire générale de l'immeuble, les statuts de l'union de syndicats ou de l'association syndicale si elles existent, la liste des membres du syndicat, les dossiers relatifs au personnel du syndicat, les dossiers comptables et financiers, les documents d'urbanisme, les documents techniques relatifs à l'immeuble, étant précisé que certains de ces dossiers et documents incluent les conventions mentionnées ci-dessus ;

- les « pièces annexes des registres des procès-verbaux des assemblées » comprennent la copie des convocations et les accusés de réception correspondants, la feuille d'émargement lorsque les convocations sont remises contre récépissé ou émargement, l'ordre du jour et les documents notifiés en même temps que celui-ci, la feuille de présence, la copie des notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants et leurs accusés de réception ;

2o Les archives prévues par des textes extérieurs au statut de la copropriété :

- l'article R.238-38 du Code du travail prévoit, en vue d'assurer la sécurité et de protéger la santé des personnes intervenant sur les chantiers de bâtiment, la remise au maître de l'ouvrage du « dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage ». Cet article mentionne spécifiquement que, dans le cas d'une copropriété, un exemplaire de ce dossier qui rassemble sous bordereau tous les documents, tels que les plans et les notes techniques, de nature à faciliter l'intervention ultérieure sur l'ouvrage, est également remis au syndic de l'immeuble ;

- d'autres textes, sans viser expressément le syndic, font obligation de constituer et de conserver des dossiers ou documents relatifs aux immeubles ; dans les immeubles soumis au statut de la copropriété, cette charge incombe au syndic ;

- ainsi l'article R.125-5 du Code de la construction et de l'habitation prévoit que soit conservé un carnet d'entretien des portes automatiques de garage ;

- l'article 8 du décret no 96-97 du 7 février 1996 modifié, relatif à la protection de la population contre le risques sanitaires liés à une exposition à l'amiante dans les immeubles bâtis, impose la constitution, la conservation et l'actualisation d'un dossier technique regroupant les informations relatives à la recherche et à l'identification de certains matériaux et produits, ainsi qu'à l'évaluation de leur état de conservation ;

- l'article 86 du décret no 72-678 du 20 juillet 1972, pris pour l'application de la loi no 70-9 du 2 janvier 1970, prévoit que les syndics, dès lors qu'ils sont soumis à cette loi, peuvent être amenés à communiquer à leur garant les documents nécessaires à la vérification de la suffisance de la garantie (livre de caisse, livres de banques et de chèques postaux, registre des mandats, relevés bancaires et postaux, documents constatant la reddition des comptes…) ;

Rappelle :

- la recommandation no10 relative aux remises de documents techniques au syndic ;

- la recommandation no 16 relative aux travaux affectant les parties communes et les équipements communs, dans laquelle la Commission préconise qu'un cahier de maintenance de l'immeuble soit ouvert et mis à jour, et que les plans des ouvrages exécutées soient conservés par le syndic.

Recommande :

- aux syndics, de veiller à la constitution, en application de dispositions législatives ou réglementaires, du fonds documentaire relatif au syndicat et à l'immeuble ;

- aux syndics, de verser au fonds documentaire relatif au syndicat et à l'immeuble, les documents qui, bien que n'étant pas expressément prévus par des dispositions législatives ou réglementaires, peuvent apparaître utiles au suivi d'une bonne administration de l'immeuble (cahier de maintenance de l'immeuble préconisé par la recommandation no 16, liste des fournisseurs et des entrepreneurs intervenant dans l'immeuble, bordereaux de transmission des archives entre syndics successifs…) ;

- aux syndics qui ne détiendraient pas certains des documents visés ci-dessus, d'en demander copie, par exemple au notaire pour le règlement de copropriété ou l'état descriptif de division, à l'architecte, au promoteur ou au constructeur pour les plans de l'immeuble…

II La conservation des archives

Constatant :

- que l'organisation des archives par le syndic doit permettre un accès rapide et facile aux documents recherchés ;

- que les documents relatifs à l'immeuble et au syndicat doivent, dans un souci d'efficacité, être actualisés et mis à jour lorsque nécessaire ;

- que, d'une manière générale, les dispositions légales ou réglementaires mettant à la charge des syndics l'obligation de conserver certains documents, ne précisent pas si cette obligation est limitée dans le temps ;

- que, toutefois, pour certains documents, une durée de conservation spécifique a été prévue, et que l'existence d'un délai de prescription de certaines actions en justice justifie que soient conservées, pendant ce délai, les pièces qui pourraient apparaître utiles en cas de litiges ;

1o) La durée de conservation de certains documents

- que l'article 16 du Code de commerce, applicable au syndic commerçant, prévoit que les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans ;

- que les articles R.143-2 du Code du travail et L.243-12 du Code de la sécurité sociale imposent que les livres de paie soient conservés pendant cinq ans à compter de leur date de clôture ;

- que l'article L.244-3 du Code de la sécurité sociale prévoit un délai de conservation de trois années pour les documents relatifs aux charges sociales ;

- que la conservation de certains de ces documents, au-delà des délais requis, peut présenter un intérêt particulier (documents nécessaires à la constitution du dossier de retraite d'un membre du personnel du syndicat, documents historiques…) ;

2o) Le délai de prescription de certaines actions

- que la loi précitée du 10 juillet 1965 prévoit des délais spécifiques de prescription pour l'action en révision de la répartition des charges, laquelle doit être intentée dans un délai de cinq ans à compter de la publication du règlement de copropriété ou dans un délai de deux ans à compter de la première mutation du lot à titre onéreux (article 12) ; pour les actions personnelles, nées de l'application de cette loi, entre copropriétaires ou entre un copropriétaire et le syndicat, qui se prescrivent par dix ans (article 42 alinéa 1er) ; pour les actions qui ont pour objet de contester les décisions d'assemblées générales lesquelles doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires défaillants ou opposants dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions (article 42 alinéa 2) ;

- que des textes extérieurs au statut de la copropriété prévoient des délais particuliers de prescription, en matière notamment de responsabilité civile extra-contractuelle (10 ans - article 2270-1 du Code civil), d'obligations commerciales (10 ans - article 189 bis du Code de commerce), de responsabilité des constructeurs (10 ans ou 2 ans - article 2270 du Code civil), de paiement de salaires (5 ans - article 2277 du Code civil) ;

- qu'à défaut de texte spécifique, la prescription est trentenaire en matière civile (article 2262 du Code civil) ;

- que les délais légaux pouvant être suspendus ou interrompus, la conservation de documents au-delà de ces délais peut être nécessaire pour tenir compte de la durée variable de ces événements.

