Changer de syndic n'est pas forcément une chose aisée. A cet égard, il est indispensable d'agir collectivement : toute tentative isolée d'un copropriétaire pour changer de syndic est généralement vouée à l'échec.

Le rôle du conseil syndical, sa préparation et sa capacité à anticiper les incidents de parcours sont primordiaux pour mener cette opération à bien. En effet, il ne faut pas perdre de vue qu'un syndic n'apprécie que très modérément de se faire remercier; sa réaction risque donc d'être assez violente lorsque les copropriétaires l'auront démis de ses fonctions.

Quel syndic choisir ?

Avant de jeter votre dévolu sur un syndic en particulier, vous devez effectuer une mise en concurrence. Pour cela, vous devez tout d'abord établir un descriptif précis du syndicat. N'hésitez pas à vous aider du règlement de copropriété si besoin est. Cette présentation contiendra, par exemple:

  • le nombre de bâtiments et leur taille,
  • le nombre de lots,
  • la superficie des parties communes,
  • l'existence ou non d'espaces verts,
  • la présence ou non d'employés du syndicat,
  • la description des éléments d'équipements (ascenseur, chaudière collective…) et les contrats y afférent,
  • la description des travaux votés par l'assemblée générale mais non encore réalisés ainsi que des travaux prévisibles d'ici les prochaines années (réfection de la toiture…),
  • les travaux éventuels à  soumettre au vote de l'assemblée générale (réfection d'une toiture, installation d'un portier électronique, modification du système d'évacuation des ordures ménagères, travaux d'économies d'énergie, pose de compteurs divisionnaires d'eau froide...),
  • le fonctionnement du conseil syndical : évaluation du nombre de réunions auxquelles le syndic sera invité,éventuellement, la spécification de certaines tâches demandées au syndic: recherche d'amélioration du suivi des charges de chauffage, adaptation d'un contrat aux nouvelles demandes des copropriétaires, renégociation du contrat d'assurance, annulation d'un poste de concierge...
  • éventuellement, la spécification de certaines tâches demandées au syndic: recherche d'amélioration du suivi des charges de chauffage, adaptation d'un contrat aux nouvelles demandes des copropriétaires, renégociation du contrat d'assurance, annulation d'un poste de concierge...

C'est le conseil syndical qui va, en principe, enclencher cette consultation auprès des différents syndics professionnels. Nous conseillons vivement que cette démarche soit engagée avec un minimum de concertation des copropriétaires, membres ou non du conseil syndical. Il est également tout à fait possible de désigner un copropriétaire charger de procéder à cette mise en concurrence.

Quel que soit le demandeur, il vous faut obtenir des réponses précises de la part des syndics consultés sur :

  • le coût HT et TTC de la prestation de gestion courante, par lot principal et par an, ainsi que la description des tâches incluses par le syndic dans cette mission courante (notamment en ce qui concerne la gestion du compte séparé),
  • le coût des frais administratifs : photocopies, relevés, téléphone, déplacements... (les frais d'affranchissement sont ceux pratiqués par la poste, notamment pour une lettre recommandée...),
  • les barèmes, forfaits ou pourcentages appliqués dans le cadre de prestations particulières avec la mention des prestations pour lesquelles le syndic entend demander une participation distincte (pour une assemblée générale extraordinaire, pour les frais de mutation...)

Les modèles de contrats doivent vous être transmis intégralement et non des extraits. A cet égard, vérifiez que le contrat qui vous est présenté est conforme à l'avis du Conseil national de la consommation du 27 septembre 2007.

Si ce n'est pas le cas, exigez une modification du contrat et informez-en sa chambre syndicale (FNAIM, CNAB, UNIT, SNPI…)

La préparation de l'assemblée générale

 La deuxième consiste à préparer l'assemblée générale. Pour changer de syndic, il est indispensable que les contrats soient communiqués aux copropriétaires lors de la convocation à l'assemblée générale. Vous devrez donc communiquer à votre syndic actuel, par lettre recommandée avec accusé de réception, les contrats que vous souhaitez soumettre au vote des copropriétaires.

La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l'assemblée générale.

 Si le syndic est tenu d'inscrire à l'ordre du jour la ou les questions demandées par un copropriétaire, encore faut-il que cette demande ait été faite suffisamment tôt. En effet, le syndic est en droit de refuser l'inscription de la question si elle lui a été communiquée trop tard compte tenu de la date d'expédition des convocations.

