Le monde de la copropriété est complexe et foisonnant. Chaque situation constitue presque un cas particulier. Comme nous le disons souvent, la multiplicité des acteurs (copropriétaires, syndic, conseil syndical…) n’aide pas à appréhender ce domaine. Cela, nous le constatons régulièrement dans nos permanences et il n’est pas toujours simple d’expliquer tout cela à un jeune copropriétaire. D’où l’idée de dresser un petit inventaire des 100 conseils ou pièges à éviter lorsque l’on est en copropriété. La liste n’est pas exhaustive, bien évidemment, mais avec tout ça, vous devriez déjà acquérir de bons réflexes !
Dans le cadre des règles relatives à l'Assemblée générale :
- L’assemblée générale ne décide pas de la réalisation de travaux obligatoires
Il s’agit d’une question de sémantique : la loi de 1965 dit que l’assemblée générale décide des modalités de réalisation des travaux obligatoires (sécurisation des ascenseurs…). Par définition, l’assemblée générale n’a donc pas à voter « pour » ou « contre » puisqu’elle n’a pas le choix : elle doit juste se prononcer sur un devis. D’ailleurs, le syndicat peut voir sa responsabilité engagée s’il ne réalise pas des travaux obligatoires.
- Le procès-verbal de l’assemblée générale doit être signé en fin de séance
On l’oublie souvent mais c’est vrai, ceci pour éviter que le syndic ne modifie le p-v, seul, dans son cabinet.
- Le délai de contestation d’une résolution de l’assemblée générale est de deux mois (à compter de la notification du procès-verbal)
Le syndic a deux mois pour envoyer en LRAR le p-v de l’assemblée générale aux copropriétaires défaillants ou opposants. Ces derniers ont alors deux mois pour ensuite exercer une action en annulation. Si le syndic tarde à envoyer le p-v, le délai de contestation est décalé d’autant. A noter qu’il s’agit d’un délai préfix, c’est-à-dire qu’il ne fait pas l’objet de suspension ou d’interruption.
- L’exécution de certaines résolutions est d’office suspendue
Sauf urgence, l’exécution par le syndic des travaux décidés par l’assemblée générale est suspendue de plein droit jusqu’à l’expiration du délai de contestation de deux mois.
Pour ce qui concerne le syndic plus particulièrement :
- Bien préparer le changement du syndic
Si vous souhaitez changer de syndic, soyez organisé ! Informez-en les copropriétaires suffisamment tôt pour leur en expliquer les raisons, faites jouer la concurrence et venez à l’assemblée générale avec votre propre matériel (ordinateur portable, feuille de présence…) car il est fort possible que le syndic en place quitte la séance si son contrat n’est pas renouvelé.
- En cas de fusion du syndic, exiger une nouvelle assemblée générale et mettez le syndic en concurrence
Il arrive que certains cabinets se fassent racheter par d’autre. Même si le personnel reste inchangé, il faut que ce nouveau syndic soit approuvé par l’assemblée générale. Si elle n’est pas convoquée, demandez à ce qu’elle le soit dans les plus brefs délais.
- Vous n’êtes pas satisfait de votre syndic ? Mettez-le concurrence !
N’hésitez pas à voir ce que la concurrence peut vous offrir. Cela peut être l’occasion de changer de syndic, mais également de négocier un contrat plus avantageux.
Pour la réalisation de travaux :
- Mettez en place des provisions spéciales
Il s’agit des provisions votées en vue de faire face à des travaux envisageables mais non encore décidés (réfection d’une toiture ancienne par exemple). Cela permet de constituer une trésorerie selon un échéancier plus souple pour les copropriétaires et de ne pas être pris au dépourvu si conseil syndical travaux devaient réalisés dans l’urgence (panne subite de la chaudière en plein hiver nécessitant son remplacement par exemple).
2.La réfection de la cage d’escaliers constitue des travaux d’entretien et de conservation des parties communes dont le coût est supporté par tous les copropriétaires, y compris ceux résidant au rez-de-chaussée
On touche ici le gros œuvre et non un élément d’équipement commun, voilà pourquoi tous les copropriétaires participent à la dépense.
3. En cas de pluralité de bâtiments, les charges spécifiques à l’un d’entre eux peuvent être réparties entre tous les copropriétaires du syndicat
En fait, c’est le règlement de copropriété qui doit impérativement préciser si les dépenses d’un bâtiment ou d’une cage d’escalier sont à la charge des seuls copropriétaires concernés (on parle de « charges générales spéciales »). A défaut de précision, les charges sont réparties sur l’ensemble de la copropriété. Dans la pratique, les règlements de copropriété prévoient assez souvent une spécialisation des charges générales.
La gestion des personnels du syndicat :
- Le gardien peut recevoir un mandat pour une assemblée générale
Le gardien est l’employé du syndicat et non du syndic : il peut donc représenter un copropriétaire à l’assemblée générale.
- Attention à l’embauche d’un couple de gardiens en cas de licenciement
En cas d’embauche d’un couple, il pourra être nécessaire de procéder également au licenciement du couple alors même que la faute en question n’affecte que l’un des conjoints.
- Même après un départ à la retraite, on ne supprime pas facilement le poste de gardien
Le départ à la retraite du gardien ne doit pas être utilisé comme un moyen de supprimer ce poste. S’il est mentionné dans le règlement de copropriété, il faut un vote de l’assemblée générale à l’unanimité des copropriétaires.
- C’est le syndicat des copropriétaires qui est responsable en cas de licenciement abusif du gardien
Le syndic est chargé de la gestion du personnel mais n’est pas l’employeur. C’est le syndicat qui l’est et qui sera assigné en cas de litige (avec toutefois la possibilité de se retourner contre le syndic s’l a commis une faute).
