Les comptes du syndicat

Même si votre syndic est très compétent, il n'est pas forcément à l'abri d'une erreur (charges privatives imputées au syndicat…). Il vous appartient alors d'être vigilant et de demander, le cas échéant, les modifications nécessaires.

Si, auparavant, chaque syndic pouvait présenter les comptes comme il l'entendait, cela n'est plus possible. En effet, la comptabilité du syndicat doit respecter des règles précises qui lui sont propres.

Ces règles comptables spécifiques s'appliquent uniquement aux syndicats de copropriétaires. Elles ne s'appliquent pas à la comptabilité des syndics, qui obéit à des règles propres, ni à celle des unions de syndicats ou des associations syndicales régies par l'ordonnance du 1er juillet 2004. Toutefois, les statuts des associations syndicales peuvent prévoir l'application de ces normes comptables.

Par ailleurs, ces dispositions ne s'appliquent pas aux copropriétés comportant moins de dix lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces et dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15000. Ces conditions sont cumulatives.

Durée de l'exercice

La durée de l'exercice couvre un période de 12 mois. Pour le premier exercice, l'assemblée générale fixe la date de clôture des comptes ainsi que la durée de cet exercice lequel ne pourra excéder 18 mois.

La date de clôture des comptes peut être modifiée sur décision motivée de l'assemblée générale mais un délai de 5 ans devra être respecté entre les deux décisions d'assemblée générale modifiant la date de clôture. La majorité nécessaire est celle de l'article 24. Par ailleurs, l'assemblée générale doit motiver sa décision (volonté de se caler sur l'année civile…).

A contrario, cela signifierait qu'en l'absence de motifs, la date de clôture des comptes ne pourrait être modifiée.

Archivage et pièces justificatives

Les pièces justificatives doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l'immeuble). Elles doivent être datées et conservées par le syndic pendant 10 ans, sauf dispositions expresses contraires.

En cas de changement de syndic, les documents comptables et les originaux des pièces justificatives doivent être transmis au successeur. Nous rappelons à cet égard que la transmission des archives est un acte relevant de la gestion courante et qu'à cet égard, il ne saurait donné lieu à une rémunération en sus des honoraires de base. Il appartient alors au syndic sortant de prendre ses précautions et de conserver les copies des pièces justificatives qu'il estime nécessaires pour la justification des opérations comptables qui lui incombaient.

La comptabilité

Les écritures sont passées selon le système dit en partie double. Par conséquent, tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture. Autrement dit, chaque opération comptable doit donner lieu à deux écritures, une en crédit et une autre en débit.

Le syndic tient le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat. Le livre journal enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat. Le grand livre, quant à lui, regroupe l'ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération. Ces deux documents sont cotés, sans discontinuité. Ils peuvent également tenus sur support informatique dès lors qu'ils offrent toute garantie en matière de preuve.

Par ailleurs, le syndic doit éditer deux balances générales des comptes, l'une prévue selon la nomenclature comptable prévue à cet effet, l'autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Des journaux auxiliaires peuvent également être tenus si cela s'avère nécessaire.

Tout enregistrement comptable comporte un libellé permettant une identification de la pièce justificative qui l'appuie, notamment date et numéro de facture, date et référence du paiement, période de l'appel de fonds et son sujet.

Les documents comptables doivent être tenus sans blanc ni altération (rature…). Une écriture erronée doit être annulée par une écriture contraire. Une procédure de clôture destinée à figer et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d'arrêté des comptes. Ces principes sont des principes de base de toute comptabilité que l'on retrouve également auprès des entreprises, par exemple.

La nomenclature des comptes

La nomenclature des comptes est constituée par la liste des comptes classés, numérotés et définis par une terminologie et des règles de fonctionnement. Sans entrer dans le détail, les comptes se divisent en différentes classes:

Classe 1: Provisions, avances, subventions et emprunts.
Classe 4: Copropriétaires et tiers.
Classe 5: Comptes financiers.
Classe 6: Comptes de charges.
Classe 7: Comptes de produits.

Chacune de ces classes est divisée en comptes, lesquels sont divisés en sous-comptes. Ainsi, il existe trois comptes principaux dans la classe 1: les provisions et avances, les comptes "solde" en attente sur travaux et opérations exceptionnelles et les comptes subventions.

Le compte provisions et avances est lui-même divisé en deux sous-comptes provisions pour travaux décidés et avances, ce sous-compte étant lui-même subdivisé en trois.