Par conséquent, compte tenu des délais légaux à respecter, des délais d'acheminement du courrier et des marges de sécurité à prévoir, communiquer les contrats au syndic au moins deux mois avant l'assemblée générale constitue la date butoir! D'où la nécessité de s'y prendre suffisamment tôt pour récolter le plus de contrats possibles.

Vous pouvez demander deux choses à votre syndic:

  • soit vous souhaitez qu'il  joigne purement et simplement les contrats que vous avez glanés, sans autre formalité. Cela est tout à fait possible: le syndic étant élu et non pas renouvelé, il n'est pas nécessaire de prévoir une résolution particulière;
  • soit vous souhaitez qu'une résolution portant sur sa révocation soit expressément inscrite à l'ordre du jour et qu'une autre précise l'élection d'un nouveau syndic.

Les deux solutions se valent, bien que la première soit la plus simple.

La deuxième consiste à préparer l'assemblée générale. Pour changer de syndic, il est indispensable que les contrats soient communiqués aux copropriétaires lors de la convocation à l'assemblée générale. Vous devrez donc communiquer à votre syndic actuel, par lettre recommandée avec accusé de réception, les contrats que vous souhaitez soumettre au vote des copropriétaires.

La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l'assemblée générale.

Si le syndic est tenu d'inscrire à l'ordre du jour la ou les questions demandées par un copropriétaire, encore faut-il que cette demande ait été faite suffisamment tôt. En effet, le syndic est en droit de refuser l'inscription de la question si elle lui a été communiquée trop tard compte tenu de la date d'expédition des convocations.

Par conséquent, compte tenu des délais légaux à respecter, des délais d'acheminement du courrier et des marges de sécurité à prévoir, communiquer les contrats au syndic au moins deux mois avant l'assemblée générale constitue la date butoir! D'où la nécessité de s'y prendre suffisamment tôt pour récolter le plus de contrats possibles.

Vous pouvez demander deux choses à votre syndic:

  • soit vous souhaitez qu'il joigne purement et simplement les contrats que vous avez glanés, sans autre formalité. Cela est tout à fait possible: le syndic étant élu et non pas renouvelé, il n'est pas nécessaire de prévoir une résolution  particulière;
  • soit vous souhaitez qu'une résolution portant sur sa révocation soit expressément inscrite à l'ordre du jour et qu'une autre précise l'élection d'un nouveau syndic.

Les deux solutions se valent, bien que la première soit la plus simple.

Notez bien

Le défaut d'inscription à l'ordre du jouer par le syndic ou le défaut de communication des contrats

Que se passe-t-il si le syndic refuse de joindre à la convocation les contrats que vous lui avez communiqués ou d'inscrire à l'ordre du jour les questions que vous lui avez demandées ? Par principe, le défaut d'inscription à l'ordre du jour d'une question complémentaire n'entraîne que la délivrance de dommages et intérêts au copropriétaire demandeur si celui-ci a subi un préjudice.

Ce n'est que si la question est de nature à influencer le vote que l'annulation de la résolution peut être demandée. Or, cela est précisément le cas dans notre hypothèse puisqu'on prive les copropriétaires de leur possibilité d'élire un autre syndic; l'annulation de la résolution élisant le syndic pourra donc être demandée (à titre d'exemple, Civ. III, 12 juin 2002)

Une fois que vous avez accompli ces différentes formalités, vous devez préparer l'assemblée générale proprement dite. Cela signifie contacter les autres copropriétaires, leur présenter, par le biais de notes synthétiques par exemple, les différences entre les contrats collectés et les améliorations qu'ils contiennent par rapport au syndic en place ou insister sur la nécessité de changer de gestionnaire (non suivi des travaux, non exécution de résolutions de l'assemblée générale, défaut de transparence dans la comptabilité, augmentation injustifiée des tarifs…).

Ces réunions ou consultations ont pour objectif de persuader les copropriétaires, arguments à l'appui, que le syndic en place doit être remplacé. Bien évidemment, certaines personnes n'auront pas à se laisser convaincre pour vous suivre dans votre croisade.

Toutefois, d'autres, beaucoup plus réticentes, auront tendance à vouloir conserver le statu quo, soit pour éviter tout saut dans l'inconnu avec un syndic qui pourrait s'avérer pire que celui en place, soit par accointances avec le gestionnaire actuel.