Rappelant :

- que l'absence de conservation par le syndic des documents concernant le syndicat peut entraîner un préjudice pour ce dernier, de nature à engager la responsabilité contractuelle du syndic ;

- que, s'il a la qualité de commerçant, le syndic qui a fait disparaître des documents comptables, ou qui n'a pas tenu de comptabilité complète ou régulière, peut être condamné pour banqueroute en cas d'ouverture d'une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire (article 197.4o et 5o de la loi du 25 janvier 1985 modifiée) ;

- que la destruction, la dégradation ou la détérioration d'un registre, d'une minute ou d'un acte original de l'autorité publique (tel que, par exemple, un arrêté de péril…) est punie d'un emprisonnement de trois ans et d'une amende de 300 000 francs (article 322-2 du Code pénal) ;

Recommande :

- au syndic, de conserver les documents relatifs à l'immeuble et au syndicat pendant les délais requis par des textes spécifiques, ou pendant les délais de prescription applicables à certaines actions judiciaires ;

- au syndic, de conserver, en outre, sans condition de délai, tous les documents qui peuvent présenter un intérêt pour le syndicat ou être utiles au suivi d'une bonne administration de l'immeuble ;

- au syndic, de prévoir un local où seront conservées les archives en vue de leur consultation et de leur duplication ;

- au syndic, de prévoir un classement des archives permettant de distinguer celles pouvant apparaître utiles dans le cadre de la gestion courante de l'immeuble (« archives vivantes »), de celles qui ne présentent plus, pour cette gestion, d'intérêt immédiat (« archives dormantes »), les premières devant être rapidement et facilement accessibles ;

- au syndic, d'effectuer, en fonction des durées impératives ou opportunes de conservation affectant chaque catégorie de document, un tri périodique des archives, et de prévoir l'élimination des documents devenus manifestement inutiles ;

- au syndic, de soumettre au conseil syndical la liste des pièces dont la destruction, à la suite de ce tri, est envisagée, étant précisé que ce formalisme n'apparaît, cependant, pas utile pour le tri des correspondances courantes ;

- au syndic, si les « archives dormantes » représentent un volume trop important, de faire appel, après avis du conseil syndical, à une entreprise spécialisée dans la conservation des archives, étant observé en l'état actuel du droit, que les documents dupliqués ou conservés par une méthode électronique n'ont pas la même valeur probante que les documents originaux ;

- au syndic, dès lors que « les archives dormantes » seront conservées par une entreprise spécialisée, d'établir des bordereaux d'archivage mentionnant le contenu et la date du versement effectué auprès de cette entreprise afin, le cas échéant, de faciliter l'accessibilité aux documents recherchés ;

- au syndic, de transmettre au président du conseil syndical, si la demande en ce sens lui en est faite, une copie de ces bordereaux d'archivage ;

- au syndic, de consigner dans un procès-verbal les documents prévus par des textes législatifs ou réglementaires qui, à la suite de ce tri, devront être détruits ;

- au syndic, de transmettre au président du conseil syndical, si une demande en ce sens lui en est faite, une copie de ce procès-verbal de destruction.

III La communication de pièces par le syndic

Constatant :

- que le syndic est dépositaire de documents relatifs à l'immeuble et au syndicat des copropriétaires ;

- que la loi du 10 juillet 1965 et son décret d'application prévoient expressément l'obligation pour le syndic de communiquer certaines pièces au conseil syndical ou aux copropriétaires ;

- qu'ainsi, le conseil syndical bénéficie, en application des articles 21 (alinéas 3 et 4) de la loi du 10 juillet 1965 modifiée, et 26 (alinéa 3) du décret du 17 mars 1967 modifié, d'un droit général d'accès et de communication aux archives ; que l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 précitée prévoit, dans certaines conditions, la consultation par les copropriétaires des pièces justificatives des charges pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci ; qu'en application de l'article 33 (alinéa 2) du décret du 17 mars 1967 modifié, les copropriétaires, pris individuellement, peuvent obtenir une copie ou un extrait, certifié conforme, des procès-verbaux des assemblées générales ;

- qu'en dehors des cas expressément prévus par les textes, a été admise la possibilité, pour les copropriétaires, d'obtenir sur leur demande la copie de certaines pièces, telle que la copie des feuilles de présence des assemblées générales (Cass. 3e Civ. - 4 janvier 1996 - Bull. Civ. III no 3 ; CA Paris, 14e ch. A, 4 mars 1987, Administrer oct. 1987 p. 46 ; D. 1987.IR p. 109 ; Rép. Min. 6 juin 1970, JO Débats Ass. Nat., p. 2323 ; Rép. Min. 23 mars 1974, JO Débats Ass. Nat., p. 1286) ;

- que, s'agissant de la communication de la liste des copropriétaires, dont l'établissement et la mise à jour par le syndic sont prévus par l'article 32 du décret du 17 mars 1967, la Commission a considéré, dans sa recommandation no 3, en l'absence de texte et de jurisprudence, que les copropriétaires et le syndic ont intérêt à être informés de l'identité exacte des titulaires de droits sur les lots privatifs et les parties communes de l'immeuble en copropriété ;

Recommande :

- au syndic, de communiquer au conseil syndical et aux copropriétaires, les documents relatifs à l'immeuble et au syndicat, dans le respect des textes et de la jurisprudence susvisés ;

- au syndic, d'observer, en dehors des situations ci-dessus, la plus grande prudence dans la communication, sur demande des tiers, de pièces relatives au syndicat ou aux copropriétaires ;

- au syndic, de ne communiquer, le cas échéant, ces pièces que dans le respect des règles relatives à la vie privée, et si besoin est, avec l'autorisation du ou des copropriétaires intéressés.

IV La transmission des archives

Constatant :

- qu'en cas de changement de syndic, le syndic dont les fonctions ont pris fin, est tenu, en application de l'article 18-2 (alinéas 1 et 2) de la loi du 10 juillet 1965 modifiée, de remettre au nouveau syndic, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, ainsi que le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat dans le délai de deux mois suivant l'expiration de ce même délai ;

- que ces dispositions s'appliquent aux syndics exerçant à titre professionnel ou non professionnel, aux organismes HLM exerçant la fonction en application de l'article L.443-15 du Code de la construction et de l'habitation, aux syndics judiciaires désignés en application de l'article 46 du décret du 17 mars 1967 ; que ces dispositions paraissent également s'appliquer, tant dans les obligations qu'elles prévoient que dans les droits qu'elles confèrent, aux administrateurs provisoires nommés, par voie judiciaire, en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée, ou de l'article 47 du décret du 17 mars 1967 modifié ou, le cas échéant, de l'article 49 de ce même décret (Cass. 3e Civ. 5 décembre 1990, Bull. cass. III, no 257 p. 145 ; Inf. rap. copr. 1991, p. 151 ; Cass. 3e Civ. 14 janvier 1998, Bull. cass. III, no 7 p. 5 ; RDI 1998. 293) ;

- qu'en cas de difficultés de transmission des pièces visées ci-dessus, le nouveau syndic peut, en application de l'article 18-2 (alinéa 3) de la loi du 10 juillet 1965, adresser une mise en demeure au syndic dont les fonctions ont pris fin ;

- que, pour le cas où cette mise en demeure resterait infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical peut, en application de ce même article, demander au juge, statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés ci-dessus ;

- que la responsabilité du syndic, dont les fonctions ont pris fin, peut être engagée en cas de non-respect des dispositions de l'article 18-2 (alinéas 1 et 2) de la loi du 10 juillet 1965 précitée ;

- que la responsabilité du nouveau syndic pourrait être engagée s'il ne procédait pas, en cas de difficultés de transmission des archives par le syndic dont les fonctions ont pris fin, aux mises en demeure et actions prévues par l'article 18-2 (alinéa 3) de la loi du 10 juillet 1965.

