Discussion sur les points inscrits à l'ordre du jour
En effet, certains magistrats considèrent que l'assemblée générale ne saurait être annulée et que le fait de ne pas avoir voté sur une question inscrite à l'ordre du jour ne donne droit qu'à des dommages et intérêts.
En revanche, certaines Cours d'appel se sont montrées favorables à l'annulation de l'assemblée générale.
Enfin, d'autres juridictions ont adopté une voie médiane: il n'y a annulation que s'il existe un lien entre les résolutions votées et les questions omises.
La Cour de cassation semble favorable à cette solution puisqu'elle a admis qu'une assemblée générale pouvait se borner à n'émettre que de simples vœux sur une question posée.
Néanmoins, afin d'éviter tout risque d'annulation, il est préférable que l'assemblée générale se prononce sur chaque résolution inscrite à l'ordre du jour, même si l'on sait par avance que la majorité requise ne pourra être obtenue en raison du nombre de copropriétaires présents ou représentés.
Portée des questions non inscrites à l'ordre du jour : l'ordre du jour, uniquement l'ordre du jour
La résolution adoptée sur une question qui ne figurait pas à l'ordre du jour est nulle. Cependant, il existe une théorie qui valide le vote d'une telle résolution: il s'agit des incidents de séance.
Cette théorie consiste à déclarer valables des résolutions portant sur des questions ne figurant pas à l'ordre du jour, mais qui sont dues à des évènements urgents, imprévisibles.
C'est le cas, par exemple, de la révocation, en cours d'assemblée générale, du syndic en raison d'une faute grave révélée durant la séance ou de travaux urgents dont la cause a une origine postérieure à l'envoi des convocations de l'assemblée générale.
Le processus de vote
Il n'existe aucun formalisme en la matière. On peut tout à fait voter à main levée ou par appel nominatif. Cependant, le vote ne peut pas se faire à bulletin secret, le procès-verbal de séance devant indiquer les noms des copropriétaires opposants ou défaillants.
Une question peut se poser concernant le gardien : celui-ci peut-il voter lors de l'assemblée générale ? La réponse à cette question ne se trouve pas dans le statut d'employé du gardien, mais dans son éventuel statut de copropriétaire.
Ainsi, aucun texte n'interdit, de manière générale, à un employé du syndicat d'avoir la qualité de copropriétaire. Par conséquent, si le gardien est copropriétaire, il devra être convoqué, comme un copropriétaire ordinaire, et pourra participer au vote.
En revanche, s'il n'est pas copropriétaire, il n'a pas à recevoir la convocation à l'assemblée générale et encore moins à prendre part aux votes.
Il pourra cependant assister, à titre informatif, à l'assemblée générale, mais à la condition que cela ne fasse l'objet d'aucune contestation de la part des copropriétaires, et qu'il reste taisant, c'est-à-dire qu'il ne participe pas aux discussions.
L'abus de majorité et de minorité
Si chaque copropriétaire est libre de voter en son âme et conscience, il ne saurait être guidé par des intérêts purement personnels. C'est ainsi que les juridictions n'hésitent pas à annuler certaines résolutions.
On parle d'abus de majorité lorsque l'assemblée générale a pris une décision dans l'intérêt exclusif de quelques copropriétaires et non dans l'intérêt collectif.
C'est le cas lorsque des travaux indispensables à la conservation des parties communes sont refusés ou lorsque l'assemblée refuse à un copropriétaire l'exercice d'une activité professionnelle alors même que le règlement de copropriété le permet.
L'abus de minorité est plus rare. Il a lieu lorsqu'un copropriétaire agit sans raison valable, dans le seul but de causer des désagréments à un autre copropriétaire ou lorsqu'un groupe minoritaire de copropriétaires bloque toute décision.
Le procès-verbal d'assemblée
A l'issue de chaque assemblée générale, il doit être établi un procès-verbal (p-v). Ce document doit reprendre les principales résolutions adoptées par le syndicat et le résultat précis des votes (copropriétaires opposants, millièmes…).
L'auteur du procès-verbal :
En règle générale, se sont les secrétaires de séance qui rédigent le procès-verbal. Cependant, rien n'empêche que le rédacteur soit une autre personne, tel un préposé du syndic par exemple. En fait, l'important n'est pas l'auteur du procès-verbal, mais son établissement et sa signature.
Etablissement et signature du procès-verbal :
Le p-v doit être établi en signé en fin de séance. Il conviendra donc d'être très attentif et de s'assurer que le procès-verbal reflète bien la réalité des débats, surtout si les relations avec le syndic sont houleuses. Il faudra également veiller à ce que le décompte des voix soit correct.
Le p-v doit être signé par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs. Le défaut de signature, notamment celle du président, peut entraîner la nullité de la résolution, mais cela n'est pas automatique.
En effet, certaines juridictions ont considéré qu'une telle sanction pouvait apparaître comme excessive, notamment lorsque la véracité du procès-verbal ne fait aucun doute (établissement par acte d'huissier par exemple) ou lorsque le défaut de signature ne cause aucun préjudice. Mais, par mesure de sécurité, il est préférable de toujours signer le p-v.
Contenu du procès-verbal :
Le procès verbal doit indiquer, sous chaque résolution inscrite à l'ordre du jour, le résultat de chaque vote, l'identité des copropriétaires opposants ou qui se sont abstenus ainsi que leur nombre de voix.
Il doit également mentionner les réserves formulées par les copropriétaires opposants. Par ailleurs, le syndic doit prêter attention à l'arrivée ou au départ de certains copropriétaires en cours de séance, pour éviter de les compter dans les votants alors qu'ils étaient absents à ce moment.
La feuille de présence constitue une annexe du p-v afin que l'on puisse vérifier si les majorités requises ont bien été obtenues.
Contrairement au défaut de signature, le fait de ne pas indiquer ces mentions au sein du procès verbal entraîne l'annulation de l'assemblée générale.
Le registre des procès-verbaux :
Les p-v doivent être inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet. Le syndic qui ne tient pas un tel registre commet une faute susceptible d'engager sa responsabilité. Ce registre peut également être tenu sur support informatique.
Affichage des procès-verbaux :
Les décisions de l'assemblée générale relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux doivent faire l'objet d'un p-v abrégé dans les parties communes de l'immeuble. Il ne s'agit pas d'afficher l'intégralité du procès verbal mais uniquement ceux relatifs aux travaux votés.
La notification du procès-verbal :
Le p-v doit être notifié, par LRAR, dans les deux mois qui suivent la tenue de l'assemblée générale. C'est à partir de cette notification que les copropriétaires opposants ou défaillants disposent d'un nouveau délai de deux mois pour contester les décisions d'assemblée générale. Le non-respect par le syndic du délai de deux mois pour notifier le p-v aux copropriétaires concernés n'est assorti d'aucune sanction. Toutefois, en l'absence d'une telle notification, les décisions prises en assemblée générale demeurent contestables pendant dix ans.