 L'important est que vous ayez pu convaincre la majorité des copropriétaires et les informer de la marche à suivre en assemblée générale.

Vos arguments doivent être concis et concrets. N'oubliez pas que certains syndics sont de très beaux parleurs et qu'ils peuvent vous retourner une assemblée générale pourtant hostile au départ!

L'idéal est également de prévoir quel copropriétaire se présentera comme président de séance. Cela peut être un conseiller syndical, mais ce n'est pas obligatoire.

Bien évidemment, vous choisirez une personne qui n'a aucun lien avec le syndic et qui ne risque pas diriger les débats à l'avantage de ce dernier. De même, vous pouvez également décider que le syndic ne sera pas secrétaire de séance et choisir le copropriétaire qui se chargera de cette fonction.

Une fois que vous avez informé les copropriétaires de la marche en suivre, vous devez préparer l'assemblée générale en anticipant, cette fois, sur les réactions du syndic. Il n'est pas rare que le gestionnaire quitte les lieux en emmenant tout avec lui: ordinateur portable, feuille d'émargement…

Vous veillerez donc à préparer votre propre feuille d'émargement, comportant le nom des copropriétaires ainsi que leurs tantièmes (reportez vous au règlement de copropriété si besoin)

En pratique, il est assez difficile de connaître le nom de tous les copropriétaires: vous classerez donc votre feuille, non pas par ordre alphabétique, mais par numéro de lot.
Vous reprendrez ensuite le règlement de copropriété pour connaître le nombre de tantièmes de chaque lot. Vous pouvez également vous servir de la feuille d'émargement de la dernière assemblée générale, mais il y au risque qu'elle ne soit pas à jour.

Lors de l'assemblée générale, vous n'aurez plus qu'à vous référer au numéro de lot inscrit généralement sur la convocation pour remplir correctement votre feuille d'émargement. Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas que le syndic soit secrétaire de séance, vous devrez amener avec vous le matériel nécessaire pour la rédaction du procès-verbal et le calcul des majorités (ordinateur portable, calculatrice…)

Enfin, si d'habitude l'assemblée se tient chez le syndic, demandez-lui de réserver une salle. A défaut, faites-le vous-même. Se réunir chez le syndic est assez inopportun, celui-ci pouvant mettre fin à l'assemblée générale à tout moment et vous demander de quitter les lieux s'il sent que la situation lui échappe.

La tenue de l'assemblée générale

C'est ici que tout se joue. Si vous avez correctement préparé la réunion avec les autres copropriétaires, tout devrait bien se passer.

L'assemblée générale commence par l'émargement des présents et représentés et la distribution des mandats en blanc. Ceux-ci ne doivent pas être distribués par le syndic (ce serait d'ailleurs une cause d'annulation de l'assemblée générale dans le mesure où le syndic, en procédant de la sorte, peut influencer les votes) mais par un copropriétaire (en général, le président du conseil syndical). Bien évidemment, on choisira une personne "sûre".

Si vous avez une liste d'émargement, vous pouvez éventuellement la faire remplir immédiatement, soit à la place de celle du syndic, soit en même temps. La séance va commencer par la désignation du président de séance, du secrétaire et des scrutateurs. Si les rôles ont déjà été établis, chaque copropriétaire n'a plus qu'à se présenter pour être élu à son poste.

Si vous suivez cette ligne de conduite, le syndic n'est pas secrétaire de séance et ne sera plus que spectateur. Il refusera alors sans doute que vous utilisiez son matériel (d'où l'utilité d'avoir le sien)

Nous insistons sur l'importance de cette phase: si vous laissez le syndic (ou un copropriétaire ayant des liens avec ce dernier) diriger directement ou indirectement la séance, tous vos efforts auront été vains.

En effet, les débats seront orientés de telle sorte que le syndic convaincra l'assistance de la nécessité de reconduire son contrat ou, lors du vote, ne présentera pas les autres contrats présentés.

Bien évidemment, certaines de ces pratiques sont plus que douteuses ou ne reposent sur aucune base légale, mais si l'assemblée générale procède à un vote dans ces conditions, la résolution ainsi adoptée s'appliquera jusqu'à ce qu'elle soit annulée!

 Cela suppose la réalisation d'une action en justice dans le fameux délai de deux mois de contestation, et avec l'assistance obligatoire d'un avocat!