Recommande :

au syndic dont les fonctions ont pris fin :

- de transmettre au nouveau syndic, le plus rapidement possible, et en tout état de cause dans les délais impartis, l'ensemble des fonds, documents et archives relatifs à l'immeuble et au syndicat ;

- de procéder, si besoin est, et en tout état de cause dans les délais impartis, à plusieurs remises successives des fonds et documents visés ci-dessus ;

- de transmettre, de manière urgente, au nouveau syndic, les « archives vivantes » et les fonds de trésorerie permettant d'assurer la continuité de la gestion de l'immeuble et du syndicat (liste des copropriétaires, fonds de trésorerie immédiatement disponibles…) ;

- d'établir et d'adresser, ou de remettre, au nouveau syndic, en même temps que la transmission, un état faisant apparaître le montant des fonds et le contenu des archives transmises, ainsi que la date de cette transmission.

au nouveau syndic :

- de vérifier la concordance entre les archives qui lui sont transmises et celles indiquées dans l'état qui les accompagne ;

- en cas de difficultés de transmission, d'effectuer auprès du syndic dont les fonctions ont pris fin, et, si besoins est, après rapprochement avec le président du conseil syndical, tout rappel et mise en demeure et, le cas échéant, d'exercer les actions en justice nécessaires.

N°21 du 30 octobre 2001relative aux prévisions du budget prévisionnel


La Commission,

Considérant que l'article 14-1de la loi du 10 juillet 1965, modifiée par la loi no 2000-1208 du 13 décembre 2000, dispose que : « Pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, le syndicat des copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel. L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent.

Les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté. Toutefois, l'assemblée générale peut fixer des modalités différentes.

La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale ».

Considérant que le texte ci-dessus reproduit entre en application le 1er janvier 2002, sans avoir besoin d'un support réglementaire;

Considérant que ces nouvelles dispositions impératives doivent se substituer à certaines pratiques, que permettait la réglementation précédente, par lesquelles les copropriétaires remboursaient trimestriellement les dépenses que le syndicat avait payés;

Considérant qu'il convient de rechercher une solution pratique de nature à éviter, au cours du trimestre de transition entre l'ancienne pratique et le nouveau dispositif législatif, que les copropriétaires aient à faire face simultanément au règlement de deux appels de fonds trimestriels.

Constate :

-  que l'article 14-1, ci-dessus reproduit, participe au dispositif mis en place pour assurer le bon état d'entretien des immeubles en copropriété et couvrir les dépenses nécessaires à leur maintenance, à leur fonctionnement et leur administration, en limitant le contenu du budget prévisionnel à ces dépenses courantes;

-  que la loi tire désormais toutes les conséquences d'un budget prévisionnel, dont le vote doit nécessairement intervenir avant le début de l'exercice comptable qu'il concerne, en créant un lien obligé entre le vote de ce budget et les provisions en résultant;

-  que le nouveau dispositif ne permet plus au syndic d'acquitter habituellement les dépenses à l'aide de l'avance de trésorerie permanente ou du « fonds de roulement » puis, par appel de « charges » auprès des copropriétaires, de reconstituer cette avance ou ce fonds; cette pratique, dite de « reddition trimestrielle des comptes à terme échu », est en effet contraire aux dispositions prévoyant que les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté et que ces provisions sont exigibles le premier jour de chaque trimestre, étant précisé que l'article 14-1 permet cependant à l'assemblée générale de fixer des modalités différentes, consistant à prévoir une périodicité et/ou une quotité différentes;

-  que par application de l'article 14-1 ci-dessus mentionné, les provisions sont relatives au budget prévisionnel voté et, qu'en conséquence, le nouveau dispositif ne peut se mettre en oeuvre qu'après le vote de ce budget par l'assemblée des copropriétaires;

-  que la loi prévoit expressément que la provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale.

Recommande aux copropriétaires :

-  de prendre connaissance du nouveau dispositif législatif

Recommande au syndic :

1o)  d'informer les copropriétaires du nouveau dispositif et de ses implications éventuelles sur la pratique du syndicat concerné.

2o)  d'examiner si le nouveau dispositif ne nécessite pas une modification du montant de l'avance de trésorerie permanente ou « fonds de roulement », et, le cas échéant, de porter à l'ordre du jour de l'assemblée générale les questions y afférentes.

3o)  lorsque le syndicat avait adopté la pratique dite de « reddition trimestrielle des comptes à terme échu », d'éviter que les copropriétaires aient à verser, au cours du même trimestre, le dernier trimestre échu et la provision du trimestre débutant.

4o)  le cas échéant, ayant imputé les dépenses du trimestre échu sur l'avance de trésorerie ou sur le « fonds de roulement », de ne pas procéder immédiatement à la reconstitution de cette avance ou de ce fonds.

5o)  d'adresser à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité de la provision du budget prévisionnel, un avis rappelant la date d'exigibilité et le montant de la provision à acquitter.

6o)  contrairement à certaines pratiques antérieures, de ne pas mentionner, dans l'avis adressé à chaque copropriétaire, d'autres dates ou délais de paiement que ceux prévus par la loi.

N°22 du 6 novembre 2001relative à l'ouverture d'un compte bancaire ou postal séparé

(Complétée par recommandation de la Commission relative à la copropriété no 22 bis du 12 mai 2005)


La Commission,

Considérant la 14e recommandation de la Commission portant sur le libellé de la question de l'ordre du jour relative à l'ouverture ou non d'un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat et du projet de résolution notifié simultanément,

Considérant que l'article 18, premier alinéa, sixième tiret, de la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi no 2000-1208 du 13 décembre 2000, dispose que : « ... le syndic est chargé d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom et pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut en décider autrement à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1 lorsque l'immeuble est administré par un syndic soumis aux dispositions de la loi no 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce ou par un syndic dont l'activité est soumise à une réglementation professionnelle organisant le maniement des fonds du syndicat. La méconnaissance par le syndic de cette obligation emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu'il aurait passés avec des tiers de bonne foi demeurant valables. »

Considérant que l'article 77 § II de la loi no 2000-1208 du 13 décembre 2000 précise que « Pour les mandats de syndic en cours à la date de promulgation de la loi no 2000-1208 du 13 décembre 2000, l'obligation d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé s'applique à compter du 31 décembre 2002, à peine de nullité de plein droit dudit mandat. »

I - Sur le principe

Constate que :

-  lorsque le syndic n'est pas soumis à une réglementation professionnelle organisant le maniement des fonds du syndicat, par exemple lorsque les fonctions du syndic sont assumées par un copropriétaire, les fonds détenus pour le compte du syndicat sont nécessairement déposés sur un compte séparé ouvert au nom du syndicat, sans que l'assemblée générale puisse en décider autrement.

-  lorsque le syndic est soumis à une réglementation professionnelle organisant le maniement des fonds du syndicat, l'obligation pour lui d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé est désormais une obligation légale, et non plus comme précédemment l'obligation d'exécuter une décision de l'assemblée générale. Il n'y a donc plus lieu de saisir l'assemblée générale en vue de l'ouverture d'un compte séparé.

-  l'assemblée générale peut, toutefois, décider de ne pas faire procéder à l'ouverture d'un compte séparé, à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1, observation faite que la pratique du « sous-compte individualisé » proposée par certains syndics ne correspond pas à un compte séparé et nécessite en conséquence une décision de l'assemblée générale afin de dispenser le syndic de l'ouverture du compte séparé  [ (note 1)  :

(1) C. Cass. 3e - 19 janvier 1994 - Inf. Rap. mai 1994 p. 16 - RDI 94 p. 300 - D. 1994 - 576.