La présentation des comptes

Outre la nomenclature qu'il se doit de respecter, le syndic doit suivre une présentation particulière. Lors de chaque assemblée générale, il devra présenter 5 documents, dont les modèles figurent en annexe du décret du 14 mars 2005.

Annexe 1: Etat financier après répartition à la date de clôture de l'exercice.
Ce document comprend la situation financière et la trésorerie du syndicat d'une part, les créances et dettes d'autre part. L'état financier doit comprendre les données de l'exercice clos, mais également celles du précédent exercice approuvé.

Annexe 2: Compte général de l'exercice clos réalisé (année n) et budget prévisionnel de l'exercice n+2.
Ce document comprend deux volets, l'un consacré aux charges pour opérations courantes, l'autre aux produits pour opérations courantes. Pour l'approbation des comptes, doivent figurer les données de l'exercice précédent approuvé (année n-1), du budget voté de l'exercice clos (année n) et le montant de l'exercice clos réalisé (année n). Pour le vote du budget prévisionnel, doivent figurer le montant du budget prévisionnel en cours voté (année n+1) et celui à voter (année n+2).

Annexe 3: Compte de gestion pour opérations courantes de l'exercice clos réalisé (année n) et budget prévisionnel de l'exercice (année n+2).
Ce tableau comporte notamment les charges communes générales, les charges d'ascenseurs, d'eau froide, de chauffage… Des données doivent être fournies pour l'approbation des comptes et le vote du budget prévisionnel dans les mêmes conditions que celles décrites dans l'annexe 2.

Annexe 4: Compte de gestion pour travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles de l'exercice clos réalisés (année n).
Il s'agit des travaux qui ne sont pas compris dans le budget prévisionnel. Ce tableau doit contenir les montants des dépenses votées de l'exercice clos ainsi que ceux des dépenses réalisées.

Annexe 5: Etat des travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l'exercice.
Ce tableau comporte 6 colonnes. Ainsi, pour chaque opération effectuée (travaux de ravalement par exemple), doivent figurer :

·        les travaux votés,

·        les travaux payés,

·        les travaux réalisés,

·        les appels effectués ainsi que les emprunts et subventions reçus,

·        le solde en attente sur travaux,

·        les subventions et emprunts à recevoir.

La volonté des pouvoirs publics a surtout été de permettre aux copropriétaires de comparer l'évolution de leurs charges. Il s'agit de voir, poste par poste, les augmentations ou les diminutions des dépenses, ceci afin d'établir un budget le plus précis possible. La voie de la simplicité a donc été choisie

L'information des copropriétaires

Le syndic tient à disposition, à l'occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant, les journaux auxiliaires. Si les conseillers syndicaux ont accès à ces documents à tout moment, cela n'est pas le cas des autres copropriétaires.

En effet, ceux-ci ne peuvent en exiger la présentation que lors de la journée dédiée au contrôle des comptes et qui se tient entre la convocation à l'assemblée générale et la date de tenue de celle-ci.

Le compte séparé

La loi SRU du 13 décembre 2000 a imposé l'obligation, pour les syndics, d'ouvrir un compte séparé au nom du syndicat, l'assemblée générale pouvant toutefois en décider autrement.

Les syndics se sont engouffrés dans cette brèche législative et demandent systématiquement une dispense d'ouverture de compte séparé sous peine de majorer leurs honoraires.

 Donc, alors même que le compte séparé constitue le mode de gestion normal de la copropriété, énormément de syndics s'opposent à son ouverture et ne le font qu'en échange d'une majoration excessive de leurs honoraires (parfois plus de 20 %). Pourtant, le compte séparé est très utile pour les copropriétaires car il permet une meilleure gestion et constitue un gage de transparence.

L'ouverture du compte séparé

Le syndic est obligé d'ouvrir un compte séparé dans les 3 mois qui suivent sa désignation. Le syndic qui n'ouvre pas de compte séparé dans les 3 mois de sa nomination, ou qui ne demande aucune dispense à ce sujet encourt la nullité de plein droit de son contrat.

La demande de nullité pourra être exercée par tout copropriétaire. Il faut noter que l'annulation du mandat n'entraîne pas le remboursement au syndicat des honoraires déjà versés au syndic.