En ce qui concerne le vote proprement dit, dans la mesure où les copropriétaires auront à se prononcer sur au moins deux contrats (celui du syndic en place et celui du nouveau), il devra être procédé à un vote sur chaqueconvention.

La majorité requise est celle de l'article 25 (majorité absolue des membres du syndicat, autrement dit 501/1 000è). Si un contrat obtient la majorité requise, le syndic est élu. Si la majorité n'est pas atteinte, mais qu'un ou plusieurs contrats ont obtenu au moins un tiers des voix du syndicat (soit 334/1 000è), l'assemblée générale peut procéder à un second vote à la majorité de l'article 24 (majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés)

Le candidat qui voit son contrat approuvé par l'assemblée est élu syndic. Il peut alors prendre ses fonctions immédiatement ou à l'issue d'un certain délai. Pour cela, reportez-vous au contrat de l'ancien syndic: celui-ci contient notamment la date d'échéance de son mandat, laquelle peut être postérieure à l'assemblée générale. Il peut donc rester encore en fonction quelque temps après l'assemblée générale.

En revanche, si son contrat s'achève lors de l'assemblée générale, il devra quitter les lieux et laisser la place au nouveau syndic. Celui-ci fera alors signer une nouvelle feuille d'émargement.

En règle générale, lorsque la passation entre les deux syndics se fait en assemblée générale, les copropriétaires se seront préalablement prononcés, en ce qui concerne leur ancien gestionnaire, sur l'approbation des comptes et le quitus (en général, le syndic n'aura ni l'un ni l'autre)

Sachez que rien ne vous interdit de faire participer les syndics candidats à l'assemblée générale afin qu'ils présentent aux copropriétaires leur contrat.

Votre ancien syndic s'étant vu remercié, il n'est pas impossible qu'il quitte les lieux, emmenant avec lui la feuille de présence. Vous comprendrez alors l'utilité d'en avoir élaboré une.

Le départ non anticipe du syndic

L'hypothèse que nous avons vue jusqu'à présent concernait le cas où les copropriétaires souhaitaient mettre fin au contrat de leur syndic. Or, il est tout à fait possible que son départ soit imprévisible: il peut résulter d'une mésentente durant une assemblée générale ou en cours de mandat.

Cette situation est beaucoup plus complexe car les copropriétaires sont bien souvent mis devant le fait accompli. Comment réagir le plus efficacement possible alors? Quelques conseils selon la situation.

Le non renouvellement du mandat en séance

Il s'agit ici du syndic qui n'est pas reconduit dans ses fonctions, soit suite à une décision personnelle (souhait de ne pas se représenter), soit en raison d'un vote de l'assemblée générale. Généralement, cette situation a lieu lors de discussions mouvementées et résulte, bien souvent, d'un "coup de tête".

Il n'en demeure pas moins que le syndicat se retrouve dépourvu de syndic. Contrairement à un remplacement organisé, prémédité, du syndic où l'on aura recherché différents contrats, ici, les copropriétaires sont pris au dépourvu.

Le fait que le syndicat soit dépourvu de syndic est très problématique. En effet, dans cette hypothèse, un copropriétaire doit saisir le président du Tribunal de grande instance afin que celui-ci désigne un syndic judiciaire. Ce syndic sera chargé de gérer la copropriété et de pourvoir à son administration.

La durée de sa mission est fixée par le juge; le syndic judiciaire devra alors convoquer, au moins deux mois avant la fin de ses fonctions, l'assemblée générale afin qu'elle désigne un nouveau syndic.

Pour éviter ce type de procédure (d'ailleurs coûteuse), il est possible de recourir à la notion des incidents de séance. Il est alors procédé à l'élection d'un syndic non professionnel choisi parmi les copropriétaires.

Celui-ci sera alors chargé de gérer la copropriété le temps que soit trouvé un autre syndic et convoquera ensuite une nouvelle assemblée générale afin qu'il soit mis fin à ses fonctions et procédé à l'élection du nouveau syndic.

Il n'est pas impossible qu'un syndic fasse une sorte de chantage en menaçant les copropriétaires, soit de faire annuler la résolution, soit de saisir le juge afin de désigner un syndic judiciaire.