C. Cass. 3e - 3 mai 2001 AJDI septembre 2001-711.

]  

Recommande au syndic soumis à une réglementation sur le maniement de fonds :

-  d'informer les copropriétaires de la nouvelle disposition législative, ainsi que de la réglementation, à laquelle il est soumis, organisant le maniement des fonds d'autrui.

-  d'examiner avec le conseil syndical s'il y a lieu de porter à l'ordre du jour de l'assemblée générale une question sur la décision de ne pas ouvrir un compte séparé, étant précisé qu'à défaut, le syndic a l'obligation d'ouvrir un compte séparé.

-  le cas échéant, de libeller ainsi la question de l'ordre du jour : « dispense d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat », et de rédiger ainsi le projet de résolution : « L'assemblée générale dispense le syndic de l'obligation d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat. »

II - Sur la mise en oeuvre

Constate que :

-  Une fois ouvert, le compte séparé continue de fonctionner pendant toute la durée du mandat, et des mandats subséquents, même si un nouveau syndic est nommé, jusqu'à une décision contraire de l'assemblée générale.

-  Pour que l'assemblée puisse « en décider autrement », il faut que la question soit portée à l'ordre du jour d'une assemblée, peu important que ce soit celle au cours de laquelle est désigné le syndic ou une assemblée ultérieure, et que la décision soit prise, à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1.

-  Si l'assemblée générale en décide autrement, les fonds du syndicat seront versés sur un compte ouvert au nom du syndic. Cette modalité devrait fonctionner même si un nouveau syndic est nommé, jusqu'à ce qu' une décision de l'assemblée générale refuse de dispenser le syndic de l'obligation d'ouvrir un compte séparé. Toutefois, la lettre du texte, prévoyant un « délai de trois mois suivant sa désignation », conduit à s'interroger, à défaut de précision réglementaire, sur le point de savoir si la dispense ne couvre pas que la durée du mandat au cours duquel elle a été décidée.

Recommande au syndic :

-  d'informer les copropriétaires de ce que le compte séparé fonctionne sous la seule signature du syndic, représentant légal du syndicat, et qu'il ne peut en conséquence fonctionner sous la signature conjointe du syndic et du président du conseil syndical, ce dernier n'ayant pas la qualité de représentant légal du syndicat.

-  par prudence, s'il n'existe pas de compte séparé, de porter à l'ordre du jour de l'assemblée devant désigner le syndic la question relative à la dispense, et à défaut, d'ouvrir le compte séparé.

III - Sur le délai d'ouverture du compte séparé

Constate que :

-  En principe, le délai de trois mois, dont dispose le syndic pour ouvrir effectivement le compte, est calculé à compter de la date de l'assemblée générale qui l'a nommé, et expire le même quantième du troisième mois suivant.

-  Si l'assemblée décide de revenir sur la décision par laquelle elle avait dispensé le syndic d'ouvrir un compte séparé, aucune disposition législative ou réglementaire ne précise, à ce jour, le délai imparti au syndic pour ouvrir le compte séparé. Il semble pouvoir être admis, dans ce cas, que le syndic devrait ouvrir le compte séparé dans les trois mois qui suivent l'assemblée générale au cours de laquelle la décision a été prise.

-  À défaut par le syndic d'ouvrir un compte séparé dans le délai de trois mois suivant sa désignation, la nullité de plein droit de son mandat est encourue, étant précisé que le terme de désignation paraît ici concerner la désignation qui inaugure le premier mandat après l'entrée en application de la loi.

-  La nullité de plein droit du mandat du syndic relevant d'un ordre public de protection des seuls copropriétaires, elle ne peut, en cas de contestation, être constatée par le juge qu'à la demande de ces derniers  [ (note 2)  :

(2) C. Cass. 3e - 23 juin 1999 - 2 arrêts, Bull. Civ. III no 148 et 149.

] .

-  Si le mandat est nul, les actes que le syndic aurait passés avec des tiers de bonne foi demeurent toutefois valables. 

Recommande au syndic :

-  d'ouvrir le compte séparé sans attendre l'expiration du délai de trois mois.

-  dès que le compte est ouvert, d'en informer le conseil syndicat en précisant la banque ou le centre de chèques postaux auprès duquel le compte est ouvert.

-  Si l'assemblée décide de revenir sur la décision par laquelle elle avait dispensé le syndic d'ouvrir un compte séparé, d'ouvrir ledit compte dans les trois mois qui suivent l'assemblée générale au cours de laquelle cette décision a été prise, sans attendre l'expiration de ce délai.

IV - Sur la disposition transitoire

Constate que :

-  Selon les différentes situations prévues à l'article 28 du décret du 17 mars 1967, le mandat du syndic peut être de durée variable sans pouvoir, toutefois, excéder trois années.

-  Pour les mandats de syndic en cours à la date de promulgation de la loi, c'est-à-dire à la date du 13 décembre 2000, l'obligation d'ouvrir le compte séparé s'applique à compter du 31 décembre 2002.

-  C'est dans les trois mois qui suivent l'expiration du mandat en cours à la date de promulgation de la loi du 13 décembre 2000 que le syndic a l'obligation d'ouvrir le compte séparé, sauf décision contraire de l'assemblée.

-  La lettre du texte permet de déduire qu'à compter du 31 décembre 2002, pour les mandats dont la durée est la plus longue, le syndic devra, dans le délai de trois mois, qui expirera le 31 mars 2003, ouvrir le compte séparé à moins que l'assemblée générale l'ait dispensé de cette obligation.

Recommande au syndic :

-  avant l'expiration du mandat en cours, d'informer les copropriétaires de la nouvelle disposition législative.

-  si l'assemblée n'a pas décidé de dispenser le syndic de l'obligation légale d'ouvrir le compte séparé dans les trois mois qui suivent la fin du mandat en cours, sans attendre l'expiration de ce délai.

N°23 du 21 mai 2003 Relative aux modalités d'application de l'article 49 de la loi du 10 juillet 1965

(non publiée au JO)

Vu l'article 49 de la loi du 10 juillet 1965, tel qu'il résulte de l'article 81-10, 7o de la loi no 2000-1208 du 13 décembre 2000 qui dispose :

« Dans les cinq ans suivants la promulgation de la loi no 2000-1208, du 13 décembre 2000, relative à la solidarité et au renouvellement urbains, l'assemblée générale décide, à la majorité prévue à l'article 24, les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives depuis son établissement. La publication de ces modifications du règlement de copropriété sera effectuée au droit fixe »

Vu l'article 14 al 3 et 4 de la loi du 10 juillet 1965 qui prévoit que le syndicat modifie le règlement de copropriété et qu'il a pour objet la conservation de l'immeuble et l'administration des parties communes ;

Vu l'article 8 de la loi du 10 juillet 1965 qui prévoit que le règlement conventionnel de copropriété détermine la destination des parties tant communes que privatives, ainsi que les conditions de leur jouissance et fixe, sous réserve des dispositions de la loi, les règles relatives à l'administration des parties communes ;

Vu l'article 26-b de la loi du 10 juillet 1965 qui dispose que les modifications du règlement de copropriété, dans la mesure où il concerne la jouissance, l'usage et l'administration des parties communes, relève de la majorité de l'article 26 ;