Un domaine de préoccupation. Les contentieux :
- La prescription concernant la mise en responsabilité du syndic est de cinq ans
Les actions concernant les litiges opposant les copropriétaires entre eux ou un copropriétaire et le syndicat se prescrivent sur dix ans. C’est la fameuse prescription décennale applicable en copropriété. Toutefois, celle-ci ne concerne pas le syndic. En effet, celui-ci est lié au syndicat par un lien contractuel. De fait, la prescription qui s’applique ici est celle de droit commun, à savoir cinq ans. Et il en va de même si un copropriétaire individuel souhaite engager sa responsabilité.
Dans tous les cas, qu’il s’agisse d’une action initiée par le syndicat des copropriétaires ou par un particulier, vous devrez agir assez vite et ne pas penser que vous avez dix ans devant vous.
- Le copropriétaire qui intente une action en justice contre le syndicat et qui obtient gain de cause est exempté de toute participation à son indemnisation
Le copropriétaire qui obtient gain de cause à l’issue d’une instance l’opposant au syndicat est dispensé automatiquement de toute participation à la dépense commune des frais de procédures, lesquels sont répartis entre les autres copropriétaires. Toutefois, paradoxalement, ne sont visés ici que les frais de procédure (frais d’avocats, d’huissier…) et non les indemnisations auxquelles pourrait prétendre le copropriétaire en question (préjudice matériel, moral…). De fait, celui-ci pourra être amené à participer, du moins à hauteur de sa quote-part, pour toutes les dépenses qui ne relèvent pas des frais de procédures proprement dit.
- Le syndic a rempli son devoir de conseil s’il a informé préalablement les copropriétaires du caractère illégal d’une décision prise en assemblée générale
En tant que professionnel, le syndic est tenu à un devoir de conseil. Cela signifie qu’il engage sa responsabilité si, par exemple, il n’informe pas les copropriétaires des conséquences dommageables d’une décision de l’assemblée générale (refus de réaliser des travaux nécessaires à l’entretien de l’immeuble par exemple). Il en va de même lorsque les copropriétaires votent une résolution illégale, soit parce qu’elle n’a pas été adoptée à la majorité requise, soit parce qu’elle est contraire, sur son principe, à un texte normatif. Il peut s’agir de travaux portant aux conditions de jouissance d’un copropriétaire (édification d’un mur qui entraînerait une diminution de l’ensoleillement par exemple) ou de la demande faite au syndic de licencier le gardien alors même qu’il n’existe pas de causes réelles et sérieuses. Dans tous les cas, pour se couvrir, le syndic mentionnera une réserve sur le procès-verbal de l’assemblée générale. Ne perdez donc pas de vue que dans de telles hypothèses, vous ne pourrez pas vous retourner contre le syndic, le syndicat étant alors pleinement responsable.
Conseils divers :
1. En cas de vente, n’oubliez pas de demander si des travaux vont être votés et faites-le mentionner dans l’acte
En cas de vente, l’acheteur reçoit ce que l’on nomme l’état daté, à savoir un document portant sur les sommes attachées au lot et restant dues (provisions du budget prévisionnel, avances…). Toutefois, il peut y avoir des discussions en cours concernant la réalisation de travaux, lesquels n’ont pas encore été votés en assemblée générale. Afin d’éviter toute mauvaise surprise, n’hésitez pas à vous faire confirmer qu’il n’est pas prévu, à moyen terme, de réaliser des travaux importants (ravalement par exemple). Et par sécurité, faites en une mention dans l’acte de vente.
2. Communiquer le règlement de copropriété à son locataire
Le bailleur a l’obligation d’annexer au contrat de location des extraits du règlement de copropriété portant notamment sur la destination de l’immeuble, la jouissance et l’usage des parties privatives et communes ainsi que la grille de répartition des charges. Dans les faits, de nombreux copropriétaires oublient de transmettre ce document. Or, cela peut leur être préjudiciable, notamment si le locataire envisage d’exercer une activité professionnelle finalement prohibée. Le bailleur pourrait alors voir sa responsabilité engagée. Soyez donc vigilant sur ce point.
3. En cas de vente, pensez à préciser qui, de l’acheteur ou du vendeur, s’acquittera des charges de copropriété
La question se pose souvent de savoir qui, du vendeur ou de l’acheteur, doit s’acquitter des différentes provisions pour charges résultant de résolutions de l’assemblée générale votées avant le transfert de propriété, autrement dit lorsque le vendeur était encore copropriétaire.
Pendant longtemps, il y avait un partage des charges au prorata temporis entre l’acheteur et le vendeur. Or, ce système n’existe plus depuis 2004 et force est de constater que, près de dix ans plus tard, de nombreuses personnes pensent qu’il s’applique encore.
En fait, c’est la personne qui est copropriétaire au jour de l’exigibilité de la provision qui en est redevable. Si des travaux, votés avant la vente, sont appelés sur plusieurs échéances, l’acheteur pourra donc tout à fait être amené à s’en acquitter. Il en va de même pour les provisions pour charges courantes issues du budget prévisionnel.
Toutefois, l’acte de vente peut en décider autrement : il est donc tout à fait possible de préciser que l’intégralité des dépenses sera supportée par le vendeur ou, au contraire par l’acheteur. A noter que cette disposition ne vaut qu’entre les parties à la vente. Cela signifie donc que le syndic enverra l’appel de fonds à la personne qui, de droit, doit s’en acquitter, à charge pour elle de se rapprocher de son cocontractant, vendeur ou acheteur.