Peine perdue: il faut savoir que ce type de procédure n'est ouvert qu'aux copropriétaires, le syndic (ou l'ancien syndic), n'étant pas recevable à les effectuer (articles 42 de la loi du 10 juillet 1965 et 46 du décret du 17 mars 1967)

La démission

Dans cette hypothèse, le contrat du syndic est en cours d'exécution mais l'une des parties souhaite y mettre fin. De manière générale, la démission est un acte individuel de sorte qu'elle ne nécessite pas l'accord des autres parties.

En d'autres termes, l'assemblée générale n'a pas à se prononcer sur la démission du syndic, celle-ci étant valable dès lors que le syndic en informe les copropriétaires.

 

  • La démission en séance

 Comme son nom l'indique, la démission en séance se fait durant l'assemblée générale, souvent en raison d'une mésentente entre le syndic et les copropriétaires. Dans ce cas, toujours en fonction de la théorie des incidents de séance, il est possible de désigner un copropriétaire en tant que syndic non professionnel.

 

  • La démission en dehors de l'assemblée générale

Le syndic peut également démissionner de ses fonctions en dehors de l'assemblée générale. La situation est ici différente dans la mesure où le syndicat se retrouve d'office sans gestionnaire et ne peut en aucune manière régulariser la situation. Par conséquent, la procédure normale consiste à ce qu'un copropriétaire saisisse la justice afin qu'il soit procédé à la désignation d'un administrateur provisoire.

Toutefois, il est possible d'atténuer quelque peu les conséquences d'un tel acte.

Tout d'abord, le contrat peut tout à fait stipuler que le syndic ne puisse mettre fin à ses fonctions pendant la durée de son mandat qu'à condition d'en prévenir, avec un certain délai de préavis (trois mois par exemple), par lettre recommandée avec accusé de réception, en indiquant les raisons fondées et graves de sa démission, le président du conseil syndical ou, à défaut, chaque copropriétaire.

Il n'est d'ailleurs pas rare de voir des copropriétaires apprendre, par courrier, que leur syndic démissionne et qu'il convoque à cet effet une assemblée générale extraordinaire afin que soit désigné un nouveau syndic sur la base de contrats qu'il aura lui-même fournis!

Ensuite, le règlement de copropriété peut prévoir que la démission du syndic ne deviendra effective qu'après son acceptation par l'assemblée générale. Si une telle clause est valable, son effet est toutefois limité dans la mesure où le syndic peut tout à fait refuser de convoquer l'assemblée générale en invoquant sa démission.

En revanche, le règlement de copropriété peut prévoir la nécessité d'invoquer un motif légitime pour démissionner.

De ce fait, il appartiendra au syndic de démonter que sa démission n'est pas abusive. Inversement, un syndicat ne peut révoquer son syndic qu'en respectant la procédure prévue au contrat ou dans le règlement de copropriété.

Enfin, on peut noter qu'au regard des conditions dans lesquelles la démission a été donnée (absence de motifs légitimes et sérieux par exemple, non respect de la procédure prévue au contrat…), il est possible pour le syndicat de demander le versement de dommages et intérêts. Mais cela est également possible pour le syndic lorsque c'est le syndicat qui souhaite mettre fin au contrat.

Le déroulement de l'assemblée générale

Les risques de réaction du syndic sont ici les mêmes que lorsque son éviction est planifiée à l'avance: départ précipité, mise à la porte si l'assemblée générale avait lieu chez lui, conservation de la feuille de présence…

Les copropriétaires n'étant pas préparés à cette situation, il va être difficile de réagir. Si le syndic conserve la feuille de présence, n'hésitez pas à la lui réclamer. En effet, celle-ci constitue une annexe du procès-verbal et le syndic est tenu d'en communiquer une copie à tout copropriétaire qui en fait la demande.

S'il persiste et ne remet pas ce document, il faudra procéder à nouveau à l'appel des copropriétaires présents et représentés afin d'établir une nouvelle feuille de présence. A cet égard, il peut être utile d'emmener le règlement de copropriété lorsque l'on pense que l'assemblée générale va mal se passer afin de pouvoir ensuite s'y référer pour déterminer les tantièmes de chaque copropriétaire.

Si l'organisation de l'assemblée générale est profondément perturbée et qu'il est impossible de poursuivre, il est conseillé, toujours sur le fondement des incidents de séances, de désigner un copropriétaire en tant que syndic non professionnel et de le charger de convoquer une assemblée générale ultérieure. 

 

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