Vu d'une part, l'article 11 de cette loi qui précise, sous réserve des dispositions de l'article 12 relative à la révision de la répartition des charges, que celle-ci ne peut être modifiée qu'à l'unanimité des copropriétaires, et que, d'autre part, l'article 43 de la même loi répute non écrite toute clause contraire aux dispositions des articles 6 à 37, 42 et 46 et celles d'un décret en Conseil d'État prises pour leur application et que dans ce cas, le juge, en réputant non écrite une clause relative à la répartition des charges, procède à une nouvelle répartition de celles-ci ;

Vu, l'article 10 alinéa 4 de la même loi qui prévoit que tout règlement de copropriété publié depuis le 31 décembre 2002, indique les éléments pris en considération et la méthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges ;

Considérant, dès lors, que l'article 49 instaure, en soumettant les adaptations rendues nécessaires par la modification des textes à la majorité de l'article 24, un régime dérogatoire et temporaire aux règles ci-dessus énoncées ; que ses dispositions doivent donc être interprétées de manière stricte ;

Considérant que le législateur n'a prévu aucune sanction pour le cas où l'assemblée générale ne déciderait pas de procéder aux adaptations rendues nécessaires avant le 13 décembre 2005, si ce n'est l'impossibilité de recourir à la majorité de l'article 24 et la nécessité alors de recourir aux procédures prévues à titre permanent par la loi du 10 juillet 1965.

I - Sur la force de l'article 49

1o) - Sur l'objet des adaptations :

a) - Sur la notion de modifications législatives :

Considérant que, selon l'article 47 de la loi du 10 juillet 1965, un règlement d'administration publique fixe les conditions de son application, et que l'article 43 soumet à la même sanction la plupart des dispositions législatives et des dispositions réglementaires prises pour leur application ;

Considérant qu'une distinction des dispositions législatives proprement dites et des dispositions réglementaires prises pour leur application serait contraire à la volonté du législateur d'instaurer une cohérence entre les textes applicables à la copropriété et le contenu du règlement ;

Considérant, dès lors, que la notion de « modifications législatives » ne peut être prise dans son sens le plus formel ;

considérant qu'en revanche, les termes de « modifications législatives » s'opposent à la prise en compte d'évolutions jurisprudentielles ;

b) - Sur la notion de règlement de copropriété à adapter :

Considérant que les termes « adaptation du règlement de copropriété » ne permettent pas la régularisation de situations de fait intervenues indépendamment de toute modification législative ou réglementaire ;

Recommandeque les adaptations soient faites au regard des seules modifications législatives ou réglementaires.

2o) - Sur la date de prise en compte des modifications législatives :

Considérant que l'article 49 ne vise que les modifications intervenues depuis l'établissement du règlement de copropriété ;

Considérant que le but du texte impose de ne pas faire de différence entre établissement et modification du règlement et que doivent être adaptées toutes les clauses incompatibles avec un texte postérieur, qu'elles aient figuré dans le règlement dès l'origine ou qu'elles y aient été introduites par la suite ;

Recommande :

de ne pas utiliser l'article 49 pour adapter des clauses du règlement de copropriété avec des textes antérieurs et de respecter, pour une telle régularisation, les règles prévues notamment aux articles 11 et 26 de la loi du 10 juillet 1965.

3o) - Sur la notion « d'adaptations rendues nécessaires » :

Considérant que l'exigence d'interpréter strictement l'article 49 impose de donner toute sa portée à l'adjectif « nécessaire » ;

Considérant que l'adaptation nécessaire peut se limiter à la simple suppression des clauses devenues incompatibles avec le contenu des textes entrés en vigueur postérieurement à l'établissement ou à l'adoption de ces clauses lorsqu'elles se contentent de reproduire des dispositions légales ou réglementaires ; que, dans la contraire, elle peut nécessiter l'adoption de clauses conformes aux nouvelles dispositions se substituant aux précédentes, devenues incompatibles avec le droit positif ;

Considérant que l'article 49 vise sans restriction, ni réserve, le règlement de copropriété au sens de la loi du 10 juillet 1965 et de son décret d'application du 17 mars 1967 ;

Considérant, en ce qui concerne la répartition des charges, que la loi fixe les critères de répartition (utilité et proportionnalité), sans préciser les éléments à retenir, ni la méthode de calcul permettant de déterminer la quote-part de charges dans chaque catégorie ;

Considérant que l'objet des réclamations affectant seulement le quantum des quotes-parts, et non le critère légal lui-même, et les erreurs de calcul, ne constituent pas une violation directe des principes légaux de l'article 10 ; que celui-ci fixe seulement des principes légaux et non les modalités légales de ces principes ; et qu'en conséquence ces objets ne sauraient être soumis à la procédure de l'article 49 ;

Recommande d'utiliser les dispositions de l'article 49 pour :

- >   supprimer toute clause incompatible avec les dispositions législatives ou réglementaires entrées en vigueur postérieurement à l'établissement ou à la modification du règlement de copropriété : par

exemple, la clause interdisant, avant la loi du 31 décembre 1985, de conférer une délégation de vote à une personne qui n'aurait pas la qualité de copropriétaire ;

- >   substituer, si nécessaire, aux précédentes clauses des clauses conformes aux dispositions législatives ou réglementaires postérieures à l'établissement ou à la modification du règlement de copropriété ; par exemple, la clause prévoyant, avant la loi du 31 décembre 1985, la majorité en nombre des copropriétaires représentant les trois quarts des voix du syndicat, au lieu des deux tiers ;

- >   analyser la conformité du critère de la répartition des charges par rapport aux dispositions impératives de l'article 10, sans qu'aucune disposition législative ou réglementaire détermine les éléments et la méthode permettant d'établir une nouvelle répartition des charges.

Recommande de ne pas utiliser l'article 49 pour :

- >   modifier les quotes-parts de parties communes, en tant que quotes-parts de propriété, lesquelles ressortissent de la liberté contractuelle et sont intangibles ;

- >   rectifier les erreurs de calculs ou ajuster seulement le quantum des charges.

II - Sur la procédure d'adaptation

Rappelle que les décisions de principe sont sans effectivité juridique, que les frais d'études n'entrent pas dans les dépenses de maintenance comprises dans le budget prévisionnel et doivent faire l'objet d'un vote spécifique quant à leur montant et à l'échéancier des appels de fonds correspondants ;

Rappelle qu'il appartient au syndic d'assurer l'exécution des décisions de l'assemblée générale et que celles-ci s'imposent aux copropriétaires dès qu'elles ont été votées, et ce tant qu'elles n'ont pas été judiciairement annulées.

