Nous accumulons au cours de notre vie professionnelle et personnelle toutes sortes de papiers administratifs qui prennent une place de plus en plus importante dans notre quotidien, et dans nos placards.
Remplissant diverses fonctions (preuve en cas d’action en justice, suivi et gestion de compte, preuve d’une compétence professionnelle ou d’un état physique …), ils remplissent chacun un rôle spécifique mais d’inégale importance.

Une question se pose alors :

- Doit-on conserver l’intégralité de ces documents ou bien est-t il possible de se démunir de certains d’entre eux, et dans l’affirmative au bout de combien de temps ?

Les réponses sont différentes en fonction de la nature de ces papiers, en voici un petit tour d’horizon.

Papiers devant être conservés indéfiniment

• Actes d’état civil (copies intégrales et extraits) ;

• Jugements de divorce et d’adoption ;

• Acte de reconnaissance d’un enfant ;

• Contrat de mariage ;

• Actes de donation ;

• Livret de famille ;

• Diplômes universitaires ou professionnels ;

• Testaments et règlements de succession ;

• Documents liés à un accident du travail.

Papiers devant être conservés au moins 10 ans

• Devis, contrats, factures d’artisans ;

• Commande, contrat, réception, dommages et malfaçons, factures des entrepreneurs et architectes ;

•  Charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès verbaux d’assemblée générale ;

Papiers devant être conservés au moins 5 ans

• Factures EDF-GDF ;

• Bail et quittance de loyer en cas de location ;

• Justificatifs des paiements  des pensions alimentaires ;

•  Honoraires des avocats ;

• Documents relatifs à un compte bancaire : talons de chèques, relevés de compte, bordereaux de remise de chèques…)

Papiers devant être conservés au moins 4 ans 

• Avis d’échéance et preuves de paiement des contrats d’assurances vie et décès ;

• Factures d’eau si distribuée par une personne publique ;

•  Justificatifs de paiement des impôts

Papiers devant être conservés au moins 3 ans 

•  Justificatifs des documents ayant servi au calcul des cotisations sociales (fiches de paie..) ;

• Déclarations de revenus, justificatifs des réductions et déductions d’impôts, avis d’imposition, justificatifs des règlements des impôts, avis de redevance audiovisuelle et justificatifs de paiement.

• Justificatifs du versement des allocations chômage (Assedic)

Papiers devant être conservés au moins 2 ans

• Quittances d’assurances ;

•  Factures d’eau si distribuée par une entreprise privée ;

• Décompte de remboursement prestations assurance maladie/ maternité ; 

Papiers devant être conservés au moins 1 an 

• Facture de téléphone (fixe et mobile) ;

• Factures de transporteur ;

• Certificat de ramonage ;

• Avis d’impôts locaux

Enfin, pour certains documents, la durée de conservation varie en fonction d’éléments spécifiques : 

• Titre de propriété : jusqu’à la revente du bien,

• Décompte de versements d’indemnités journalières : au minimum jusqu’à liquidation des droits à la retraite,

• Carnet de santé de l’enfant et dossier scolaire : au moins jusqu’à sa majorité,

• Examens, médicaux, résultats d’analyse et radiographies : aussi longtemps que nécessaire,

• Bulletins de salaire, relevé des points de retraite : jusqu’à liquidation de la retraite.

• Contrats d’assurance habitation et automobile

•  Bail : 5 ans après le départ

De façon générale, la durée recommandée de conservation des documents est liée à la durée pendant laquelle une action en justice peut être engagée, par vous ou contre vous ; c’est la durée de prescription. Pour en savoir plus sur ces durées et la façon dont elles sont calculées et mises en œuvre, cliquez ici.