Cependant, la réalité n'est pas aussi simple et l'ouverture d'un compte séparé est loin d'être automatique. La faute au législateur qui a cru bon de permettre à l'assemblée générale d'en décider autrement par un vote à la majorité absolue de l'article 25, et éventuellement de l'article 25-1.

Ainsi, l'assemblée générale peut dispenser, pendant une durée déterminée (un an par exemple), le syndic d'ouvrir un compte séparé. A l'expiration de la dispense, le syndic devra en quérir une nouvelle. En cas de changement de syndic, une nouvelle dispense devra, le cas échant, être fournie.

Il existe cependant un cas où l'ouverture du compte séparé est obligatoire et automatique: c'est lorsque la copropriété est gérée par un syndic non professionnel, ceci pour éviter une confusion entre les fonds du copropriétaire chargé de la gestion de la copropriété et ceux du syndicat. Aucune dispense n'est possible.

La pratique des syndics

Si le compte séparé constitue le principe du mode de gestion des copropriétés, dans la pratique, il apparaît surtout comme une exception. En effet, les syndics à accepter l'ouverture d'un tel compte sont très rares.

Les raisons se comprennent aisément : dès lors que les fonds de la copropriété sont déposés sur un compte séparé, les intérêts seront crédités au bénéfice de la copropriété, et non plus à celui du syndic. Il s'ensuit donc pour ce dernier une perte financière plus ou moins importante selon la taille du patrimoine immobilier qu'il a à gérer. Tous les moyens sont alors bons pour décourager les copropriétaires à opter pour le compte séparé.

Outre des arguments plus ou moins fallacieux (certains syndics affirment que dans le cadre d'un compte unique, il leur est possible de combler un déficit budgétaire passager du syndicat avec l'argent d'une autre copropriété, ce qui est totalement illégal !), les syndics surfacturent généralement l'ouverture du compte séparé par une majoration plus ou moins importante de leurs honoraires (de l'ordre de 20 % en général).

Selon nous, l'ouverture d'un compte séparé constitue une prestation de gestion courante et doit être économiquement neutre pour les copropriétaires. Le syndic n'a donc pas à majorer ses honoraires en fonction de la nature du compte bancaire ouvert.

De manière générale, nous vous conseillons de lire attentivement le contrat de syndic avant de l'adopter. En effet, il ne faut pas oublier qu'un contrat se négocie. Par conséquent, vous devez contester si votre syndic vous fait supporter des frais supplémentaires en cas de compte séparé. N'hésitez pas à faire jouer la concurrence.

Enfin, faites très attention au libellé même du contrat. Certains syndics peuvent vous faire croire que les fonds de la copropriété sont déposés sur un compte séparé alors qu'en réalité, il s'agit d'un compte commun ouvert au nom du syndic.

Si l'on vous dit que les fonds sont déposés sur un compte ouvert au nom du syndic, mais que la comptabilité est séparée, cela ne signifie pas qu'il s'agit d'un compte
séparé !

Ne perdez pas de vue que l'assemblée générale est souveraine. C'est à elle de décider si le compte est un compte bancaire ou postal, séparé ou unique. En tout état de cause, choisissez une banque autre que celle du syndic.

Les avantages du compte séparé

Un compte séparé permet une plus grande transparence au niveau des comptes :

Vous pouvez plus facilement contrôler, suivre les devis, les factures, des dates de paiement... Il vous est possible de repérer plus clairement des écarts entre devis et factures, des retards de paiements (certaines entreprises ne veulent plus intervenir dans votre copropriété car le syndic les paie très en retard). Si vous demandez l’accès au compte bancaire unique du syndic, ce dernier vous le refusera au titre de la confidentialité!

Vous disposez d’une trésorerie claire à tous moments. Cela peut permettre d’ajuster au mieux votre trésorerie si besoin est, de ne pas voir appliqués des agios là où les appels de provisions sont régulièrement versés…

Vous êtes en capacité d’exiger une gestion plus rigoureuse du syndic, notamment en ce qui concerne les impayés dans une copropriété. Vous pouvez rendre le syndic plus vigilant pour récupérer les charges.

vous pouvez placer, au profit du syndicat, des excédents de trésorerie de gestion courante, des fonds provisionnés pour d’éventuels gros travaux...

Le compte séparé constitue une sécurité en cas de défaillance du syndic (dépôt de bilan), car vous avez un compte bien identifié par rapport à d’autres comptes ou sous-comptes et il n’est pas bloqué en cas de litige.