Rappelle que les décisions d'adaptation doivent être prises avant le 13 décembre 2005 ;

Considérant que l'adaptation du règlement de copropriété constitue un acte majeur dans la vie du syndicat et appelle un soin tout particulier, de sérieuses études préalables et une large concertation, afin d'éviter tout contentieux ultérieur, notamment tout contentieux formel ;

Considérant que l'adaptation ne peut, en conséquence, s'improviser, ni faire l'objet d'une seule assemblée, tant il est nécessaire de procéder par étape ;

Recommande :

- >   au syndic de procéder à une concertation avec le conseil syndical pour recenser les adaptations rendues nécessaires ;

- >   d'attendre la publication des décrets d'application avant de saisir l'assemblée pour l'adoption définitive du projet de modification ;

- >   d'appeler l'attention des syndics sur le temps nécessaire pour parvenir à l'adoption définitive de l'adaptation ;

- >   de porter à l'ordre du jour, dans tous les cas, d'une assemblée générale :

-   l'opportunité de procéder aux adaptations rendues nécessaires,

-   le ou les contrats avec les consultants, après notification des conditions essentielles de ces contrats, au plus tard en même temps que l'ordre du jour, pour le cas où l'assemblée générale aurait admis l'opportunité des adaptations ;

-   l'autorisation de dépense, avec l'échéancier des appels de fonds ;

- >   de soumettre à une autre assemblée générale :

-   le projet d'adaptation, dans son intégralité, notifié au plus tard en même temps que la convocation, en prévoyant un vote par division, à moins que l'absence de complexité permette un vote global,

-   le montant des frais, ainsi que l'échéancier des appels de fonds,

-   le pouvoir conféré au syndic de déposer une copie certifiée conforme du procès-verbal au rang des minutes d'un notaire et de déposer l'acte authentique au fichier immobilier ;

- >   de rappeler le recensement des votes conformément à l'article 17 du décret qui doit être mentionné après chaque scrutin ;

- >   de notifier le procès-verbal de l'assemblée aux copropriétaires opposants ou défaillants, dans les deux mois de la tenue de l'assemblée générale ;

- >   d'adresser une copie du procès-verbal, sous pli simple, aux autres copropriétaires ;

- >   de déposer le procès-verbal, certifié conforme, aux rangs des minutes d'un notaire, pour authentification

- >   de déposer la copie authentique au fichier immobilier.

N°24relative à l'article 6-2 du décret du 17 mars 1967

(non publiée JO)


Vu l'article 6-2 du décret n o 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis qui dispose :

«A l'occasion de la mutation à titre onéreux d'un lot :

1o  Le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur ;

2o  Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l'exigibilité ;

3o  Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l'approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l'approbation des comptes.»

Considérant que l'application de cet article, qui régit, à défaut de convention contraire entre les parties, la contribution à la dette des provisions et des charges, est liée à la qualité de copropriétaire ;

Que celle-ci résulte, à l'égard du syndicat des copropriétaires, de la notification au syndic du transfert de propriété conformément à l'article 6 du décret susvisé qui dispose :

«Tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, sans délai, au syndic soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avocat ou par l'avoué qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.

Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des nom, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire du droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l'article 23 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965.

Cette notification doit être faite indépendamment de l'avis de mutation prévu à l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée.» 

Qu'en effet, cet article prescrit la notification au syndic es qualités soit par les parties, soit par le notaire soit par l'avocat ou l'avoué, selon le cas, de tout transfert de propriété qu'il intervienne entre vifs ou à cause de mort, à titre onéreux ou à titre gratuit indépendamment des formalités de la publicité foncière ;

Qu'il est de jurisprudence constante que la notification de la mutation prévue par l'article 6 du décret du 17 mars 1967 confère la qualité de copropriétaire à l'acheteur à l'égard du syndicat à compter de la réception par le syndic es qualité de cette notification ;

Que dès lors, et jusqu'à l'accomplissement de cette formalité, dans les rapports avec le syndicat à l'occasion de la mutation d'un lot, le vendeur est tenu au paiement des charges ;

En conséquence la Commission rappelle :

1)  que les dispositions de l'article 6-2, entrées en vigueur le 1er septembre 2004, doivent être appliquées à la lumière des dispositions de l'article 6 qui permet seul de déterminer le copropriétaire du lot à l'égard du syndicat des copropriétaires.

2)  que si la réception de la notification prévue à l'article 6 est intervenue avant le 1er septembre 2004, les règles anciennes s'appliquent entre les parties et le syndicat des copropriétaires ;

3)  que si la vente a été définitivement conclue avant le 1er septembre 2004 et la réception de la notification prévue à l'article 6 a eu lieu à compter du 1er septembre 2004, il convient de distinguer :

—  les rapports entre le syndicat des copropriétaires et les parties à l'acte (vendeur/acheteur) qui sont régis par les nouvelles dispositions ;

—  les rapports entre ces parties qui restent soumis aux dispositions antérieures sauf convention contraire signée entre elles ;

4)  qu'il convient, pour les rédacteurs de l'avant-contrat, d'appeler tout spécialement l'attention des parties :

—  sur les charges de nature à leur incomber définitivement au titre des dépenses ;

—  que dans le cas de services collectifs avec comptage individuel (eau froide, eau chaude, chauffage, climatisation…) il leur appartient, pour régler éventuellement les rapports entre elles, de procéder aux relevés nécessaires ;

5)  que l'application des règles précitées interdit au syndic de conserver des fonds postérieurement à la réception de la notification prévue à l'article 6 étant observé qu'aux termes de l'article 5-3o du décret modifié l'acquéreur devra reconstituer les avances mentionnées à l'article 45-1 alinéa in fine du même décret ;

6)  qu'en conséquence les comptes d'attente vendeur ne sont plus possibles.

N°25 du 1er juillet 2008relative à l'accès aux immeubles en copropriété


La Commission relative à la copropriété:

Vu les articles 25 n) et 26 e) de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, dans leur rédaction de l'article 15 de la loi no 2007-297 du 5 mars 2007 relative à la prévention de la délinquance.

Considérant que l'article 25 n) de la loi susvisée dispose:

«Ne sont adoptées qu'à la majorité des voix de tous les copropriétaires: ...

... n) les travaux à effectuer sur les parties communes en vue de prévenir les atteintes aux personnes et aux biens»;

Considérant que l'article 26 e) de la même loi dispose:

«Sont prises à la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des

«voix les décisions concernant:

... e) Les modalités d'ouverture des portes d'accès aux immeubles. En cas de fermeture totale de l'immeuble, celle-ci doit être compatible avec l'exercice d'une activité autorisée par le règlement de copropriété. La décision d'ouverture est valable jusqu'à la tenue de l'assemblée générale suivante».

Considérant qu'il en résulte qu'en principe, les portes d'accès aux immeubles, équipées d'un dispositif permettant leur fermeture totale doivent être, désormais, totalement fermées, sauf décision contraire de l'assemblée générale statuant dans les conditions de l'article 26 e);

Considérant que, si l'assemblée générale décide d'installer un dispositif permettant une fermeture totale de l'immeuble, elle doit décider les modalités d'ouverture des portes d'accès de l'immeuble et des travaux destinés à assurer la sécurité des biens et des personnes sous réserve de l'exercice d'une activité autorisée par le règlement de copropriété;

I - SUR LES TRAVAUX:

RAPPELLE:

- que la réalisation des travaux visés à l'article 25 n) n'est pas rendue obligatoire par la loi mais est laissée à la libre appréciation des copropriétaires;

- que ces travaux ne concernent pas seulement les accès à l'immeuble, mais, d'une manière générale, la sécurité des biens et des personnes, notamment par l'installation de vidéo surveillance, détection incendie...

- que la décision concernant les travaux visés à l'article 25 n) est distincte de la décision relative aux modalités d'ouverture des portes d'accès aux immeubles énoncés à l'article 26 e);

- que l'article 25 n) ne mentionne que les travaux sur les parties communes et, en l'absence de référence à cette disposition dans l'article 9 de la loi du 10 juillet 1965, n'autorise pas une réalisation dans les parties privatives d'un lot sans l'accord du propriétaire et, le cas échéant, de ses ayants droit;

- que dans les conditions prévues à l'article 25-1, l'assemblée générale peut être amenée à décider des travaux de l'article 25 n) à la majorité de l'article 24;

- que les contrats de maintenance des équipements d'accès à l'immeuble relèvent d'une décision différente sur laquelle l'assemblée générale statue à la majorité de l'article 24;

RECOMMANDE:

Au syndic:

-  de bien expliquer aux copropriétaires que la finalité des travaux relevant de l'article 25 n) consiste à prévenir les atteintes aux personnes et aux biens;

-  de ne soumettre au vote en application de l'article 25 n), que les projets de décisions relatifs à des travaux d'équipement ou d'installation;

-  de soumettre la proposition de travaux en observant les dispositions des articles 11 et 39 du décret du 17 mars 1967;

-  dans la mesure où les travaux communs rendent nécessaires la réalisation de travaux dans les parties privatives, d'obtenir l'autorisation de chacun des copropriétaires concernés, afin de les faire exécuter dans la partie privative de leur lot;

-  enfin d'appeler l'attention des copropriétaires sur la durée du ou des contrats de maintenance des équipements d'accès à l'immeuble;

II - SUR LES MODALITES DE L'OUVERTURE:

CONSTATE

- que la fermeture totale de l'immeuble s'entend d'un verrouillage permanent des accès à l'immeuble au moyen d'un dispositif spécifique empêchant le libre accès;

- que l'assemblée générale ne délibère sur les modalités d'ouverture de l'immeuble que si ce dernier est pourvu d'un dispositif permettant une fermeture totale de l'immeuble;

- que les décisions visées à l'article 26 e) portent exclusivement sur les modalités d'accès aux immeubles;

- que, si l'immeuble est pourvu d'un dispositif permettant sa fermeture totale, le principe est qu'en dehors d'une décision d'ouverture, les accès doivent être totalement fermés.

- que ces décisions d'ouverture ne sont toutefois valables que jusqu'à l'assemblée générale suivante et, dès lors, elles doivent être confirmées ou modifiées à chaque assemblée générale;

- qu'en l'absence de décision sur les modalités d'ouverture lors d'une assemblée générale, s'applique la règle de fermeture, mentionnée au premier tiret et ses limites tenant à l'exercice d'une activité autorisée mentionnée ci-dessus.

RAPPELLE:

- que l'assemblée générale décide des conditions d'ouverture des portes d'accès aux immeubles non seulement pour rendre la fermeture totale compatible avec l'exercice d'une activité autorisée par le règlement de copropriété, mais aussi plus généralement, toutes les fois, qu'elle l'estime nécessaire;

- que la décision d'ouverture ne peut être votée qu'à la majorité en nombre des membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires, sans recours à une majorité inférieure;

RECOMMANDE:

A) - - Au syndic:

- de soumettre à chaque assemblée générale, après concertation avec le ou les copropriétaires intéressés, une proposition relative aux modalités d'ouverture des portes d'accès aux immeubles lorsque les accès sont pourvus d'un dispositif permettant leur fermeture totale et que le dispositif existant n'est pas compatible avec l'exercice dans ces immeubles d'une activité autorisée par le règlement de copropriété;

- dans le cas d'une ouverture compatible avec l'exercice d'une activité, de proposer des modalités strictement nécessaires à l'exercice de cette activité;

- dans les autres cas d'ouverture, de proposer des modalités d'ouverture strictement nécessaires à l'objectif recherché;

- de veiller à ce que la proposition précise tant les périodes d'ouverture (mois, jour et heures), que le dispositif technique mis en place;

- de veiller à porter la question des modalités d'ouverture au vote de l'assemblée générale qui suit celle ou cours de laquelle a été prise la décision d'ouverture, faute de quoi cette dernière devient caduque lors de la tenue de l'assemblée générale suivante et la fermeture totale des portes d'accès aux immeubles s'impose alors;

- de prévoir l'information des copropriétaires relative aux modalités d'ouverture et de fermeture des accès aux immeubles;

- dans le cas d'absence de dispositif de fermeture de l'immeuble, de ne pas soumettre à l'assemblée générale une proposition relative aux modalités d'ouverture des portes d'accès aux immeubles;

B) - - Au copropriétaire bailleur:

- de s'assurer que les modalités d'accès à l'immeuble proposées au vote de l'assemblée générale sont compatibles avec l'exercice d'une activité autorisée par le règlement de copropriété et que pourrait avoir son ou ses locataire(s), et, dans ce but, de se concerter avec eux préalablement à l'assemblée générale;

- d'informer, dans les meilleurs délais, son ou ses locataire(s), d'une part des décisions prises par l'assemblée générale relative aux modalités d'ouverture des portes d'accès aux immeubles comprenant notamment les horaires d'ouverture et de fermeture, et, d'autre part de la réalisation de travaux dans les parties privatives des lots loués, consécutifs aux travaux sur les parties communes votés par l'assemblée générale en vue de prévenir les atteintes aux personnes et aux biens.

N°26 du 9 juin 2010relatif au mandataire ad hoc des articles 29-1-A et 29-1-B de la loi du 10 juillet 1965


Considérant que l'article 29-1A de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis modifiée dispose :

«Lorsqu'à la clôture des comptes les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles en vertu des articles 14-1 et 14-2, le syndic en informe le conseil syndical et saisit sur requête le président du tribunal de grande instance d'une demande de désignation d'un mandataire ad hoc.

«En l'absence d'action du syndic dans un délai d'un mois à compter de la clôture des comptes, le président du tribunal de grande instance peut être saisi en référé d'une même demande par des copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix du syndicat.

«Le président du tribunal de grande instance peut être saisi en référé de la même demande par un créancier lorsque les factures d'abonnement et de fourniture d'eau ou d'énergie ou les factures de travaux, votés par l'assemblée générale et exécutés, restent impayées depuis six mois et si le créancier a adressé au syndic un commandement de payer resté infructueux.

«Dans les cas visés aux trois alinéas précédents, le représentant de l'Etat dans le département, le maire de la commune où est implanté l'immeuble et, le cas échéant le président de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat sont informés de la saisine par le ou les demandeurs.

Considérant que l'article 29-1B de la même loi dispose :

«Le président du tribunal de grande instance, saisi dans les conditions prévues à l'article 29-1A et statuant par ordonnance sur requête ou comme en matière de référé, peut désigner un mandataire ad hoc dont il détermine la mission.

«Le président du tribunal de grande instance précise, dans son ordonnance, l'imputation des frais entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, ou le partage des frais entre eux, dans les cas visés aux premier et deuxième alinéas de l'article 29-1 A. Dans le cas visé au troisième alinéa du même article, les frais sont supportés par les créanciers.

«Dans un délai de trois mois renouvelable une fois par décision du président du tribunal de grande instance, le mandataire ad hoc adresse au président du tribunal de grande instance un rapport présentant l'analyse de la situation financière du syndicat des copropriétaires et de l'état de l'immeuble, les préconisations faites pour rétablir l'équilibre financier du syndicat et, le cas échéant, assurer la sécurité de l'immeuble, ainsi que le résultat des actions de médiation ou de négociation qu'il aura éventuellement menées avec les parties en cause.

«Le greffe du tribunal de grande instance adresse ce rapport au syndic, au conseil syndical, au maire de la commune où est implanté l'immeuble, le cas échéant au président de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat, ainsi qu'au représentant de l'Etat dans le département.

«Le syndic inscrit à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale les projets de résolution nécessaires à la mise en oeuvre de ce rapport.

Considérant que le décret no 67-223 du 17 mars 1967 modifié dispose :

La sous-section 2 comprend les articles 61-2 à 61-12 ainsi rédigés :

«Art. 61-2. — Ne sont pas considérées comme impayées, au sens et pour l'application du premier alinéa de l'article 29-1A de la loi du 10 juillet 1965, les sommes devenues exigibles dans le mois précédant la date de clôture de l'exercice.

«Art. 61-3. — La demande tendant à la désignation d'un mandataire ad hoc prévue à l'article 29-1A de la loi du 10 juillet 1965 est portée devant le président du tribunal de grande instance du lieu de situation de l'immeuble.

«Art. 61-4. — Pour l'information du conseil syndical mentionnée au premier alinéa de l'article 29-1A de la loi du 10 juillet 1965, le syndic adresse sans délai à chacun de ses membres l'état des impayés avant répartition à la date de la clôture de l'exercice comptable, sous réserve des dispositions de l'article 61-2.

«Art. 61-5. — L'information visée au quatrième alinéa de l'article 29-1A de la loi du 10 juillet 1965 est valablement faite par l'envoi d'une copie de la requête ou de l'assignation.

«Art. 61-6. — Lorsque la demande tendant à la désignation d'un mandataire ad hoc émane de copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix du syndicat ou émane du créancier visé au troisième alinéa de l'article 29-1A de la loi du 10 juillet 1965, le président du tribunal de grande instance est saisi par la voie d'une assignation dirigée contre le syndicat représenté par son syndic, dans les conditions prévues à l'article 485 du code de procédure civile.

«Art. 61-7. — La requête ou l'assignation qui tend à la désignation d'un mandataire ad hoc est accompagnée des pièces de nature à justifier la demande.

«Avant de statuer, le président du tribunal de grande instance peut entendre tout membre du conseil syndical.

«Art. 61-8. — L'ordonnance rendue comme en matière de référé n'est pas exécutoire de droit à titre provisoire.

«Art. 61-9. — L'ordonnance qui désigne un mandataire ad hoc est portée sans délai, par celui-ci, à la connaissance des copropriétaires soit par remise contre émargement, soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

«Cette communication reproduit soit le texte de l'article 490 du code de procédure civile s'il s'agit d'une ordonnance du président statuant comme en matière de référé, soit l'article 496 du même code s'il s'agit d'une ordonnance sur requête.

«Art. 61-10. — Le président du tribunal de grande instance peut autoriser le mandataire ad hoc, à la demande de celui-ci et à ses frais, à se faire assister d'un technicien pour l'accomplissement de sa mission, sur une question particulière.

«Art. 61-11. — Le syndic informe les copropriétaires qu'ils peuvent prendre connaissance du rapport du mandataire ad hoc dans les conditions de l'article 62-12. Une copie de tout ou partie du rapport est adressée par le syndic aux copropriétaires qui en font la demande, aux frais de ces derniers.

«Art. 61-12. — Pour l'application de l'avant-dernier alinéa de l'article 29-1B, le greffe du tribunal de grande instance adresse le rapport du mandataire ad hoc au président du conseil syndical ou, à défaut, à chacun de ses membres.»

La Commission rappelle :

qu'il existe divers types de mandataires : mandataire commun de l'article 23 de la loi du 10 juillet 1965, mandataire de justice des articles 8 et 50 du décret du 17 mars 1967, mandataires ad hoc des articles 54 et 56 du même décret, et qu'ils se distinguent du mandataire ad hoc objet de la présente recommandation ;

que l'article 23 de la loi du 10 juillet 1965 dispose qu'en cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot, les intéressés doivent, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, être représentés par un mandataire commun qui sera, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance

que les articles 8 et 50 du décret du 17 mars 1967 prévoient dans certains cas la possibilité pour le président du tribunal de grande instance de désigner un mandataire de justice à l'effet de convoquer et, éventuellement, de présider l'assemblée générale ;

que l'article 54 du même décret prévoit que chaque fois qu'une action en justice intentée contre le syndicat a pour objet ou peut avoir pour conséquence une révision de la répartition des charges, le syndic ou tout copropriétaire peut, s'il existe des oppositions d'intérêts entre les copropriétaires qui ne sont pas demandeurs, présenter une requête au président du tribunal de grande instance en vue de la désignation d'un mandataire ad hoc ;

que l'article 56 du même décret prévoit que tout intéressé peut demander au président du tribunal de grande instance de désigner un mandataire ad hoc pour ester en justice au nom du syndicat lorsque celui-ci est partie dans une instance relative à l'exécution de la construction de l'immeuble, aux garanties dues ou aux responsabilités encourues à cette occasion, si le syndic ou certaines personnes liées à lui, ont participé à ladite construction ;

Constate :

que le mandataire ad hoc prévu à l'article 29-1A ci-dessus, objet de la présente recommandation, exerce un rôle différent des mandataires ci-avant ;

que le juge intervient pour la désignation et l'élaboration de la mission du mandataire ad hoc lequel ne représente ni les copropriétaires, ni le syndicat des copropriétaires, ni les créanciers ;

La Commission recommande :

1o  — Sur l'information du conseil syndical :

que l'état des sommes impayées à la date de clôture de l'exercice et avant répartition, prévu à l'article 61-4 du décret, mentionne notamment les subventions notifiées, les prêts à recevoir et l'avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété ;

2o  — Sur la désignation du mandataire ad hoc :

au demandeur, dans sa requête ou dans son assignation, suivant le cas, de motiver sa demande, accompagnée des pièces de nature à la justifier, et d'éclairer le juge sur la ou les causes des impayés ;

au demandeur, lorsqu'il est le syndic, de présenter les documents envoyés au conseil syndical pour son information ;

au demandeur, lorsqu'il est un créancier, de justifier, de plus, de la bonne fin des travaux, des factures impayées depuis six mois, ainsi que du commandement de payer resté infructueux,

pour que la désignation du mandataire ad hoc soit adaptée à la situation, de vérifier la ou les causes alléguées des impayés : coût important de travaux ou de fournitures,, gestion défectueuse, accumulation de factures, contestations des charges ou des dépenses, actions judiciaires notamment relatives à la régularité des décisions de l'assemblée générale et la mise en jeu des garanties, diligences pour le recouvrement des sommes dues au syndicat des copropriétaires, retards ou suspension de paiement, insolvabilité, état de l'immeuble… ;

3o  — Sur la qualité du mandataire ad hoc :

Appelle l'attention des demandeurs sur l'intérêt :

de faire désigner une personne indépendante, objective, compétente, notamment en gestion économique et sociale, et ayant les qualités pour mener les actions de médiation et de négociation prévues à l'article 29-1B ;

de prendre en compte d'éventuels conflits d'intérêts et, par exemple, d'éviter de faire désigner les mêmes personnes que celles qui sont susceptibles d'être nommées ultérieurement en qualité d'administrateur provisoire du syndicat des copropriétaires concerné, en vertu de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965.